Configuratiepakketten en RapidStart

Configuratiepakketten, ook wel RapidStart genoemd, worden gebruikt om instellingen en stamgegevens tussen bedrijven in Business Central over te zetten zonder alles in te typen. Ze besparen tijd, maar zijn ook een bron van fouten als ze verkeerd worden gebruikt. Het artikel legt uit wat ze kunnen, wanneer ze passen en welke typische fouten u kunt voorkomen. Het is geschreven voor wie ze in een project moet gebruiken.

Wat een configuratiepakket is

Een configuratiepakket is een verzameling tabellen en velden met gegevens die u uit het ene bedrijf kunt exporteren en in een ander kunt importeren. Het kan ook worden gebruikt om gegevens uit Excel in te lezen, waarbij u een pakket invult en toepast. Het configuratiewerkblad (Configuration Worksheet) geeft een overzicht van tabellen, aantal records en fouten.

Microsoft Learn laat zien dat Business Central standaardpakketten bevat voor instellingen en stamgegevens, die u als uitgangspunt kunt gebruiken.

Wanneer ze passen en een veilig proces

Microsoft Learn schrijft dat RapidStart-configuratiepakketten alleen moeten worden gebruikt wanneer u een bedrijf voor het eerst inricht. Ze zijn niet bedoeld voor bedrijven die al in productie zijn.

Ze passen bij nieuwe bedrijven, nieuwe landen en sandbox-omgevingen waar u dezelfde instellingen wilt als in een ander bedrijf. Voor lopende wijzigingen in een productiebedrijf is handmatige correctie of een journaal veiliger. Moet u een inrichting meerdere keren herhalen, bijvoorbeeld voor meerdere dochtermaatschappijen, dan is een pakket geschikt, omdat u elke keer hetzelfde resultaat krijgt.

Gebruik een vaste volgorde, zodat u het proces kunt herhalen.

Maak het pakket aan en kies alleen de tabellen die u nodig hebt.
Exporteer gegevens uit het bronbedrijf of vul het pakket in Excel in.
Importeer het pakket eerst in een sandbox-bedrijf.
Loop de fouten per pakket door en corrigeer de bron.
Pas het pakket toe en controleer of de gegevens kloppen.
Herhaal in productie als de test schoon is.

Typische fouten

De meest voorkomende fout is een verkeerde volgorde. Tabellen zijn van elkaar afhankelijk, dus een klant kan niet worden ingelezen voordat de betalingsvoorwaarden ervan bestaan. Stel de volgorde in via de verwerkingsvolgorde op de tabellen.

Een andere fout is verschillende inrichting tussen de bedrijven. Microsoft Learn schrijft dat de databases bij export en import dezelfde tabel- en veldstructuur moeten hebben. Validatiefouten ontstaan wanneer veldwaarden niet passen bij de inrichting, bijvoorbeeld een onbekende boekingsgroep.

De derde fout zijn ontbrekende machtigingen. De gebruiker die exporteert, moet directe leesmachtiging hebben, en de gebruiker die importeert, moet directe machtigingen voor invoegen en wijzigen hebben.

Fouten en overzicht

Na de import kunt u de fouten per pakket openen, filteren op foutmelding, veld of tabel en de lijst naar Excel exporteren. Gebruik de lijst als werklijst. Corrigeer in de bron, niet in het pakket, als u het opnieuw moet gebruiken.

Er is ook telemetrie voor de levenscyclus van configuratiepakketten, als u Application Insights hebt ingesteld.

Gebruik bij migratie en traceerbaarheid

Configuratiepakketten kunnen ook worden gebruikt om stamgegevens uit Excel in te lezen. U exporteert het pakket met lege tabellen naar Excel, vult het blad in en importeert het weer. Dat is een eenvoudige methode voor klanten, leveranciers, artikelen en rekeningschema.

Voor openingsposten en balansen gebruikt men doorgaans journalen na het inlezen van de stamgegevens, niet het pakket zelf.

Als telemetrie is ingesteld, kunt u zien wanneer pakketten zijn geëxporteerd, geïmporteerd, toegepast en verwijderd. Dat kan helpen als iets twee keer is ingelezen of als een pakket is gewijzigd zonder dat iemand weet waarom. Bewaar ook kopieën van de pakketten als documentatie van de inrichting.

Volgende stap

Addverk is een nieuw Business Central-bedrijf. Wilt u het bouwen en testen van configuratiepakketten met ons bespreken, schrijf ons dan.