Bankafstemning i Business Central

Bankafstemning er det arbejde, der oftest får lov at hobe sig op. Det går hurtigere, når kontoudtoget kommer ind som fil, og systemet matcher det meste automatisk. Her gennemgår vi, hvordan siden Bankkontoafstemning (Bank Acc. Reconciliation) virker i Business Central online, hvad du gør med linjer, der ikke passer, og hvordan du fortryder en afstemning, der er bogført forkert. Det er skrevet til dem, der afstemmer ugentligt eller månedligt.

Opret afstemningen og hent kontoudtoget

Åbn siden Bank Account Reconciliation, vælg Ny, og angiv bankkonto, udtogsdato og slutsaldo fra banken. Derefter har du to veje til at udfylde linjerne i ruden Bankkontoudtogslinjer:

Importer en fil med handlingen Import Bank Statement. Du kan sætte formater til kommasepareret eller semikolonsepareret CSV op i den assisterede opsætning Set up a bank statement file format og knytte formatet til bankkontoen.
Brug Suggest Lines til at hente fakturaer med åbne betalinger.
Microsoft beskriver også bankfeeds via Envestnet Yodlee. Tjek på Learn, om tjenesten er tilgængelig for danske banker, før I regner med den.

Automatisk matchning

Vælg Match Automatically. Funktionen sammenligner tekst på kontoudtogslinjen med tekst på bankkontoposterne. I feltet Transaction Date Tolerance (Days) angiver du, hvor mange dage før og efter bogføringsdatoen systemet må lede. Står feltet på 0 eller er tomt, matcher det kun på selve bogføringsdatoen.

Matchede linjer vises i fed grøn skrift. Du kan se grundlaget for et match med Match Details. Manuelle match overskrives ikke af den automatiske funktion, så du kan blande de to metoder.

Matchningen er tekstbaseret. Jo mere konsekvent betalingsreferencer, fakturanumre og beskrivelser er, jo flere linjer matcher fra start. Det kan derfor betale sig at bede kunder om at bruge fakturanummeret som betalingsreference.

Manuel matchning og afvigelser

For linjer, der ikke er matchet, markerer du kontoudtogslinjen i den ene rude og en eller flere bankkontoposter i den anden og vælger Match Manually. Det kan også være flere udtogslinjer mod én post, for eksempel en indbetaling med flere kortudbydere. Remove Match fortryder.

Differencer skal løses, før du kan bogføre. Typiske årsager er, at en bankbevægelse mangler i Business Central, at noget er bogført i systemet men ikke sket i banken, eller at tekst og beløb afviger for meget. Gebyrer og renter har ofte ingen post: brug Transfer to General Journal, udfyld modkontoen, bogfør, og match derefter.

Kontrollér og bogfør

Kør Test Report først. Den viser blandt andet saldoen på finanskontoen på udtogsdatoen, summen af differencer og udestående banktransaktioner og checks. Du kan bogføre en afstemning med umatchede banksposter, men ikke med differencer på udtogslinjer.

Når Total Balance i udtogsruden svarer til saldofelterne i den anden rude, vælger du Post.

Gem testrapporten sammen med udtoget. Den viser, hvad der var udestående på udtogsdatoen, og er god dokumentation, hvis nogen senere spørger, hvorfor en bankbevægelse først blev afstemt i næste måned.

Undgå direkte bogføring på bankkontoen

Microsoft anbefaler, at finanskontoen i bankbogføringsgruppen ikke tillader direkte bogføring. Direkte posteringer bryder koblingen mellem bankkontopost og finanspost, og det er den klassiske årsag til, at en saldo aldrig går op. Det rammer især åbningssaldoen og valutabankkonti.

Registrér derfor en åbningssaldo på bankkontoen via en kladde med modkonto, ikke direkte på finanskontoen. Er der allerede bogført direkte, skal det udlignes, før du laver den første afstemning.

Fortryd en bogført afstemning

Opdager du en fejl, bruger du Undo på siden Bank Account Statement List. Afstemningen kommer tilbage som åben, og du kan rette og bogføre igen. Husk at tjekke udtogsnummer og feltet Balance Last Statement, som du kan ændre. Der findes ikke en funktion, der flytter saldoen frem til alle senere udtog.

Microsoft har desuden en afstemningsassistent med Copilot, som Learn kalder en forhåndsvisning. Tjek status, før I bygger en arbejdsgang på den.