E-faktura w Niemczech: co wydarzy się w 2027 i 2028?

Niemcy wprowadziły obowiązek faktury elektronicznej w trzech krokach. Odbiór jest już wymogiem, a wystawianie następuje w 2027 i 2028 roku. Jeśli masz niemieckich klientów lub dostawców, warto wiedzieć, kiedy twoja firma musi umieć wysyłać i odbierać właściwe formaty. Artykuł omawia harmonogram, dwa główne formaty i to, co sprawdzić w Business Central, zanim wymogi cię dosięgną.

Trzy kroki

Daty w artykule odpowiadają stanowi przepisów z października 2026 roku. Zawsze sprawdzaj w niemieckim urzędzie, BMF (Bundesfinanzministerium), aktualne brzmienie przepisów, ponieważ szczegóły i przepisy przejściowe mogą się zmienić.

Harmonogram wygląda tak:

Od 1 stycznia 2025: wszystkie firmy muszą umieć odbierać ustrukturyzowane e-faktury.
Od 1 stycznia 2027: firmy z obrotem powyżej 800 000 EUR muszą wystawiać e-faktury.
Od 1 stycznia 2028: wszystkie firmy muszą wystawiać e-faktury.

Co jest e-fakturą

E-faktura w Niemczech to ustrukturyzowany plik czytelny maszynowo. PDF wysłany mailem nie jest e-fakturą w tym rozumieniu, nawet jeśli na ekranie wygląda jak faktura.

Powtarzają się dwa formaty: XRechnung i ZUGFeRD. XRechnung to czysty XML. ZUGFeRD to PDF z osadzonym plikiem XML, dzięki czemu odbiorca może zarówno przeczytać fakturę, jak i pozwolić systemowi ją przetworzyć. Do tego dochodzi Peppol BIS 3, używany w wielu miejscach w Europie i możliwy do wysłania przez punkt dostępowy Peppol.

Co Business Central mówi o Niemczech

Według Microsoft Learn niemiecka lokalizacja ramy E-Document obsługuje Peppol BIS 3, XRechnung (tylko UBL) i ZUGFeRD. Strona podaje, że dotyczy to wersji 26.3, więc sprawdź, czy twoje środowisko jest zaktualizowane co najmniej do niej i czy używasz niemieckiej lokalizacji.

Format wybierasz w polu Document Format w usłudze E-Document. Jeśli chcesz odbierać wszystkie trzy formaty, musisz utworzyć osobną usługę dla każdego formatu. Każdy profil wysyłania dokumentów (Document Sending Profile) obsługuje jeden format, więc klient nie może mieć kilku formatów na tym samym profilu.

Odbiór ZUGFeRD jest automatyczny: Business Central wyciąga osadzony XML z pliku PDF i przetwarza go jako nowy e-dokument. To, że e-dokument jest tworzony automatycznie, nie oznacza jednak, że faktura zakupu jest tworzona automatycznie. Wymaga to poprawnej konfiguracji.

Praktyka przy wystawianiu

Faktury dla niemieckich nabywców często wymagają referencji zakupowej, czyli numeru referencyjnego, który nabywca chce mieć na fakturze. W usłudze E-Document możesz zdecydować, czy referencja zakupowa jest obowiązkowa i czy jest pobierana z pola Your Reference na dokumencie sprzedaży, czy z numeru routingu e-faktury klienta na karcie klienta.

Przetestuj faktury z klientem, zanim zbliży się termin. Format, który wygląda poprawnie w twoim własnym systemie, może nadal zostać odrzucony u odbiorcy.

Lista kontrolna przed 2027

Ustal, czy twój obrót sprawia, że obowiązuje was 1 stycznia 2027 czy 1 stycznia 2028.
Sprawdź, którzy niemieccy klienci wymagają XRechnung, ZUGFeRD lub Peppol.
Sprawdź wersję Business Central i niemiecką lokalizację.
Utwórz usługi E-Document i profile wysyłania i przetestuj z jednym klientem.
Umów się z dostawcą punktu dostępowego, jeśli chcecie wysyłać przez Peppol.

Ustal, co obowiązuje u was, i następne kroki

Próg 800 000 EUR decyduje o tym, czy waszym terminem jest 2027 czy 2028. Ustal, jaki obrót się liczy i która jednostka w grupie jest nadawcą. Na to pytanie Business Central nie odpowie. Muszą na nie odpowiedzieć wasza osoba odpowiedzialna za finanse i wasz biegły rewident, a odpowiedź warto spisać.

Spójrz też na stronę odbiorcy. Od 1 stycznia 2025 firmy muszą umieć odbierać ustrukturyzowane e-faktury. Jeśli wasi niemieccy dostawcy jeszcze ich nie wysyłają, może się to zmienić bez ostrzeżenia. Sprawdź więc, czy wasz proces przychodzący poradzi sobie z plikiem XML, a nie tylko z PDF.

Jeśli potrzebujesz pomocy przy konfiguracji e-dokumentów w Business Central, napisz do nas. Pracujemy nad aplikacją do e-faktur w Business Central. To pomysł w trakcie rozwoju, nie jest dostępna i nie ma ceny ani daty. Zobacz aplikacje, nad którymi pracujemy, pod linkiem poniżej.