E-dokumenty w Business Central: jak zbudowany jest moduł

Business Central ma moduł dokumentów elektronicznych o nazwie E-Documents. Jest zbudowany jako rama, w której format, połączenie i przebieg są rozdzielone. Czyni to go elastycznym, ale też trochę trudnym do ogarnięcia. Artykuł przechodzi przez części, które opisuje Microsoft Learn, abyś widział, gdzie zacząć, gdy chcesz wysyłać lub odbierać e-faktury. Dostajesz też listę tego, co wymaga umów poza Business Central.

Rdzeń, który można rozszerzać

Według Microsoft Learn musisz zainstalować w swoim środowisku aplikację E-Document Core, aby korzystać z funkcji. Aplikacja jest wspólną bazą, którą można rozszerzać o wymogi lokalne i branżowe, tworząc kolejne aplikacje na wierzchu. Microsoft wymienia lokalizacje między innymi dla Danii, Niemiec, Norwegii, Hiszpanii i Australii. ZEA nie ma na liście w stanie z października 2026.

Usługa i format dokumentu

Centralne miejsce nazywa się E-Document Services. Tu tworzysz usługę i wybierasz format dokumentu. Domyślnie są dwie opcje: PEPPOL BIS 3, czyli ogólny format oparty na kodzie, oraz Data Exchange, gdzie sam konfigurujesz definicję wymiany danych do importu i eksportu.

Typy dokumentów zależą od formatu. Przykłady w Microsoft Learn to faktura sprzedaży, nota kredytowa sprzedaży i faktura zakupu. Które typy dokumentów obejmuje format, zobaczysz w akcji konfigurowania dokumentów do eksportu. Jeśli formatu nie obejmuje, programiści mogą tworzyć nowe, korzystając z interfejsu udokumentowanego przez Microsoft.

Połączenie z punktem dostępowym

Aby odbierać dokumenty, musisz połączyć się z zewnętrznym punktem dostępowym. Microsoft Learn wymienia Pagero, Avalara, Logiq, SignUp i B2BRouter i podaje, że więcej jest na Marketplace. Wybierasz integrację usługi w usłudze E-Document i wypełniasz informacje podane przez dostawcę. Mogą to być identyfikator klienta, sekret, środowisko i mandat.

Microsoft wyraźnie pisze, że połączenia wymagają komunikacji z zewnętrznymi dostawcami, którzy mogą wymagać własnych opłat i umów. Samo podłączenie nie jest więc darmowe tylko dlatego, że moduł istnieje.

Przebieg: profil wysyłania i workflow

Wysyłką sterują dwie rzeczy. Profil wysyłania dokumentów (Document Sending Profile) u klienta decyduje, że dokument jest wysyłany jako e-dokument i że odbywa się to rozszerzonym przepływem usługi E-Document. Workflow określa, co dzieje się w jakiej kolejności: utworzyć, wyeksportować, wysłać. Microsoft ma szablony do wysyłania do jednej lub kilku usług.

Możesz też później tworzyć e-dokumenty z zaksięgowanych dokumentów, jeśli musisz wysłać coś, co zostało zaksięgowane bez obsługi e-dokumentów.

Odbiór, status i przechowywanie

Przy odbiorze możesz włączyć automatyczny import i zdecydować, czy dokument zakupu jest tworzony automatycznie. Możesz też wybrać tworzenie wierszy roboczych zamiast tego. Są opcje wyszukiwania referencji towaru, GTIN, mapowania kont i kontroli sum.

Każdy dokument ma status i log. Dla logów i danych możesz ustawić polityki przechowywania, ponieważ lokalne prawo może wymagać przechowywania dokumentów przez określony czas.

Istnieje też podgląd Copilota do łączenia e-dokumentów z wierszami zamówień zakupu. Jest oznaczony jako preview, więc oceń go samodzielnie, zanim zbudujesz na nim proces.

Czego moduł nie zrobi za ciebie i następne kroki

E-Documents nie rozstrzyga, czego wymaga prawo danego kraju. To rama techniczna. Jakie pola trzeba wypełnić, jakiego dostawcy użyć i kiedy wymóg obowiązuje, musisz znaleźć w organie danego kraju.

Moduł nie poprawi też złych danych podstawowych. Jeśli klientowi brakuje numeru VAT lub referencji, których wymaga format, błąd wyjdzie przy eksporcie albo u odbiorcy. Poświęć więc czas na testy z prawdziwymi klientami i przeczytaj Microsoft Learn jeszcze raz, gdy aktualizujecie Business Central.

Napisz do nas, jeśli chcesz porozmawiać o konfiguracji modułu i jego testowaniu. Pracujemy nad aplikacją do e-faktur w Business Central. To pomysł w trakcie rozwoju, nie jest dostępna i nie ma ceny ani daty. Zobacz aplikacje, nad którymi pracujemy, pod linkiem poniżej.