E-faktura w UE: czego wymaga każdy kraj?

Nie istnieje jedna europejska e-faktura. Każdy kraj ma własne zasady dotyczące tego, kto ma używać jakiego formatu, czy dotyczy to transakcji między firmami, czy tylko wobec administracji publicznej, oraz kiedy wymogi wchodzą w życie. W Danii wiele osób zna OIOUBL i Peppol, w Niemczech mówi się o XRechnung i ZUGFeRD, a Polska ma własny krajowy system. Przepisy się zmieniają, a UE pracuje dodatkowo nad wspólnymi zasadami cyfrowej sprawozdawczości VAT, więc terminy i wymogi ulegają zmianom. Dlatego przed podjęciem decyzji zawsze należy sprawdzić stronę krajowego organu. Ten artykuł daje prostą listę kontrolną: do jakich krajów Państwo sprzedają? Czy trzeba wysyłać, odbierać, czy jedno i drugie? Czy klientem jest firma, czy organ publiczny? I jakiego formatu wymaga dany kraj? Mając odpowiedzi, wiedzą Państwo, co musi potrafić Państwa rozwiązanie Business Central. Budujemy aplikację do e-faktur kraj po kraju.

Cztery pytania, które decydują o wymogach

Do jakich krajów Państwo sprzedają i gdzie sami są Państwo zarejestrowani do VAT?
Czy trzeba wysyłać e-faktury, odbierać je, czy jedno i drugie?
Czy klientem jest firma, czy organ publiczny?
Jakiego formatu i jakiego kanału wymaga dany kraj?

Przykłady tego, jak bardzo to się różni

W Niemczech firmy muszą umieć odbierać e-faktury od 1 stycznia 2025. Obowiązek ich wystawiania wprowadzany jest etapami: od 1 stycznia 2027 dla firm z obrotem powyżej 800 000 euro w roku poprzednim i od 1 stycznia 2028 dla wszystkich. Formaty to XRechnung i ZUGFeRD.

W Belgii e-faktura między firmami jest wymagana od 1 stycznia 2026 i przesyła się ją przez Peppol. W Polsce odbywa się to przez krajowy system KSeF, wprowadzany etapami w ciągu 2026 roku. Wspólne zasady UE dotyczące cyfrowej sprawozdawczości VAT w handlu transgranicznym zaplanowano na 1 lipca 2030.

Terminy są takie, jakie znaliśmy w październiku 2026. Były już przesuwane, więc zawsze należy sprawdzić stronę organu podatkowego danego kraju.

Co potrafi standardowe BC

Microsoft dostarcza formaty i wspólny moduł e-dokumentów w Business Central i stale go rozszerza. Zazwyczaj brakuje połączenia z systemem danego kraju lub z punktem dostępu oraz obsługi odrzuconych faktur.

Dlatego proszę zapytać o jedno i drugie: czy nasza wersja BC obsługuje dany format? I: jak faktura trafia do odbiorcy?

Addverk E-faktura

Budujemy aplikację do e-faktur kraj po kraju. Jest w trakcie tworzenia i nie ma jeszcze ceny. Na liście oczekujących można napisać, jaki kraj jest potrzebny w pierwszej kolejności.