Bankafstemming in Business Central

Maak de afstemming aan en haal het afschrift binnen

Open de pagina Bank Account Reconciliation, kies New en vul bankrekening, afschriftdatum en eindsaldo van de bank in. Daarna hebt u twee manieren om de regels in het deelvenster met bankafschriftregels te vullen:

• Importeer een bestand met de actie Import Bank Statement. U kunt formaten voor CSV met komma of puntkomma als scheidingsteken instellen in de begeleide instelling Set up a bank statement file format en het formaat koppelen aan de bankrekening.
• Gebruik Suggest Lines om facturen met openstaande betalingen op te halen.
• Microsoft beschrijft ook bankfeeds via Envestnet Yodlee. Controleer op Learn of de dienst beschikbaar is voor uw banken voordat u erop rekent.

Automatisch matchen

Kies Match Automatically. De functie vergelijkt de tekst op de afschriftregel met de tekst op de bankrekeningposten. In het veld Transaction Date Tolerance (Days) geeft u aan hoeveel dagen vóór en na de boekingsdatum het systeem mag zoeken. Staat het veld op 0 of is het leeg, dan matcht het alleen op de boekingsdatum zelf.

Gematchte regels worden weergegeven in vet groen. Met Match Details ziet u waarop een match is gebaseerd. Handmatige matches worden niet overschreven door de automatische functie, dus u kunt beide methoden combineren.

Het matchen is gebaseerd op tekst. Hoe consequenter betalingskenmerken, factuurnummers en omschrijvingen zijn, hoe meer regels er meteen matchen. Het loont dus om klanten te vragen het factuurnummer als betalingskenmerk te gebruiken.

Handmatig matchen en afwijkingen

Voor regels die niet zijn gematcht, selecteert u de afschriftregel in het ene deelvenster en een of meer bankrekeningposten in het andere en kiest u Match Manually. Het kunnen ook meerdere afschriftregels tegen één post zijn, bijvoorbeeld een storting van meerdere kaartaanbieders. Remove Match maakt het ongedaan.

Verschillen moeten zijn opgelost voordat u kunt boeken. Veelvoorkomende oorzaken zijn dat een bankmutatie ontbreekt in Business Central, dat iets in het systeem is geboekt maar niet bij de bank is gebeurd, of dat tekst en bedrag te veel afwijken. Kosten en rente hebben vaak geen post: gebruik Transfer to General Journal, vul de tegenrekening in, boek en match daarna.

Controleren en boeken

Draai eerst Test Report. Het rapport toont onder meer het saldo van de grootboekrekening op de afschriftdatum, de som van de verschillen en de openstaande banktransacties en cheques. U kunt een afstemming boeken met niet-gematchte bankposten, maar niet met verschillen op afschriftregels.

Wanneer Total Balance in het afschriftvenster overeenkomt met de saldovelden in het andere deelvenster, kiest u Post.

Bewaar het testrapport bij het afschrift. Het laat zien wat er op de afschriftdatum openstond en is goede documentatie als iemand later vraagt waarom een bankmutatie pas in de volgende maand is afgestemd.

Voorkom directe boekingen op de bankrekening

Microsoft raadt aan dat de grootboekrekening in de bankboekingsgroep geen directe boekingen toestaat. Directe boekingen verbreken de koppeling tussen bankrekeningpost en grootboekpost, en dat is de klassieke reden dat een saldo nooit sluitend wordt. Het raakt vooral het openingssaldo en bankrekeningen in vreemde valuta.

Registreer daarom een openingssaldo op de bankrekening via een dagboek met tegenrekening, niet direct op de grootboekrekening. Is er al direct geboekt, dan moet dat worden gecompenseerd voordat u de eerste afstemming doet.

Een geboekte afstemming ongedaan maken

Ontdekt u een fout, gebruik dan Undo op de pagina Bank Account Statement List. De afstemming komt terug als open en u kunt corrigeren en opnieuw boeken. Controleer het afschriftnummer en het veld Balance Last Statement, dat u kunt wijzigen. Er bestaat geen functie die het saldo doorschuift naar alle latere afschriften.

Microsoft heeft daarnaast een afstemmingsassistent met Copilot, die Learn een preview noemt. Controleer de status voordat u er een werkwijze op bouwt.