Bankabstimmung in Business Central

Die Bankabstimmung ist die Arbeit, die am häufigsten liegen bleibt. Es geht schneller, wenn der Kontoauszug als Datei hereinkommt und das System das meiste automatisch zuordnet. Hier gehen wir durch, wie die Seite Bank Acc. Reconciliation in Business Central online funktioniert, was Sie mit Zeilen tun, die nicht passen, und wie Sie eine falsch gebuchte Abstimmung rückgängig machen. Der Artikel richtet sich an alle, die wöchentlich oder monatlich abstimmen.

Abstimmung anlegen und Kontoauszug holen

Öffnen Sie die Seite Bank Account Reconciliation, wählen Sie New und geben Sie Bankkonto, Auszugsdatum und Endsaldo laut Bank an. Dann gibt es zwei Wege, die Zeilen im Bereich Bank Statement Lines zu füllen:

Eine Datei mit der Aktion Import Bank Statement importieren. Formate für kommaseparierte oder semikolonseparierte CSV-Dateien richten Sie in der Assisted Setup Set up a bank statement file format ein und verknüpfen das Format mit dem Bankkonto.
Mit Suggest Lines Rechnungen mit offenen Zahlungen abrufen.
Microsoft beschreibt außerdem Bank-Feeds über Envestnet Yodlee. Prüfen Sie auf Learn, ob der Dienst für Banken in Ihrem Land verfügbar ist, bevor Sie damit planen.

Automatischer Abgleich

Wählen Sie Match Automatically. Die Funktion vergleicht den Text der Kontoauszugszeile mit dem Text der Bankkontoposten. Im Feld Transaction Date Tolerance (Days) legen Sie fest, wie viele Tage vor und nach dem Buchungsdatum das System suchen darf. Steht im Feld 0 oder nichts, wird nur am Buchungsdatum selbst abgeglichen.

Abgeglichene Zeilen erscheinen in fetter grüner Schrift. Mit Match Details sehen Sie die Grundlage eines Abgleichs. Manuelle Zuordnungen werden von der automatischen Funktion nicht überschrieben, Sie können also beide Methoden mischen.

Der Abgleich ist textbasiert. Je einheitlicher Zahlungsreferenzen, Rechnungsnummern und Beschreibungen sind, desto mehr Zeilen passen von Anfang an. Es kann sich deshalb lohnen, Kunden zu bitten, die Rechnungsnummer als Zahlungsreferenz anzugeben.

Manueller Abgleich und Differenzen

Bei Zeilen, die nicht abgeglichen sind, markieren Sie die Kontoauszugszeile in dem einen Bereich und einen oder mehrere Bankkontoposten im anderen und wählen Match Manually. Es können auch mehrere Auszugszeilen gegen einen Posten stehen, zum Beispiel eine Einzahlung, die mehrere Kartenanbieter umfasst. Remove Match macht den Abgleich rückgängig.

Differenzen müssen geklärt sein, bevor Sie buchen können. Typische Ursachen sind, dass eine Bankbewegung in Business Central fehlt, dass etwas im System gebucht wurde, aber bei der Bank nicht stattgefunden hat, oder dass Text und Betrag zu stark abweichen. Gebühren und Zinsen haben oft keinen Posten: Verwenden Sie Transfer to General Journal, tragen Sie das Gegenkonto ein, buchen Sie und gleichen Sie danach ab.

Prüfen und buchen

Führen Sie zuerst Test Report aus. Er zeigt unter anderem den Saldo des Sachkontos zum Auszugsdatum, die Summe der Differenzen und ausstehende Banktransaktionen und Schecks. Sie können eine Abstimmung mit nicht abgeglichenen Bankposten buchen, aber nicht mit Differenzen auf Auszugszeilen.

Wenn Total Balance im Auszugsbereich den Saldofeldern im anderen Bereich entspricht, wählen Sie Post.

Speichern Sie den Testbericht zusammen mit dem Auszug. Er zeigt, was zum Auszugsdatum ausstand, und ist ein guter Nachweis, falls später jemand fragt, warum eine Bankbewegung erst im nächsten Monat abgestimmt wurde.

Direktbuchungen auf dem Bankkonto vermeiden

Microsoft empfiehlt, dass das Sachkonto in der Bankbuchungsgruppe keine Direktbuchung erlaubt. Direkte Buchungen unterbrechen die Verbindung zwischen Bankkontoposten und Sachposten, und das ist die klassische Ursache dafür, dass ein Saldo nie aufgeht. Das betrifft vor allem den Eröffnungssaldo und Fremdwährungsbankkonten.

Erfassen Sie deshalb einen Eröffnungssaldo auf dem Bankkonto über ein Buchungsblatt mit Gegenkonto und nicht direkt auf dem Sachkonto. Wurde bereits direkt gebucht, muss das ausgeglichen werden, bevor Sie die erste Abstimmung durchführen.

Eine gebuchte Abstimmung rückgängig machen

Entdecken Sie einen Fehler, verwenden Sie Undo auf der Seite Bank Account Statement List. Die Abstimmung kommt als offen zurück, und Sie können sie korrigieren und erneut buchen. Prüfen Sie dabei Auszugsnummer und das Feld Balance Last Statement, das Sie ändern können. Es gibt keine Funktion, die den Saldo auf alle späteren Auszüge fortschreibt.

Microsoft hat außerdem einen Abstimmungsassistenten mit Copilot, den Learn als Vorschau bezeichnet. Prüfen Sie den Status, bevor Sie einen Arbeitsablauf darauf aufbauen.