E-facturatie in Duitsland: wat gebeurt er in 2027 en 2028?

De drie stappen

De data in dit artikel zijn zoals de regels in oktober 2026 waren. Controleer altijd bij de Duitse autoriteit, het BMF (Bundesfinanzministerium), wat de actuele tekst is, omdat details en overgangsregels kunnen veranderen.

De tijdlijn ziet er zo uit:

• Sinds 1 januari 2025: alle bedrijven moeten gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen.
• Vanaf 1 januari 2027: bedrijven met een omzet boven 800.000 EUR moeten e-facturen uitgeven.
• Vanaf 1 januari 2028: alle bedrijven moeten e-facturen uitgeven.

Wat telt als e-factuur

Een e-factuur in Duitsland is een gestructureerd, machineleesbaar bestand. Een pdf die je per e-mail verstuurt, is in die zin geen e-factuur, ook al lijkt hij op het scherm op een factuur.

Twee formaten komen steeds terug: XRechnung en ZUGFeRD. XRechnung is puur XML. ZUGFeRD is een pdf waarin een XML-bestand is ingesloten, zodat de ontvanger de factuur kan lezen en het systeem hem kan laten verwerken. Daarnaast is er Peppol BIS 3, dat op veel plekken in Europa wordt gebruikt en via een Peppol-toegangspunt kan worden verstuurd.

Wat Business Central zegt over Duitsland

Volgens Microsoft Learn ondersteunt de Duitse lokalisatie van het E-Document-framework Peppol BIS 3, XRechnung (alleen UBL) en ZUGFeRD. De pagina schrijft dat dit geldt vanaf versie 26.3, dus controleer of jullie omgeving zo ver is bijgewerkt en of jullie de Duitse lokalisatie gebruiken.

Je kiest het formaat in het veld Document Format op de E-Document-service. Wil je alle drie de formaten ontvangen, dan moet je per formaat een aparte service aanmaken. Elk document sending profile ondersteunt één formaat, dus een klant kan niet meerdere formaten op hetzelfde profiel hebben.

De ontvangst van ZUGFeRD gaat automatisch: Business Central haalt de ingesloten XML uit het pdf-bestand en verwerkt die als een nieuw e-document. Dat het e-document automatisch wordt aangemaakt, betekent echter niet dat de inkoopfactuur automatisch wordt aangemaakt. Daarvoor is een juiste inrichting nodig.

De praktijk van het uitgeven

Facturen aan Duitse kopers vereisen vaak een purchase reference, dat wil zeggen een referentienummer dat de koper erop wil hebben. Op de E-Document-service kun je bepalen of de purchase reference verplicht is en of die wordt gehaald uit het veld Your Reference op het verkoopdocument of uit het e-factuurroutingnummer van de klant op de debiteurenkaart.

Test facturen met een klant voordat de deadline nadert. Een formaat dat in je eigen systeem goed lijkt, kan bij de ontvanger alsnog worden afgewezen.

Checklist voor 2027

• Bepaal of jullie omzet betekent dat 1 januari 2027 of 1 januari 2028 voor jullie geldt.
• Zoek uit welke Duitse klanten XRechnung, ZUGFeRD of Peppol eisen.
• Controleer de versie van Business Central en de Duitse lokalisatie.
• Maak E-Document-services en sending profiles aan en test met een klant.
• Maak afspraken met een aanbieder van toegangspunten als jullie via Peppol willen versturen.

Bepaal wat voor jullie geldt en de volgende stappen

De grens van 800.000 EUR is bepalend voor de vraag of 2027 of 2028 jullie deadline is. Zoek uit welke omzet meetelt en welke entiteit in de groep de afzender is. Die vraag kan Business Central niet beantwoorden. Dat moeten jullie financieel verantwoordelijke en jullie accountant doen, en het antwoord moet worden opgeschreven.

Kijk ook naar de ontvangstkant. Sinds 1 januari 2025 moeten bedrijven gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. Hebben jullie Duitse leveranciers ze nog niet verstuurd, dan kan dat zonder waarschuwing veranderen. Controleer daarom of jullie inkomende proces een XML-bestand kan verwerken en niet alleen een pdf.

Wil je hulp bij het inrichten van e-documenten in Business Central, schrijf ons dan. We werken aan een app voor e-facturatie in Business Central. Het is een idee in ontwikkeling, hij is niet beschikbaar en heeft geen prijs of datum. Bekijk de apps waaraan we werken via de link hieronder.