Wat bepaalt de prijs van een Business Central-implementatie?

Offertes voor een Business Central-implementatie kunnen ver uiteenlopen zonder dat een ervan fout is. Het verschil zit meestal in wat erbij hoort. Dit artikel loopt de factoren door die doorgaans de prijs bepalen, zodat u uw behoefte kunt beschrijven en offertes gelijk kunt vergelijken. Er staan geen bedragen in het artikel, want die hangen af van uw opdracht. Het geldt ongeacht welke partner u kiest.

Omvang en modules

Hoe meer gebieden in gebruik moeten worden genomen, hoe meer er moet worden ingericht, getraind en getest. Alleen financiën is een kleinere opdracht dan financiën, inkoop, magazijn, verkoop en productie samen. Schrijf op welke processen u in de eerste fase wilt en welke kunnen wachten.

Het aantal bedrijven, valuta en landen kan het werk ook beïnvloeden, omdat de inrichting voor elk moet worden gemaakt en getest.

Bepaal wat bij de start nodig is. Een kleinere omvang in eerste instantie geeft een snellere start en een lagere startprijs, maar kan later extra werk opleveren. Vraag de partner wat zij zouden aanraden om mee te beginnen en waarom.

Vraag ook hoe de partner van plan is te beginnen: eerst een korte verkenning of direct aan de slag. Een verkenning kost geld, maar kan de rest van de offerte nauwkeuriger maken.

Gegevens uit uw oude systeem

Gegevensoverdracht wordt vaak onderschat. Hoeveel klanten, leveranciers, artikelen en openstaande posten moeten mee? Hoe schoon zijn de gegevens? De kwaliteit van uw gegevens bepaalt hoeveel opruimwerk er is.

Spreek af of u de gegevens zelf opschoont of dat de partner dat doet, en welke historische gegevens moeten worden overgedragen. Minder gegevens zijn goedkoper te verplaatsen.

Bepaal vroeg wie de gegevens bezit en wie ze goedkeurt. Onderschat niet de tijd die uw eigen mensen nodig hebben om te controleren of de cijfers kloppen.

Koppelingen en aanpassingen

Elke verbinding met een ander systeem, bijvoorbeeld webshop, magazijn, bank of salarissysteem, heeft een prijs om te bouwen en om te onderhouden. Beschrijf voor elke verbinding wat er moet worden verplaatst, hoe vaak en in welke richting. Vraag of er een kant-en-klare app of standaardverbinding bestaat.

Aanpassingen voegen zowel bouwprijs als onderhoud toe. Zie het artikel over aanpassing of standaard. Rapporten en documentlay-outs die niet in de standaard zitten, kunnen ook een post zijn.

Het is ook goed uit te zoeken wie een koppeling daarna bezit en wie haar herstelt als het andere systeem verandert. Dat geldt zowel voor de eigen verbindingen van Microsoft als voor de speciaal gebouwde.

Wat de prijs verder beïnvloedt

Controleer hoeveel van het werk bij uzelf kan worden uitgevoerd. Veel bedrijven kunnen bijdragen aan het opschonen van gegevens, testen en het trainen van eigen collega's en zo het prijsbeeld veranderen.

Training: hoeveel gebruikers en in welke vorm
Projectleiding en uw eigen tijd om deel te nemen
Testen en goedkeuren bij u
Opstartondersteuning na go-live
Documentatie die u daarna kunt gebruiken
Apps uit AppSource en hun licenties

Zo krijgt u vergelijkbare offertes

Schrijf een korte eisenbeschrijving voor iedereen die een offerte moet geven: processen, modules, aantal gebruikers, bedrijven, gegevens, koppelingen en wensen voor aanpassingen. Vraag om offertes die aangeven wat erbij hoort en wat niet. Vraag of de prijs vast is of een schatting en wat een wijziging kost. Zie het artikel over vaste prijs of uurtarief.

Vraag ook wat niet in de offerte zit. Daar groeit de rekening vaak: training, gegevensopschoning, testen en support na go-live.

Bij Addverk

Wilt u weten wat wij aanbieden, schrijf ons dan. Gebruik de punten hierboven wanneer u ons en anderen om een offerte vraagt.