Backorders en deelleveringen

Als een klant 100 stuks bestelt en jij er maar 40 kunt leveren, moet je kunnen zien wat er ontbreekt en moet de klant weten wat hij krijgt. Business Central heeft geen apart backorderdocument. De resterende hoeveelheid blijft op de oorspronkelijke order staan. Hier zie je hoe deelleveringen werken en wat je zelf moet inrichten voor overzicht en communicatie. Je krijgt ook een checklist om de communicatie met de klant te sturen.

Zo werkt een deellevering

Je kunt een order in meerdere rondes verzenden, zonder limiet op het aantal. Vul het aantal dat je verzendt in het veld Qty. to Ship in op elke orderregel en boek. Regels die nog een restantaantal hebben, blijven open voor de volgende levering. Je kunt ook deels factureren door Qty. to Invoice in te vullen. Je kunt niets factureren wat niet is geleverd, tenzij je tegelijk levert en factureert.

De klant moet deelleveringen accepteren

Het veld Shipping Advice op de debiteurenkaart regelt dit. De standaardwaarde is Partial, die deelleveringen toestaat. Staat het op Complete, dan is het veld Qty. to Ship geblokkeerd op de orders van de klant. Spreekt de klant toch een deellevering af, dan kun je het veld op de order wijzigen voordat je boekt. Het is een goede gewoonte om de regel met de klant af te spreken en op de debiteurenkaart te zetten.

Waar je ziet wat er ontbreekt

Op de verkooporder zie je levering en restantaantal per regel, bijvoorbeeld in de velden Quantity Shipped en Outstanding Quantity. De exacte veldnamen kunnen verschillen, dus controleer je eigen orderregel. Microsoft Learn beschrijft geen kant-en-klare backorderlijst. Heb je een lijst met open orderregels over orders heen nodig, dan moet je zelf nagaan welke standaardrapporten en lijstpagina's jouw versie heeft, of een weergave bouwen met een filter op open regels. Zijn artikelen niet op voorraad, dan kun je het aanbod bekijken in het beschikbaarheidsoverzicht en, als je planning gebruikt, in actiemeldingen.

Wat de klant te weten krijgt

BC vertelt de klant niet automatisch dat een regel vertraagd is. Dat moet je sturen met de documenten:

De orderbevestiging toont wat er is besteld. Stuur een nieuwe als datums veranderen.
De pakbon toont wat daadwerkelijk is geleverd.
De factuur toont wat is gefactureerd. Deelfacturering volgt Qty. to Invoice.
Spreek een vaste tekst of e-mail af die vertelt wat er komt en wanneer.

Ook bij inkoop

Hetzelfde principe geldt voor inkoop. Een deelontvangst vereist een inkooporder en de restantaantal blijft staan tot de rest binnenkomt. Als je de leverancier aanspoort, is het restantaantal op de inkooporder de basis.

Checklist

Is Shipping Advice bij elke klant juist ingesteld?
Is afgesproken wie contact opneemt met de klant bij vertraging?
Heb je een vaste weergave van open orderregels?
Wordt de leverdatum op de orderregel gecontroleerd wanneer het artikel binnenkomt?

Als artikelen zijn verkocht maar niet op voorraad zijn

Komt het artikel later, dan kun je de inkoop reserveren voor de order, zodat de levering van de leverancier niet elders wordt gebruikt. Het is een bewuste functie en je moet haar voorzichtig gebruiken, omdat reserveringen voorraad kunnen vastzetten voor andere orders.

Gebruik de leverdatum op de orderregel als afspraak met de klant. Werk die bij zodra je meer weet, zodat de order voor iedereen die hem opent de waarheid vertelt.

Een goede vuistregel is dat de order altijd de waarheid moet tonen over wat is geleverd en wat ontbreekt. Worden hoeveelheden en datums gaandeweg gecorrigeerd, dan kunnen verkoop, magazijn en klant allemaal dezelfde status lezen. Bewaren mensen de informatie in e-mails en spreadsheets ernaast, dan verlies je het overzicht dat deelleveringen anders geven.

Volgende stappen

Addverk bouwt eigen apps voor Business Central, maar die staan nog niet op Microsoft AppSource. Op de appspagina kun je zien waar we aan werken. Wil je hulp bij de inrichting in standaard-BC, schrijf ons dan.