De btw-aangifte controleren voordat u indient

Een btw-aangifte die verkeerd wordt ingediend, kan duur zijn om te corrigeren. BC heeft meerdere rapporten waarmee u btw-posten kunt afstemmen met grootboekrekeningen vóór de indiening, maar ze moeten worden gecombineerd met een vaste routine. Hier staat wat Microsoft Learn beschrijft en een checklist voor de laatste dagen van de periode. Het is een praktische checklist. Ze is geschreven voor boekhouders en financieel verantwoordelijken die de aangifte zelf indienen.

Rapporten die vergelijken

Microsoft Learn beschrijft het rapport G/L - VAT Reconciliation als een vergelijking van btw-boekingen op de grootboekrekeningen met de onderliggende btw-posten. Het kan tijdens de btw-periode worden gebruikt om te controleren of de geboekte btw-posten overeenkomen met de btw-bedragen in het grootboek. U kunt filteren op boekingsdatum en btw-periode.

Voor Denemarken bestaat een aparte handleiding voor het afdrukken van btw-afstemmingsrapporten. Raadpleeg die als u de Deense lokalisatie gebruikt.

Het btw-overzicht als controle

Learn raadt een opzet aan waarin het btw-overzicht (VAT Statement) twee secties heeft. De eerste telt op naar btw-posten. De tweede telt op naar rekeningen. Zo kunt u het bedrag uit de btw-posten direct in het overzicht met de grootboekrekeningen vergelijken. Dat geeft een afstemming die u elke periode kunt herhalen en die verschillen blootlegt.

Het overzicht zelf en de afrekening

Wanneer de btw-aangifte als goedgekeurd is gemarkeerd, kunt u Calc. and Post VAT Settlement uitvoeren. De batchjob sluit openstaande btw-posten af en draagt voorbelasting en verschuldigde btw over naar de afrekenrekening. Dat is een boeking die lastig terug te draaien kan zijn. Voer de controles daarom vooraf uit, niet erna.

De documentatie beschrijft geen samenhangende plausibiliteitscontrole die waarschuwt als cijfers buiten het verwachte vallen. Dat is een routine die u zelf moet maken.

Checklist vóór indiening

Zijn alle facturen en journalen in de periode geboekt? Controleer openstaande verkoop- en inkoopdocumenten.
Komt de som van de btw-posten overeen met de grootboekrekeningen in het rekeningschema? Gebruik het afstemmingsrapport.
Zijn er posten met een verkeerde btw-boekingsgroep? Controleer btw-posten met onverwachte combinaties.
Zijn EU-verkopen en EU-inkopen meegenomen? Vergelijk met de EC Sales List.
Hoe ziet het cijfer eruit vergeleken met de vorige periode? Grote schommelingen moeten worden verklaard.
Is de periode geblokkeerd wanneer de aangifte is ingediend?

Regels en termijnen

Regels en termijnen voor indiening hangen af van het land en van de btw-periode van het bedrijf. Controleer daarom zelf bij de betreffende autoriteit hoe de regels zijn op het moment dat u indient. Het artikel is geschreven in oktober 2026 en is geen juridisch advies.

Wie doet wat

Verdeel de controles. De boekhouder stemt btw-posten en rekeningen af. Een collega kijkt naar onverwachte schommelingen en controleert de EU-posten. De financieel verantwoordelijke keurt goed voordat de btw-afrekening wordt geboekt. Schrijf de routine op en gebruik hem elke periode. Dan hangt het er niet van af wie er tijd heeft en kan de accountant zien hoe de aangifte is gecontroleerd.

Plan ook tijd in voor de controle. Laat de afstemming een paar dagen vóór de deadline plaatsvinden en niet op de laatste dag, zodat er tijd is om een fout te herstellen voordat de aangifte wordt ingediend. Bewaar de afstemmingsrapporten als pdf met periode en datum, zodat ze bij een latere controle kunnen worden getoond.

Als meerdere personen btw boeken, spreek dan een vaste laatste boekdag in de periode af en houd de periode zo kort mogelijk open na afloop.

Wat standaard niet doet

Standaard-BC toont niet automatisch of de cijfers in een periode lijken op eerdere periodes, of dat een afzonderlijke factuur een ongebruikelijke btw-code heeft. Dat betekent dat de plausibiliteitscontrole iets is wat u zelf moet doen met afstemmingsrapporten, het btw-overzicht en vergelijking met de vorige periode. Maak daarom een vaste checklist en laat die als documentatie bij de btw-aangifte liggen.

Het idee op onze lijst

Het idee VAT Return Check gaat over het controleren van de btw-aangifte op posten, geblokkeerde perioden en afwijkingen voordat u indient. Bij Addverk verzamelen we ideeën voor kleine apps die zulke gaten kunnen dichten. Het zijn ideeën die we overwegen en niets wat u nu kunt downloaden of kopen. De lijst met de 30 ideeën vindt u op de pagina In ontwikkeling, en daar ziet u welke lijken op wat u zelf mist.