Lot- og serienumre i Business Central

Skal du kunne finne ut hvilken batch eller hvilken enkeltenhet en kunde har fått, trenger du varesporing. Mange setter det opp for sent og oppdager problemet først ved en reklamasjon. Denne artikkelen viser hva varesporingskoden styrer, hvor numrene tildeles ved innkjøp og salg, og hva du må være oppmerksom på når varene flyttes eller telles. Du får også en sjekkliste, slik at du vet hva som må være på plass før du går i drift.

Start med varesporingskoden

Sporing styres av en varesporingskode (Item Tracking Code), som du knytter til varekortet. Koden bestemmer om varen spores med serienummer, lotnummer eller pakkenummer, og om sporingen er spesifikk. Sporing kan ikke brukes til noe før koden er satt på varen, så planlegg oppsettet før det er bokført lagertransaksjoner.

Husk også nummerserier for lot- og serienumre på varekortet, hvis BC selv skal foreslå numre. Trenger du bare å registrere numre ved mottak, kan du taste dem inn uten å slå på spesifikk sporing. Microsoft Learn advarer likevel om at det kan passe dårlig sammen med lagerstyring basert på lagerdokumenter, hvis du bare fyller ut noen av sporingsfeltene.

Tildel numre ved innkjøp

Det er vanligst å tildele numre når varen kommer inn. Åpne innkjøpsordren, velg linjen, og åpne Item Tracking Lines fra Line-menyen. Her kan du:

velge Assign Serial No. eller Assign Lot No. for å hente numre fra nummerserien
bruke Create Customized Serial No. for å starte på for eksempel S/N-Lev0001 med et trinn du selv velger
taste inn leverandørens egne numre manuelt
samle de nye serienumrene under et nytt lotnummer med avmerkingsboksen Create New Lot No.

Velg numre ved salg

På utgående dokumenter velger du vanligvis blant numre som allerede ligger på lager. Du kan slå opp i feltet Lot No. eller Serial No., eller bruke Select Entries, som viser alle numre med tilgjengelighet. Er varen bare sporet ved salg, kan du i stedet tildele nye numre fra nummerserien.

Mengdene øverst på siden må stemme med antallet på linjen. Feltet Undefined må vise 0 før du kan bokføre. Tilgjengeligheten oppdateres når du åpner siden, ikke mens den står åpen. Bruk Refresh Availability hvis du jobber lenge på siden og mange andre bruker de samme varene.

Overføringer, kvalitet og endringer

På overføringsordrer deler utsendelse og mottak den samme sporingssiden. Numrene må mottas uendret, og du kan ikke rette dem underveis. Skal et lotnummer eller en utløpsdato endres, bruker du en Item Reclassification Journal. Her kan du også samle flere lot i ett. Alle lot som samles, må få samme nye utløpsdato.

For kvalitetsopplysninger kan du opprette et informasjonskort for serienummer eller lotnummer. Her kan du skrive en kort beskrivelse og velge Blocked, slik at nummeret utelukkes fra alle transaksjoner.

Sjekkliste før du går live

Er varesporingskoden satt på alle varer som skal spores?
Er nummerseriene opprettet, og vet alle hvem som kan bruke dem?
Er åpningsbalansen opprettet med numre? Bruk en varejournal med Item Tracking on Lines slått på, eller Edit in Excel.
Vet du hvem som endrer lot og utløpsdato, og hvordan det dokumenteres?
Har du testet et fullt forløp fra innkjøp til salg i et sandkassemiljø?

Sporbarhet ved reklamasjon

Sporingen gir verdi når noe går galt. Med numre på inngående og utgående poster kan du finne ut hvilke kunder som har fått et bestemt lot, og hvilken leverandør det kom fra. Bruk siden Item Tracing til å følge et nummer fram og tilbake gjennom postene.

Test det før du får bruk for det. Velg et lotnummer fra et gammelt mottak, og se om du kan finne alle salgslinjer som har brukt det. Klarer du ikke det, er oppsettet eller disiplinen ved inntasting ikke på plass.

Neste steg

Addverk bygger egne apper til Business Central, men de er ikke på Microsoft AppSource ennå. På siden for appene kan du se hva vi jobber med. Trenger du hjelp med oppsettet i standard-BC, kan du skrive til oss.