E-Rechnung in Deutschland: Was passiert 2027 und 2028?

Deutschland hat die elektronische Rechnung in drei Schritten zur Pflicht gemacht. Der Empfang ist bereits Pflicht, die Ausstellung folgt 2027 und 2028. Wenn Sie deutsche Kunden oder Lieferanten haben, sollten Sie wissen, ab wann Ihr Unternehmen die richtigen Formate senden und empfangen können muss. Der Artikel geht die Zeitleiste, die beiden Hauptformate und das durch, was Sie in Business Central prüfen sollten, bevor die Anforderungen Sie erreichen.

Die drei Schritte

Die Daten in diesem Artikel entsprechen dem Stand der Regeln im Oktober 2026. Prüfen Sie immer bei der deutschen Behörde, dem BMF (Bundesfinanzministerium), den aktuellen Wortlaut, weil sich Details und Übergangsregeln ändern können.

Die Zeitleiste sieht so aus:

Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 EUR müssen E-Rechnungen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen.

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung in Deutschland ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei. Ein PDF, das Sie per E-Mail senden, ist in diesem Sinn keine E-Rechnung, auch wenn es auf dem Bildschirm wie eine Rechnung aussieht.

Zwei Formate kehren immer wieder: XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung ist reines XML. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, sodass der Empfänger die Rechnung sowohl lesen als auch vom System verarbeiten lassen kann. Dazu kommt Peppol BIS 3, das in vielen Ländern Europas verwendet wird und über einen Peppol-Zugangspunkt gesendet werden kann.

Was Business Central zu Deutschland sagt

Laut Microsoft Learn unterstützt die deutsche Lokalisierung des E-Document-Frameworks Peppol BIS 3, XRechnung (nur UBL) und ZUGFeRD. Die Seite schreibt, dass das ab Version 26.3 gilt. Prüfen Sie also, dass Ihre Umgebung so weit aktualisiert ist und Sie die deutsche Lokalisierung verwenden.

Das Format wählen Sie im Feld Document Format am E-Document Service. Wollen Sie alle drei Formate empfangen, müssen Sie pro Format einen eigenen Service anlegen. Jedes Document Sending Profile unterstützt ein Format, ein Kunde kann also nicht mehrere Formate auf demselben Profil haben.

Der Empfang von ZUGFeRD ist automatisch: Business Central zieht die eingebettete XML-Datei aus der PDF-Datei und verarbeitet sie als neues E-Dokument. Dass das E-Dokument automatisch angelegt wird, bedeutet jedoch nicht, dass auch die Einkaufsrechnung automatisch angelegt wird. Das erfordert eine korrekte Einrichtung.

Die Praxis der Ausstellung

Rechnungen an deutsche Käufer erfordern oft eine Käuferreferenz, also eine Referenznummer, die der Käufer aufgedruckt haben möchte. Am E-Document Service können Sie festlegen, ob die Käuferreferenz Pflicht ist und ob sie aus dem Feld Your Reference im Verkaufsbeleg oder aus der E-Rechnungs-Routingnummer des Kunden auf der Debitorenkarte geholt wird.

Testen Sie Rechnungen mit einem Kunden, bevor die Frist näher rückt. Ein Format, das im eigenen System richtig aussieht, kann beim Empfänger trotzdem abgelehnt werden.

Checkliste vor 2027

Klären Sie, ob aufgrund Ihres Umsatzes der 1. Januar 2027 oder der 1. Januar 2028 für Sie gilt.
Finden Sie heraus, welche deutschen Kunden XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol verlangen.
Prüfen Sie die Version von Business Central und die deutsche Lokalisierung.
Legen Sie E-Document Services und Sendeprofile an und testen Sie mit einem Kunden.
Schließen Sie eine Vereinbarung mit einem Zugangspunkt-Anbieter ab, wenn Sie über Peppol senden wollen.

Klären, was für Sie gilt, und nächster Schritt

Die Grenze von 800.000 EUR entscheidet, ob 2027 oder 2028 Ihre Frist ist. Klären Sie, welcher Umsatz zählt und welche Einheit im Konzern der Absender ist. Diese Frage kann Business Central nicht beantworten. Ihre Finanzverantwortlichen und Ihr Abschlussprüfer müssen sie beantworten, und die Antwort sollte schriftlich festgehalten werden.

Sehen Sie auch auf die Empfangsseite. Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Haben Ihre deutschen Lieferanten sie noch nicht gesendet, kann sich das ohne Vorwarnung ändern. Prüfen Sie daher, dass Ihr Eingangsprozess eine XML-Datei verarbeiten kann und nicht nur ein PDF.

Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung von E-Dokumenten in Business Central möchten, schreiben Sie uns. Wir arbeiten an einer App für die E-Rechnung in Business Central. Sie ist eine Idee in Entwicklung, ist nicht verfügbar und hat weder Preis noch Termin. Unter dem Link unten sehen Sie, woran wir arbeiten.