E-Dokumente in Business Central: So ist das Modul aufgebaut

Business Central hat ein Modul für elektronische Dokumente mit dem Namen E-Documents. Es ist als Framework gebaut, in dem Format, Verbindung und Ablauf getrennt sind. Das macht es flexibel, aber auch etwas unübersichtlich. Der Artikel geht die Teile durch, die Microsoft Learn beschreibt, damit Sie sehen, wo Sie ansetzen müssen, wenn Sie E-Rechnungen senden oder empfangen wollen. Dazu erhalten Sie eine Liste dessen, was Vereinbarungen außerhalb von Business Central erfordert.

Ein Kern, der erweitert werden kann

Laut Microsoft Learn müssen Sie die App E-Document Core in Ihrer Umgebung installieren, um die Funktionen zu nutzen. Die App ist eine gemeinsame Basis, die sich für lokale und branchenspezifische Anforderungen erweitern lässt, indem weitere Apps darauf gebaut werden. Microsoft nennt Lokalisierungen unter anderem für Dänemark, Deutschland, Norwegen, Spanien und Australien. Die VAE stehen nicht auf der Liste, wie sie im Oktober 2026 aussah.

Der Service und das Dokumentformat

Die zentrale Stelle heißt E-Document Services. Dort legen Sie einen Service an und wählen das Dokumentformat. Standardmäßig gibt es zwei Optionen: PEPPOL BIS 3, ein generisches codebasiertes Format, und Data Exchange, bei dem Sie selbst eine Datenaustauschdefinition für Import und Export einrichten.

Die Dokumenttypen hängen vom Format ab. Die Beispiele in Microsoft Learn sind Verkaufsrechnung, Verkaufsgutschrift und Einkaufsrechnung. Welche Dokumenttypen ein Format abdeckt, sehen Sie unter der Aktion zum Konfigurieren von Dokumenten für den Export. Ist ein Format nicht abgedeckt, können Entwickler neue bauen, indem sie das von Microsoft dokumentierte Interface verwenden.

Die Verbindung zu einem Zugangspunkt

Um Dokumente zu empfangen, müssen Sie sich mit einem externen Zugangspunkt verbinden. Microsoft Learn nennt Pagero, Avalara, Logiq, SignUp und B2BRouter und schreibt, dass weitere im Marketplace zu finden sind. Sie wählen die Service Integration am E-Document Service und tragen die Angaben ein, die der Anbieter Ihnen gibt. Das können Client-ID, Secret, Umgebung und Mandant sein.

Microsoft schreibt deutlich, dass die Verbindungen Kommunikation mit externen Anbietern erfordern, die eigene Zahlungen und Vereinbarungen verlangen können. Die Anbindung ist also nicht kostenlos, nur weil es das Modul gibt.

Der Ablauf: Sendeprofil und Workflow

Das Senden wird von zwei Dingen gesteuert. Das Document Sending Profile beim Kunden legt fest, dass das Dokument als E-Dokument gesendet wird und dass dies mit dem erweiterten E-Document-Service-Ablauf geschieht. Der Workflow bestimmt, was in welcher Reihenfolge passiert: anlegen, exportieren, senden. Microsoft hat Vorlagen für das Senden an einen oder mehrere Services.

Sie können E-Dokumente auch nachträglich aus gebuchten Dokumenten erzeugen, wenn Sie etwas senden müssen, das ohne E-Dokument-Verarbeitung gebucht wurde.

Empfang, Status und Aufbewahrung

Beim Empfang können Sie den automatischen Import einschalten und festlegen, ob ein Einkaufsbeleg automatisch angelegt wird. Sie können auch wählen, stattdessen Entwurfszeilen anzulegen. Es gibt Optionen für die Suche nach Artikelreferenz, GTIN, Kontenzuordnung und die Kontrolle der Summen.

Jedes Dokument hat Status und Protokoll. Für Protokolle und Daten können Sie Aufbewahrungsrichtlinien einrichten, weil lokale Gesetze verlangen können, dass Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden.

Es gibt auch eine Vorschau auf einen Copilot, der E-Dokumente mit Einkaufsbestellzeilen verknüpft. Sie ist als Preview gekennzeichnet, bewerten Sie sie daher selbst, bevor Sie einen Prozess darauf aufbauen.

Was das Modul nicht für Sie tut, und nächster Schritt

E-Documents entscheidet nicht, was die Gesetzgebung eines Landes verlangt. Es ist ein technisches Framework. Welche Felder ausgefüllt werden müssen, welchen Anbieter Sie verwenden müssen und wann die Anforderung gilt, müssen Sie bei der Behörde des betreffenden Landes herausfinden.

Das Modul kann auch schlechte Stammdaten nicht korrigieren. Fehlt dem Kunden eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine Referenz, die das Format verlangt, tritt der Fehler beim Export oder beim Empfänger zutage. Nehmen Sie sich daher Zeit, mit echten Kunden zu testen, und lesen Sie Microsoft Learn erneut, wenn Sie Business Central aktualisieren.

Wenn Sie Unterstützung beim Einrichten und Testen des Moduls möchten, schreiben Sie uns. Wir arbeiten an einer App für die E-Rechnung in Business Central. Sie ist eine Idee in Entwicklung, ist nicht verfügbar und hat weder Preis noch Termin. Unter dem Link unten sehen Sie, woran wir arbeiten.