E-documenten in Business Central: zo is de module opgebouwd

Een kern die kan worden uitgebreid

Volgens Microsoft Learn moet je de app E-Document Core in je omgeving installeren om de functies te gebruiken. De app is een gezamenlijke basis die kan worden uitgebreid voor lokale en branchespecifieke eisen door er meer apps bovenop te maken. Microsoft noemt lokalisaties voor onder andere Denemarken, Duitsland, Noorwegen, Spanje en Australië. De VAE staan niet op de lijst, zoals die in oktober 2026 was.

De service en het documentformaat

De centrale plek heet E-Document Services. Hier maak je een service aan en kies je het documentformaat. Standaard zijn er twee keuzes: PEPPOL BIS 3, een generiek codegebaseerd formaat, en Data Exchange, waarbij je zelf een data exchange definition voor import en export inricht.

Welke typen documenten er zijn, hangt af van het formaat. De voorbeelden in Microsoft Learn zijn verkoopfactuur, verkoopcreditnota en inkoopfactuur. Onder de actie om documenten voor export te configureren zie je welke documenttypen een formaat dekt. Is een formaat niet gedekt, dan kunnen ontwikkelaars nieuwe maken met behulp van de interface die Microsoft heeft gedocumenteerd.

De verbinding met een toegangspunt

Om documenten te ontvangen moet je verbinding maken met een extern toegangspunt. Microsoft Learn noemt Pagero, Avalara, Logiq, SignUp en B2BRouter, en schrijft dat er meer op Marketplace staan. Je kiest de service-integratie op de E-Document-service en vult de gegevens in die de aanbieder geeft. Dat kunnen client-id, secret, omgeving en mandaat zijn.

Microsoft schrijft duidelijk dat de verbindingen communicatie met externe aanbieders vereisen, die eigen betalingen en overeenkomsten kunnen eisen. Verbonden raken is dus niet gratis, alleen omdat de module bestaat.

Het verloop: sending profile en workflow

Het versturen wordt door twee dingen gestuurd. Het document sending profile bij de klant bepaalt dat het document als e-document wordt verstuurd en dat dit gebeurt met de uitgebreide E-Document-servicestroom. De workflow bepaalt wat er in welke volgorde gebeurt: aanmaken, exporteren, versturen. Microsoft heeft sjablonen om naar een of meer services te versturen.

Je kunt ook achteraf e-documenten aanmaken vanuit geboekte documenten, als je iets moet versturen dat is geboekt zonder e-documentverwerking.

Ontvangst, status en bewaring

Bij ontvangst kun je automatische import inschakelen en bepalen of een inkoopdocument automatisch wordt aangemaakt. Je kunt ook kiezen om in plaats daarvan journaalregels aan te maken. Er zijn keuzes voor het opzoeken van artikelreferentie, GTIN, rekeningmapping en controle van totalen.

Elk document heeft een status en log. Voor logs en gegevens kun je retentiebeleid instellen, omdat lokale wetgeving kan eisen dat documenten gedurende een bepaalde periode worden bewaard.

Er is ook een preview van Copilot om e-documenten te koppelen aan inkooporderregels. Die is aangemerkt als preview, dus beoordeel hem zelf voordat je er een proces op bouwt.

Wat de module niet voor je doet en de volgende stappen

E-Documents bepaalt niet wat de wetgeving in een land vereist. Het is een technisch framework. Welke velden moeten worden ingevuld, welke aanbieder je moet gebruiken en wanneer de eis geldt, moet je bij de autoriteit in het betreffende land vinden.

De module kan ook geen slechte stamgegevens corrigeren. Ontbreekt bij de klant een btw-nummer of een referentie die het formaat vereist, dan komt de fout aan het licht bij export of bij de ontvanger. Besteed daarom tijd aan testen met echte klanten en lees Microsoft Learn opnieuw wanneer jullie Business Central bijwerken.

Wij helpen met het inrichten en testen van de module. We werken aan een app voor e-facturatie in Business Central. Het is een idee in ontwikkeling, hij is niet beschikbaar en heeft geen prijs of datum. Je kunt zien waaraan we werken via de link hieronder.