Bankavstemming i Business Central

Bankavstemming er arbeidet som oftest får hope seg opp. Det går raskere når kontoutskriften kommer inn som fil og systemet matcher det meste automatisk. Her går vi gjennom hvordan siden Bank Acc. Reconciliation fungerer i Business Central online, hva du gjør med linjer som ikke passer, og hvordan du angrer en avstemming som er bokført feil. Teksten er skrevet for dem som avstemmer ukentlig eller månedlig.

Opprett avstemmingen og hent kontoutskriften

Åpne siden Bank Account Reconciliation, velg Ny, og oppgi bankkonto, utskriftsdato og sluttsaldo fra banken. Deretter har du to veier til å fylle ut linjene i ruten Bank Statement Lines:

Importer en fil med handlingen Import Bank Statement. Du kan sette opp formater for kommadelt eller semikolondelt CSV i den assisterte oppsettsguiden Set up a bank statement file format og knytte formatet til bankkontoen.
Bruk Suggest Lines for å hente fakturaer med åpne betalinger.
Microsoft beskriver også bankfeeds via Envestnet Yodlee. Sjekk på Learn om tjenesten er tilgjengelig for norske banker før dere regner med den.

Automatisk matching

Velg Match Automatically. Funksjonen sammenligner tekst på kontoutskriftslinjen med tekst på bankkontopostene. I feltet Transaction Date Tolerance (Days) oppgir du hvor mange dager før og etter bokføringsdatoen systemet kan lete. Står feltet på 0 eller er tomt, matcher det bare på selve bokføringsdatoen.

Matchede linjer vises i fet grønn skrift. Du kan se grunnlaget for en match med Match Details. Manuelle matcher overskrives ikke av den automatiske funksjonen, så du kan blande de to metodene.

Matchingen er tekstbasert. Jo mer konsekvent betalingsreferanser, fakturanumre og beskrivelser er, desto flere linjer matcher fra start. Det kan derfor lønne seg å be kundene bruke fakturanummeret som betalingsreferanse.

Manuell matching og avvik

For linjer som ikke er matchet, markerer du kontoutskriftslinjen i den ene ruten og én eller flere bankkontoposter i den andre, og velger Match Manually. Det kan også være flere utskriftslinjer mot én post, for eksempel en innbetaling fra flere kortutstedere. Remove Match angrer.

Differanser må løses før du kan bokføre. Typiske årsaker er at en banktransaksjon mangler i Business Central, at noe er bokført i systemet men ikke har skjedd i banken, eller at tekst og beløp avviker for mye. Gebyrer og renter har ofte ingen post: bruk Transfer to General Journal, fyll ut motkontoen, bokfør, og match deretter.

Kontroller og bokfør

Kjør Test Report først. Den viser blant annet saldoen på finanskontoen på utskriftsdatoen, summen av differanser og utestående banktransaksjoner og sjekker. Du kan bokføre en avstemming med umatchede bankposter, men ikke med differanser på utskriftslinjer.

Når Total Balance i utskriftsruten tilsvarer saldofeltene i den andre ruten, velger du Post.

Lagre testrapporten sammen med utskriften. Den viser hva som var utestående på utskriftsdatoen, og er god dokumentasjon hvis noen senere spør hvorfor en banktransaksjon først ble avstemt i neste måned.

Unngå direkte bokføring på bankkontoen

Microsoft anbefaler at finanskontoen i bankbokføringsgruppen ikke tillater direkte bokføring. Direkte posteringer bryter koblingen mellom bankkontopost og finanspost, og det er den klassiske årsaken til at en saldo aldri går opp. Det rammer særlig inngående saldo og valutabankkontoer.

Registrer derfor en inngående saldo på bankkontoen via en kladd med motkonto, ikke direkte på finanskontoen. Er det allerede bokført direkte, må det utlignes før du gjør den første avstemmingen.

Angre en bokført avstemming

Oppdager du en feil, bruker du Undo på siden Bank Account Statement List. Avstemmingen kommer tilbake som åpen, og du kan rette og bokføre på nytt. Husk å sjekke utskriftsnummeret og feltet Balance Last Statement, som du kan endre. Det finnes ingen funksjon som flytter saldoen fremover til alle senere utskrifter.

Microsoft har dessuten en avstemmingsassistent med Copilot, som Learn kaller en forhåndsvisning. Sjekk statusen før dere bygger en arbeidsflyt på den.