Lot- und Seriennummern in Business Central

Wenn Sie nachvollziehen müssen, welche Charge oder welches Einzelstück ein Kunde erhalten hat, brauchen Sie die Artikelverfolgung. Viele richten sie zu spät ein und merken das Problem erst bei einer Reklamation. Dieser Artikel zeigt, was der Artikelverfolgungscode steuert, wo die Nummern bei Einkauf und Verkauf vergeben werden und worauf Sie achten müssen, wenn Artikel umgelagert oder gezählt werden. Dazu gibt es eine Checkliste, damit Sie wissen, was vor dem Livegang stehen muss.

Beginnen Sie mit dem Artikelverfolgungscode

Die Verfolgung wird über einen Artikelverfolgungscode (Item Tracking Code) gesteuert, den Sie der Artikelkarte zuordnen. Der Code legt fest, ob der Artikel nach Seriennummer, Lotnummer oder Packungsnummer verfolgt wird und ob die Verfolgung spezifisch ist. Die Verfolgung lässt sich erst nutzen, wenn der Code am Artikel hinterlegt ist. Planen Sie die Einrichtung daher, bevor Lagerbuchungen gebucht wurden.

Denken Sie auch an die Nummernserien für Lot- und Seriennummern auf der Artikelkarte, wenn BC die Nummern selbst vorschlagen soll. Wenn Sie Nummern nur beim Wareneingang erfassen müssen, können Sie sie eingeben, ohne die spezifische Verfolgung einzuschalten. Microsoft Learn warnt allerdings, dass das schlecht zur Lagerverwaltung mit Lagerbelegen passen kann, wenn Sie nur einen Teil der Verfolgungsfelder ausfüllen.

Nummern beim Einkauf vergeben

Am häufigsten werden die Nummern vergeben, wenn der Artikel hereinkommt. Öffnen Sie die Einkaufsbestellung, wählen Sie die Zeile und öffnen Sie im Menü Zeile die Item Tracking Lines. Dort können Sie:

Assign Serial No. oder Assign Lot No. wählen, um Nummern aus der Nummernserie zu übernehmen
mit Create Customized Serial No. zum Beispiel bei S/N-Lev0001 mit einer Schrittweite Ihrer Wahl beginnen
die eigenen Nummern des Lieferanten manuell eingeben
die neuen Seriennummern über das Kontrollkästchen Create New Lot No. unter einer neuen Lotnummer zusammenfassen

Nummern beim Verkauf auswählen

Bei ausgehenden Belegen wählen Sie normalerweise unter den Nummern, die bereits auf Lager liegen. Sie können im Feld Lot No. oder Serial No. nachschlagen oder Select Entries verwenden, das alle Nummern mit ihrer Verfügbarkeit zeigt. Wird der Artikel erst beim Verkauf verfolgt, können Sie stattdessen neue Nummern aus der Nummernserie vergeben.

Die Mengen oben auf der Seite müssen zur Menge der Zeile passen. Das Feld Undefined muss 0 anzeigen, bevor Sie buchen können. Die Verfügbarkeit wird aktualisiert, wenn Sie die Seite öffnen, nicht während sie geöffnet bleibt. Nutzen Sie Refresh Availability, wenn Sie lange auf der Seite arbeiten und viele andere dieselben Artikel verwenden.

Umlagerungen, Qualität und Änderungen

Bei Umlagerungsaufträgen teilen sich Versand und Empfang dieselbe Verfolgungsseite. Die Nummern müssen unverändert empfangen werden, und Sie können sie unterwegs nicht ändern. Soll eine Lotnummer oder ein Ablaufdatum geändert werden, verwenden Sie ein Item Reclassification Journal. Dort können Sie auch mehrere Lose zu einem zusammenführen. Alle zusammengeführten Lose müssen dasselbe neue Ablaufdatum erhalten.

Für Qualitätsinformationen können Sie eine Informationskarte für eine Seriennummer oder Lotnummer anlegen. Dort können Sie eine kurze Beschreibung eintragen und Blocked wählen, damit die Nummer von allen Transaktionen ausgeschlossen wird.

Checkliste vor dem Livegang

Ist der Artikelverfolgungscode an allen Artikeln hinterlegt, die verfolgt werden sollen?
Sind die Nummernserien angelegt, und weiß jeder, wer sie verwenden darf?
Wurde die Eröffnungsbilanz mit Nummern angelegt? Verwenden Sie ein Artikelbuch mit eingeschaltetem Item Tracking on Lines oder Edit in Excel.
Wissen Sie, wer Lot und Ablaufdatum ändert und wie das dokumentiert wird?
Haben Sie einen vollständigen Ablauf vom Einkauf bis zum Verkauf in einer Sandbox-Umgebung getestet?

Rückverfolgbarkeit bei Reklamationen

Die Verfolgung zahlt sich aus, wenn etwas schiefgeht. Mit Nummern auf ein- und ausgehenden Posten können Sie herausfinden, welche Kunden ein bestimmtes Los erhalten haben und von welchem Lieferanten es kam. Nutzen Sie die Seite Item Tracing, um eine Nummer vorwärts und rückwärts durch die Posten zu verfolgen.

Testen Sie das, bevor Sie es brauchen. Wählen Sie eine Lotnummer aus einem alten Wareneingang und prüfen Sie, ob Sie alle Verkaufszeilen finden, die sie verwendet haben. Wenn nicht, stimmen entweder die Einrichtung oder die Disziplin bei der Eingabe nicht.

Nächster Schritt

Addverk entwickelt eigene Apps für Business Central, aber sie sind noch nicht auf Microsoft AppSource verfügbar. Auf der Seite zu den Apps sehen Sie, woran wir arbeiten. Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung im Standard-BC möchten, schreiben Sie uns.