Rückstände und Teillieferungen

Wenn ein Kunde 100 Stück bestellt und Sie nur 40 liefern können, müssen Sie sehen können, was fehlt, und der Kunde muss wissen, was er bekommt. Business Central hat keinen eigenen Beleg für Rückstände. Die Restmenge bleibt auf dem ursprünglichen Auftrag stehen. Hier sehen Sie, wie Teillieferungen funktionieren und was Sie selbst einrichten müssen, um Überblick und Kommunikation zu bekommen. Dazu gibt es eine Checkliste für die Kommunikation mit dem Kunden.

So funktioniert eine Teillieferung

Sie können einen Auftrag in mehreren Runden versenden, ohne Begrenzung der Anzahl. Tragen Sie die Menge, die Sie versenden, im Feld Qty. to Ship in jeder Auftragszeile ein und buchen Sie. Zeilen, die noch eine Restmenge haben, bleiben für die nächste Lieferung offen. Sie können auch teilweise fakturieren, indem Sie Qty. to Invoice ausfüllen. Sie können nichts fakturieren, was nicht geliefert wurde, es sei denn, Sie liefern und fakturieren gleichzeitig.

Der Kunde muss Teillieferungen akzeptieren

Das Feld Shipping Advice auf der Debitorenkarte steuert das. Der Standardwert ist Partial, der Teillieferungen erlaubt. Ist er auf Complete gesetzt, ist das Feld Qty. to Ship in den Aufträgen des Kunden gesperrt. Vereinbart der Kunde trotzdem eine Teillieferung, können Sie das Feld im Auftrag ändern, bevor Sie buchen. Es ist eine gute Gewohnheit, die Regel mit dem Kunden zu vereinbaren und in die Debitorenkarte zu übernehmen.

Wo Sie sehen, was fehlt

Im Verkaufsauftrag sehen Sie Lieferung und Restmenge pro Zeile, zum Beispiel in den Feldern Quantity Shipped und Outstanding Quantity. Die genauen Feldnamen können variieren, prüfen Sie daher Ihre eigene Auftragszeile. Microsoft Learn beschreibt keine fertige Rückstandsliste. Brauchen Sie eine Liste offener Auftragszeilen über mehrere Aufträge hinweg, müssen Sie selbst prüfen, welche Standardberichte und Listenseiten Ihre Version hat, oder eine Ansicht mit Filter auf offene Zeilen bauen. Sind Artikel nicht auf Lager, können Sie den Zugang in der Verfügbarkeitsübersicht und, wenn Sie die Planung nutzen, in den Aktionsmeldungen prüfen.

Was der Kunde erfährt

BC teilt dem Kunden nicht automatisch mit, dass eine Zeile verspätet ist. Das müssen Sie über die Belege steuern:

Die Auftragsbestätigung zeigt, was bestellt wurde. Senden Sie eine neue, wenn sich Termine ändern.
Der Lieferschein zeigt, was tatsächlich geliefert wurde.
Die Rechnung zeigt, was fakturiert wurde. Die Teilfakturierung folgt Qty. to Invoice.
Vereinbaren Sie einen festen Text oder eine E-Mail, die mitteilt, was kommt und wann.

Auch im Einkauf

Dasselbe Prinzip gilt für den Einkauf. Ein Teilwareneingang erfordert eine Einkaufsbestellung, und die Restmenge bleibt stehen, bis der Rest eintrifft. Wenn Sie beim Lieferanten nachfassen, ist die Restmenge der Einkaufsbestellung die Grundlage.

Checkliste

Ist der Shipping Advice bei jedem Kunden richtig gesetzt?
Ist vereinbart, wer den Kunden bei Verzögerung kontaktiert?
Haben Sie eine feste Ansicht offener Auftragszeilen?
Wird das Lieferdatum in der Auftragszeile geprüft, wenn der Artikel eintrifft?

Wenn Artikel verkauft, aber nicht auf Lager sind

Kommt der Artikel später, können Sie den Einkauf für den Auftrag reservieren, damit die Lieferung des Lieferanten nicht anderweitig verbraucht wird. Das ist eine bewusste Funktion, und sie sollte mit Bedacht eingesetzt werden, weil Reservierungen Bestand für andere Aufträge sperren können.

Verwenden Sie das Lieferdatum in der Auftragszeile als Vereinbarung mit dem Kunden. Aktualisieren Sie es, sobald Sie mehr wissen, damit der Auftrag allen, die ihn öffnen, die Wahrheit sagt.

Eine gute Faustregel lautet, dass der Auftrag immer die Wahrheit darüber zeigen sollte, was geliefert wurde und was fehlt. Werden Mengen und Termine laufend korrigiert, können Vertrieb, Lager und Kunde alle denselben Status lesen. Halten Menschen die Informationen nebenbei in E-Mails und Tabellen fest, verlieren Sie den Überblick, den Teillieferungen sonst bieten.

Nächster Schritt

Addverk entwickelt eigene Apps für Business Central, aber sie sind noch nicht auf Microsoft AppSource verfügbar. Auf der Seite zu den Apps sehen Sie, woran wir arbeiten. Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung im Standard-BC möchten, schreiben Sie uns.