Valutakursregulering

Handler dere i euro, dollar eller andre valutaer, står kundene, leverandørene og bankkontoene deres i lokal valuta til en kurs som kan være utdatert ved periodeslutt. Kjøringen Adjust Exchange Rates oppdaterer verdiene og bokfører urealiserte gevinster og tap. Her er hva kjøringen gjør, hva den regulerer, og hvilke oppsett som må være på plass før du kjører den. Reglene for resultatføring er lokale og må bekreftes.

Hvorfor regulere

Når en faktura i utenlandsk valuta er bokført, er beløpet i lokal valuta beregnet til dagens kurs. Er fakturaen ikke betalt ved månedens utgang, kan beløpet i lokal valuta ha endret seg. Forskjellen er en urealisert gevinst eller et urealisert tap. Betales fakturaen senere, tilbakefører systemet den urealiserte posten og bokfører i stedet den realiserte forskjellen mellom bokføringskursen og betalingskursen.

Microsoft Learn viser et eksempel: en faktura på 1.000 til kurs 1,123 gir 1.123 i lokal valuta. Ved regulering til 1,125 bokføres en urealisert gevinst på 2. Ved betaling til 1,120 tilbakeføres de 2, og et realisert tap på 3 bokføres.

Forutsetninger

Før kjøringen kan brukes, må reguleringskursene ligge i systemet. På siden Currency Exchange Rates fyller du ut feltene Adjustment Exch. Rate Amount og Relational Adjmt Exch. Rate Amt. En kurstjeneste kan hente kurser automatisk, men Learn understreker at den ikke regulerer poster som allerede er bokført. Det gjør bare kjøringen.

Kontoene for gevinst og tap oppgis på siden Currencies. Kunder og leverandører bruker feltene for urealiserte gevinster og tap, mens Learn beskriver at bankkontoer bruker feltene for realiserte gevinster og tap.

Sjekk at hver valuta har en kurs som gjelder på reguleringsdatoen, og at kursen er skrevet inn i riktig retning. Det er en klassisk kilde til store, feilaktige gevinster og tap, så bruk forhåndsvisningen til å fange feil før du bokfører.

Hva blir regulert

Kjøringen behandler åpne poster og oppretter nye detaljerte poster der kursen gir en forskjell:

Kjøringen ber om en startdato og en sluttdato, og sluttdatoen er typisk den samme som bokføringsdatoen. Poster med dato etter sluttdatoen regulerer den ikke.

Kunde- og leverandørposter: forskjeller bokføres på gevinst- og tapskontoene, med motposter på fordringer og gjeld.
Bankkontoer med valutakode: kjøringen beregner én post per valuta per bokføringsgruppe og bokfører motposter på bankkontoen i bankbokføringsgruppen.
Finansposter: hvis dere bruker en ekstra rapporteringsvaluta, kan kjøringen opprette poster etter innstillingen på den enkelte finanskontoen.

Dimensjoner og forhåndsvisning

Feltet Dimension Posting styrer hvilke dimensjoner de urealiserte postene får: fra kildeposten, ingen eller fra finanskontoen. Se også artikkelen om dimensjoner. Learn advarer om at kontoer som inngår i kjøringen, ikke bør ha Code Mandatory eller Same Code som standarddimensjon, fordi kjøringen ikke kan bruke dimensjonskoder.

Bruk Preview Posting på rapporten Exch. Rates Adjustment før du bokfører. Du kan få en detaljert forhåndsvisning per post eller en samlet per valuta ved å velge Adjust per entry.

Rett feil og kjør på nytt

Gjør du en betaling ugyldig ved å oppheve og tilbakeføre den, bokføres det også tilbakeføringsposter for reguleringen. Det kan bety at du må kjøre reguleringen på nytt for å få riktig saldo. Bruk Reverse transaction på bank-, kunde- eller leverandørposter.

Har du gjort en kjøring med feil kurser, så rett kursene og kjør på nytt. Gå gjennom de nye postene og avstem valutakontoene etterpå.

Rytme og regler

Kjør reguleringen som en fast del av månedsavslutningen, etter at alle bilag er bokført og kursene er oppdatert. Hvor ofte dere skal regulere, og hvordan gevinster og tap skal behandles regnskapsmessig og skattemessig, avhenger av lokale regler og praksisen deres. Bekreft det med revisor.