Restordrer og delleveranser

Når en kunde bestiller 100 stk., og du bare kan levere 40, må du kunne se hva som mangler, og kunden må vite hva de får. Business Central har ikke et eget restordredokument. Restmengden blir stående på den opprinnelige ordren. Her ser du hvordan delleveranser virker, og hva du selv må sette opp for å få oversikt og kommunikasjon. Du får også en sjekkliste for å styre kommunikasjonen med kunden.

Slik fungerer en delleveranse

Du kan sende en ordre i flere omganger, uten grense for antallet. Skriv antallet du sender i feltet Qty. to Ship på hver ordrelinje, og bokfør. Linjer som fortsatt har en restmengde, er åpne for neste levering. Du kan også delfakturere ved å fylle ut Qty. to Invoice. Du kan ikke fakturere noe som ikke er levert, med mindre du leverer og fakturerer samtidig.

Kunden må akseptere delleveranser

Feltet Shipping Advice på kundekortet styrer dette. Standardverdien er Partial, som tillater delleveranser. Er den satt til Complete, er feltet Qty. to Ship blokkert på kundens ordrer. Avtaler kunden likevel en delleveranse, kan du endre feltet på ordren før du bokfører. Det er en god vane å avtale regelen med kunden og få den inn på kundekortet.

Hvor ser du hva som mangler

På salgsordren ser du levering og restmengde per linje, for eksempel i feltene Quantity Shipped og Outstanding Quantity. De nøyaktige feltnavnene kan variere, så sjekk din egen ordrelinje. Microsoft Learn beskriver ikke en ferdig restordreliste. Trenger du en liste over åpne ordrelinjer på tvers av ordrer, må du selv sjekke hvilke standardrapporter og listesider din versjon har, eller bygge en visning med filter på åpne linjer. Er varer ikke på lager, kan du undersøke forsyningen i tilgjengelighetsoversikten og, hvis du bruker planlegging, i handlingsmeldinger.

Hva får kunden vite

BC forteller ikke automatisk kunden at en linje er forsinket. Det må du styre med dokumentene:

Ordrebekreftelsen viser det som er bestilt. Send en ny hvis datoer endrer seg.
Følgeseddelen viser det som faktisk er levert.
Fakturaen viser det som er fakturert. Delfakturering følger Qty. to Invoice.
Avtal en fast tekst eller e-post som forteller hva som kommer, og når.

Også ved innkjøp

Samme prinsipp gjelder innkjøp. Delmottak krever en innkjøpsordre, og restmengden blir stående til resten kommer. Purrer du leverandøren, er det restmengden på innkjøpsordren som er grunnlaget.

Sjekkliste

Er Shipping Advice satt riktig på hver kunde?
Er det avtalt hvem som kontakter kunden ved forsinkelse?
Har dere en fast visning av åpne ordrelinjer?
Kontrolleres leveringsdatoen på ordrelinjen når varen ankommer?

Hvis varer er solgt, men ikke på lager

Kommer varen senere, kan du reservere innkjøpet til ordren, slik at leverandørens levering ikke brukes andre steder. Det er en bevisst funksjon, og den bør brukes med omtanke, fordi reservasjoner kan låse lageret for andre ordrer.

Bruk leveringsdatoen på ordrelinjen som avtale med kunden. Oppdater den når du vet mer, slik at ordren forteller sannheten til alle som åpner den.

En god tommelfingerregel er at ordren alltid skal vise sannheten om hva som er levert, og hva som mangler. Rettes mengder og datoer fortløpende, kan selger, lager og kunde alle lese den samme statusen. Lagrer folk opplysningene i e-poster og regneark ved siden av, mister du oversikten som delleveranser ellers gir.

Neste steg

Addverk bygger egne apper til Business Central, men de er ikke på Microsoft AppSource ennå. På siden for appene kan du se hva vi jobber med. Trenger du hjelp med oppsettet i standard-BC, kan du skrive til oss.