Intern superbruger eller ekstern support?

Små og mellemstore virksomheder står ofte med valget: skal en af jer kunne alt i Business Central, eller skal I købe hjælpen? Svaret er som regel begge dele, men med en klar fordeling. Artiklen foreslår, hvad en intern superbruger bør have ansvaret for, hvad der passer til ekstern support, og hvordan I undgår, at viden samles hos én person uden dokumentation.

Hvad en superbruger er

En superbruger er en medarbejder, der kender jeres processer og Business Central godt nok til at hjælpe kolleger i hverdagen. Vedkommende har sjældent teknisk baggrund, men kender jeres opsætning, kontoplan, varer og arbejdsgange.

Vælg en person, der er nysgerrig og nyder at hjælpe andre, og som har tid. En superbruger, der ikke har tid sat af, bliver hurtigt en flaskehals. Aftal, hvor mange timer om ugen opgaven fylder, og tag den med i vedkommendes arbejdsbeskrivelse.

Superbrugeren er også den, der bedst kan oversætte mellem kolleger og konsulent. Når en kollega siger, at 'systemet driller', kan superbrugeren finde ud af, hvad der konkret sker, og skrive en brugbar sag.

Hvad der bør ligge internt

Overvej også, hvem der godkender ændringer i opsætningen. Små ændringer i fx bogføringsopsætning kan få store følger, så beslutningen bør tages af en med ansvar for økonomien.

Svar på daglige spørgsmål fra kolleger
Oprettelse af brugere og tildeling af roller og rettigheder i jeres egen virksomhed
Kendskab til jeres processer, så opsætning matcher virkeligheden
Test af nye funktioner og opdateringer i en sandkasse
At skrive en god supportsag til den eksterne partner
Overblik over licenser, apps og aftaler

Hvad I kan købe udefra

Spørg partneren, om tilgængeligheden kan aftales, så I ved, hvornår I kan få hjælp, når superbrugeren er fraværende. Det er ofte her, ekstern support giver størst værdi: som sikkerhedsnet, ikke som den første, I ringer til.

Fejlfinding, som kræver teknisk indsigt eller adgang til administrationscenteret
Opsætning af nye moduler og ændringer i flows
Tilpasninger og integrationer
Opdateringer, og at jeres tilpasninger virker bagefter
Rådgivning om bogføringsopsætning og rapporter
Afløsning, når superbrugeren er syg eller på ferie

Risici ved kun at have en intern ressource

Hvis al viden ligger hos én person, er I sårbare ved sygdom eller opsigelse. Aftal derfor, at opsætning og beslutninger skrives ned. Giv en kollega rollen som stedfortræder.

Det omvendte gælder også. Hvis I kun køber ekstern support, betaler I for spørgsmål, som en kollega kunne have svaret på på to minutter.

Lav en kort vejledning til de ti vigtigste spørgsmål, kollegerne stiller. Den sparer tid og kan bruges af stedfortræderen.

Gør det også til en fast vane at lade superbrugeren deltage, når partneren ændrer noget i opsætningen. Så lærer vedkommende, hvorfor det er gjort, og kan forklare det til kollegerne bagefter. Det er den billigste form for videnoverførsel, der findes. Aftal, at partneren skriver en kort note om hver ændring, og gem noterne samlet.

Find fordelingen, og uddan superbrugeren

Tag jeres sager fra et kvartal og sortér dem efter, hvem der kunne have løst dem. Mange sager viser sig at være brugerspørgsmål, andre er tekniske. Brug fordelingen til at vurdere, hvor meget tid en superbruger skal have, og hvor meget support I skal købe. Se også artiklen om klippekort, timepris og abonnement.

Tjek, at jeres partner forventer, at I har en intern kontaktperson, og hvad der skal til for at give vedkommende de rette rettigheder. Brugere oprettes i Microsoft 365-administrationscenteret, og tilladelser tildeles i Business Central.

Microsoft tilbyder gratis e-learning om Business Central på Microsoft Learn. Giv superbrugeren tid til at bruge det. Det er billigere end at købe samme viden som support.

Hos Addverk

Information om support finder I på siden om ydelser og priser. Aftal tydeligt, hvad der er jeres, og hvad der er partnerens.