Uzgadnianie konta bankowego w Business Central

Uzgadnianie konta bankowego to praca, która najczęściej się piętrzy. Idzie szybciej, gdy wyciąg trafia do systemu jako plik, a system dopasowuje większość pozycji automatycznie. Omawiamy tu, jak działa strona Bank Acc. Reconciliation w Business Central online, co zrobić z wierszami, które się nie zgadzają, i jak cofnąć błędnie zaksięgowane uzgodnienie. Tekst jest napisany dla osób, które uzgadniają co tydzień lub co miesiąc.

Utwórz uzgodnienie i pobierz wyciąg bankowy

Otwórz stronę Bank Account Reconciliation, wybierz New i podaj konto bankowe, datę wyciągu oraz saldo końcowe z banku. Potem masz dwa sposoby wypełnienia wierszy w panelu Bank Statement Lines:

Zaimportuj plik za pomocą akcji Import Bank Statement. Formaty CSV rozdzielane przecinkami lub średnikami można skonfigurować w asystowanej konfiguracji Set up a bank statement file format i powiązać format z kontem bankowym.
Użyj Suggest Lines, aby pobrać faktury z otwartymi płatnościami.
Microsoft opisuje też kanały bankowe przez Envestnet Yodlee. Sprawdź na Learn, czy usługa jest dostępna dla banków w Waszym kraju, zanim na niej oprzecie plany.

Automatyczne dopasowanie

Wybierz Match Automatically. Funkcja porównuje tekst w wierszu wyciągu z tekstem w pozycjach konta bankowego. W polu Transaction Date Tolerance (Days) podajesz, ile dni przed datą księgowania i po niej system może szukać. Jeśli pole ma wartość 0 lub jest puste, dopasowanie następuje tylko na samą datę księgowania.

Dopasowane wiersze są wyświetlane pogrubioną zieloną czcionką. Podstawę dopasowania zobaczysz w Match Details. Dopasowania ręczne nie są nadpisywane przez funkcję automatyczną, więc możesz łączyć obie metody.

Dopasowanie opiera się na tekście. Im bardziej spójne są referencje płatności, numery faktur i opisy, tym więcej wierszy dopasuje się od razu. Warto więc prosić klientów, aby jako referencji płatności używali numeru faktury.

Dopasowanie ręczne i rozbieżności

W przypadku niedopasowanych wierszy zaznacz wiersz wyciągu w jednym panelu i jedną lub więcej pozycji konta bankowego w drugim, a następnie wybierz Match Manually. Może to być także kilka wierszy wyciągu naprzeciw jednej pozycji, na przykład wpłata od kilku dostawców kart. Remove Match cofa dopasowanie.

Różnice trzeba wyjaśnić, zanim zaksięgujesz. Typowe przyczyny to brak ruchu bankowego w Business Central, coś zaksięgowanego w systemie, co nie zdarzyło się w banku, albo zbyt duża różnica w tekście i kwocie. Opłaty i odsetki często nie mają pozycji: użyj Transfer to General Journal, uzupełnij konto przeciwstawne, zaksięguj, a potem dopasuj.

Sprawdź i zaksięguj

Najpierw uruchom Test Report. Pokazuje on między innymi saldo konta księgi głównej na datę wyciągu, sumę różnic oraz niezrealizowane transakcje bankowe i czeki. Możesz zaksięgować uzgodnienie z niedopasowanymi pozycjami konta bankowego, ale nie z różnicami w wierszach wyciągu.

Gdy Total Balance w panelu wyciągu odpowiada polom salda w drugim panelu, wybierz Post.

Zachowaj raport testowy razem z wyciągiem. Pokazuje, co było niezrealizowane na datę wyciągu, i jest dobrą dokumentacją, jeśli ktoś później zapyta, dlaczego ruch bankowy został uzgodniony dopiero w następnym miesiącu.

Unikaj księgowania bezpośrednio na koncie bankowym

Microsoft zaleca, aby konto księgi głównej w grupie księgowania bankowego nie pozwalało na księgowanie bezpośrednie. Bezpośrednie księgowania przerywają powiązanie między pozycją konta bankowego a pozycją księgi głównej i jest to klasyczna przyczyna salda, które nigdy się nie zgadza. Dotyczy to zwłaszcza salda otwarcia i walutowych kont bankowych.

Dlatego saldo otwarcia na koncie bankowym rejestruj przez dziennik z kontem przeciwstawnym, a nie bezpośrednio na koncie księgi głównej. Jeśli coś zostało już zaksięgowane bezpośrednio, trzeba to rozliczyć, zanim wykonasz pierwsze uzgodnienie.

Cofnij zaksięgowane uzgodnienie

Gdy zauważysz błąd, użyj Undo na stronie Bank Account Statement List. Uzgodnienie wraca jako otwarte i możesz je poprawić oraz zaksięgować ponownie. Pamiętaj, aby sprawdzić numer wyciągu i pole Balance Last Statement, które możesz zmienić. Nie ma funkcji, która przesuwa saldo na wszystkie późniejsze wyciągi.

Microsoft ma ponadto asystenta uzgodnień z Copilotem, który Learn nazywa wersją zapoznawczą. Sprawdź jego status, zanim zbudujesz na nim proces pracy.