Lot- en serienummers in Business Central

Wil je kunnen terugvinden welke batch of welk afzonderlijk exemplaar een klant heeft gekregen, dan heb je artikeltracering nodig. Veel bedrijven richten het te laat in en merken het probleem pas bij een klacht. Dit artikel laat zien wat de Item Tracking Code regelt, waar de nummers bij inkoop en verkoop worden toegewezen en waar je op moet letten als goederen worden verplaatst of geteld. Je krijgt ook een checklist, zodat je weet wat klaar moet zijn voordat je live gaat.

Begin met de Item Tracking Code

Tracering wordt gestuurd door een Item Tracking Code die je koppelt aan de artikelkaart. De code bepaalt of het artikel wordt getraceerd met serienummer, lotnummer of pakketnummer, en of de tracering specifiek is. Tracering kan pas worden gebruikt als de code op het artikel staat, dus plan de inrichting voordat er voorraadtransacties zijn geboekt.

Denk ook aan de nummerseries voor lot- en serienummers op de artikelkaart, als BC zelf nummers moet voorstellen. Hoef je nummers alleen bij ontvangst vast te leggen, dan kun je ze invoeren zonder specifieke tracering in te schakelen. Microsoft Learn waarschuwt wel dat dit slecht kan combineren met magazijnbeheer op basis van magazijndocumenten, als je maar een deel van de traceringsvelden invult.

Nummers toewijzen bij inkoop

Meestal worden nummers toegewezen op het moment dat het artikel binnenkomt. Open de inkooporder, selecteer de regel en open Item Tracking Lines via het menu Regel. Hier kun je:

Assign Serial No. of Assign Lot No. kiezen om nummers uit de nummerserie te halen
Create Customized Serial No. gebruiken om bijvoorbeeld te beginnen bij S/N-Lev0001 met een stap naar keuze
de eigen nummers van de leverancier handmatig invoeren
de nieuwe serienummers onder één nieuw lotnummer samenbrengen met het selectievakje Create New Lot No.

Nummers kiezen bij verkoop

Op uitgaande documenten kies je normaal gesproken uit nummers die al op voorraad zijn. Je kunt opzoeken in het veld Lot No. of Serial No., of Select Entries gebruiken, dat alle nummers met beschikbaarheid toont. Wordt het artikel alleen bij verkoop getraceerd, dan kun je in plaats daarvan nieuwe nummers uit de nummerserie toewijzen.

De hoeveelheden bovenaan de pagina moeten kloppen met het aantal op de regel. Het veld Undefined moet 0 tonen voordat je kunt boeken. De beschikbaarheid wordt bijgewerkt wanneer je de pagina opent, niet terwijl die openstaat. Gebruik Refresh Availability als je lang op de pagina werkt en veel anderen dezelfde artikelen gebruiken.

Transfers, kwaliteit en wijzigingen

Bij transfer orders delen verzending en ontvangst dezelfde traceringspagina. De nummers moeten ongewijzigd worden ontvangen en je kunt ze onderweg niet aanpassen. Moet een lotnummer of een vervaldatum worden gewijzigd, dan gebruik je een Item Reclassification Journal. Hier kun je ook meerdere loten samenvoegen tot één. Alle loten die je samenvoegt, krijgen dezelfde nieuwe vervaldatum.

Voor kwaliteitsinformatie kun je een informatiekaart voor een serienummer of lotnummer aanmaken. Hier kun je een korte beschrijving schrijven en Blocked kiezen, zodat het nummer van alle transacties wordt uitgesloten.

Checklist voordat je live gaat

Staat de Item Tracking Code op alle artikelen die getraceerd moeten worden?
Zijn de nummerseries aangemaakt en weet iedereen wie ze mag gebruiken?
Is de openingsbalans met nummers aangemaakt? Gebruik een artikeldagboek met Item Tracking on Lines ingeschakeld, of Edit in Excel.
Weet je wie lot en vervaldatum wijzigt, en hoe dat wordt vastgelegd?
Heb je een volledig traject van inkoop tot verkoop getest in een sandbox-omgeving?

Traceerbaarheid bij een klacht

Tracering levert waarde op als er iets misgaat. Met nummers op inkomende en uitgaande posten kun je uitzoeken welke klanten een bepaald lot hebben gekregen en van welke leverancier het kwam. Gebruik de pagina Item Tracing om een nummer vooruit en achteruit door de posten te volgen.

Test het voordat je het nodig hebt. Kies een lotnummer uit een oude ontvangst en kijk of je alle verkoopregels kunt vinden die het hebben gebruikt. Lukt dat niet, dan is de inrichting of de discipline bij het invoeren van nummers nog niet op orde.

Volgende stappen

Addverk bouwt eigen apps voor Business Central, maar die staan nog niet op Microsoft AppSource. Op de appspagina kun je zien waar we aan werken. Wil je hulp bij de inrichting in standaard-BC, schrijf ons dan.