Van Business Central-partner wisselen, stap voor stap

Een partnerwissel in Business Central is meer een project dan een opzegging. Licenties, toegang tot uw omgeving, documentatie en de afspraak met de oude partner moeten op elkaar aansluiten. Gaat de volgorde mis, dan staat u zonder support of raakt u het overzicht kwijt van wat er is gebouwd. Dit artikel geeft een volgorde die u kunt aanhouden, en de vragen die u zowel de nieuwe als de huidige partner moet stellen.

Begin met in kaart brengen wat u heeft

Voordat u iemand benadert, moet u weten wat de wissel omvat. Noteer wie uw licenties verkoopt, welke omgevingen u heeft, welke apps zijn geïnstalleerd en of er aanpassingen speciaal voor u zijn gebouwd. Controleer ook in uw huidige overeenkomst de opzegtermijn en de bindingsperiode.

Vraag uw interne beheerder na te gaan welke partners toegang hebben tot uw omgeving. In het Business Central admin center kan een interne globale beheerder de partnertoegang per omgeving bekijken en beheren.

Licenties: wie verkoopt ze en wanneer worden ze verlengd
Omgevingen: productie en sandboxen
Apps: uit AppSource en eigen extensies
Koppelingen en geplande taken
Bindingsperiode en opzegtermijn van de overeenkomst

Maak afspraken over de overdracht van licenties

De licenties staan als abonnement bij een Microsoft-reseller in het CSP-programma. De overstap naar een andere reseller is een aparte handeling die niet vanzelf gebeurt doordat u van adviseur wisselt. Vraag de nieuwe partner hoe zij het abonnement overnemen en of dat zonder onderbreking van de toegang voor uw gebruikers gebeurt. Laat het antwoord schriftelijk vastleggen.

Zeg licenties pas op nadat de nieuwe partner de overname heeft bevestigd. Dat is een veelgemaakte fout die tot stilstand leidt.

Controleer ook of er apps zijn waarvan de licentie bij de uitgever van de app is gekocht en niet bij uw reseller.

Vraag ook of de prijzen bij de overdracht veranderen en wanneer de eerste factuur van de nieuwe reseller komt. Vergelijk met uw huidige voorwaarden, zodat u ziet of iets duurder of goedkoper is geworden.

Geef de nieuwe partner toegang en sluit de oude af

Microsoft beschrijft dat een partner toegang krijgt tot uw omgevingen via een gedelegeerde beheerrelatie (GDAP) die u als klant goedkeurt. De nieuwe partner stuurt u een link die een globale beheerder bij u accepteert. Is dat geregeld, dan kunt u de toegang per omgeving beperken met de instelling Partner access.

Wanneer de oude partner klaar is, moet de toegang van die partner worden verwijderd. Microsoft Learn schrijft dat u daarna instellingen moet opruimen die de vorige partner in het admin center heeft aangemaakt. Spreek een datum af waarop dat gebeurt en laat het schriftelijk bevestigen.

Neem de documentatie mee

Vraag om installatiedocumentatie, beschrijvingen van aanpassingen, een lijst van koppelingen en inloggegevens voor diensten van derden die de partner voor u heeft aangemaakt. Als u een extensie heeft laten bouwen, moet u weten wie de broncode heeft en of u die mag krijgen. Dat hoort in de oorspronkelijke overeenkomst te staan. Zie ook het artikel over documentatie bij een partnerwissel.

Zeg op en laat de partijen overlappen

Plan een korte overlap waarin beide partners vragen kunnen beantwoorden. Zeg de oude overeenkomst pas op wanneer de nieuwe partner de eerste meldingen heeft opgelost. Controleer ook of de opzegging schriftelijk en op een bepaalde datum moet gebeuren.

Sluit af met het testen van de belangrijkste processen: boeken, facturen, voorraadmutaties en geplande taken in de Job Queue. Controleer of gebruikers kunnen inloggen en of de rechten kloppen.

Maak een korte lijst van wie bij u met wie praat, zodat beide partners weten wie ze moeten benaderen. Zo valt de verantwoordelijkheid in de overgangsperiode niet tussen twee stoelen.

Hulp van Addverk

Wilt u een nieuwe partner voor support, schrijf ons dan, dan vertellen wij hoe wij werken. Vergelijk altijd met minstens één andere offerte en stel dezelfde vragen aan iedereen.