Afschrijving van vaste activa

Afschrijvingen moeten elke periode worden geboekt en het is makkelijk om activa te vergeten die halverwege het jaar zijn gekocht. Business Central kan afschrijvingen voor alle vaste activa in één run berekenen en in een dagboek zetten dat u kunt controleren voor het boeken. Hier staat het traject van afschrijvingsboek tot geboekte afschrijving, met de velden en functies die u moet kennen. Percentages en methoden moeten met de accountant worden bevestigd.

Afschrijvingsboeken en methoden

Elk vast activum heeft een afschrijvingsboek (depreciation book) en daar kiest u de afschrijvingsmethode. Learn beschrijft onder meer lineaire afschrijving, degressieve afschrijving en handmatige afschrijving. U kunt meerdere boeken hebben, bijvoorbeeld een voor de jaarrekening en een voor de belasting, met verschillende methoden.

De berekening gebeurt volgens een standaardjaar van 360 dagen en een standaardmaand van 30 dagen. Dat betekent dat u de afschrijving voor elke periode kunt berekenen, ook per maand of per kwartaal.

Maakt u een nieuw vast activum aan, dan moet het afschrijvingsboek worden ingevuld met methode, startdatum en levensduur voordat de run iets kan berekenen. Ontbreken die gegevens, dan krijgt het activum geen afschrijving.

Afschrijvingen berekenen

De run Calculate Depreciation kunt u elke maand of naar behoefte draaien. Hij slaat activa over die zijn verkocht, geblokkeerd of inactief zijn, en activa met een handmatige methode. Stap voor stap:

Lees het dagboek door voordat u boekt. Controleer vooral activa die in de periode zijn gekocht of verkocht, en activa met handmatige wijzigingen. Geblokkeerde activa worden bewust overgeslagen.

Zoek naar Calculate Depreciation en vul de velden op de aanvraagpagina in.
De run maakt regels aan in het grootboekdagboek voor vaste activa (Fixed Asset G/L Journal).
Open het dagboek, controleer het aantal afschrijvingsdagen op de regels en kies Post.

Boekingsgroepen voor vaste activa

De rekeningen worden bepaald door de vastenactivaboekingsgroepen (FA Posting Groups), waarin u rekeningen opgeeft voor afschrijvingskosten, cumulatieve afschrijvingen, aanschaf, winst en verlies. Als meerdere afdelingen een activum gebruiken, kunt u de afschrijving verdelen volgens een zelfgedefinieerde verdeelsleutel of de dimensie op de dagboekregel kiezen.

De rekeningen kiest u niet per run. Wijzigingen in de vastenactivaboekingsgroepen gelden voor alle activa die de groep gebruiken, dus pas ze met zorg aan en loop daarna de boekingen door.

Slotboekwaarde

Op de pagina FA Depreciation Books kunt u een slotboekwaarde (Ending Book Value) opgeven die het activum moet hebben wanneer het volledig is afgeschreven. Is de boekwaarde na de laatste afschrijving nul, dan wordt de laatste afschrijving met het bedrag verlaagd. Is de waarde groter dan nul door afronding of restwaarde, dan wordt het veld genegeerd. Learn legt de details uit in het gedeelte over restwaarde.

Moet u het activaregister afstemmen op het grootboek, vergelijk dan de boekwaarde in de rapporten voor vaste activa met het saldo op de rekeningen voor activa en afschrijvingen. Afwijkingen komen vaak door directe boekingen op de grootboekrekeningen.

Fouten herstellen

Zijn er verkeerde afschrijvingen geboekt, dan kunt u ze annuleren met de run Cancel FA Ledger Entries en daarna Calculate Depreciation opnieuw draaien. De correcties worden geboekt als foutposten. Voor algemene prijswijzigingen is er de run Index Fixed Assets, die afschrijvingsbedragen opnieuw berekent.

U kunt afschrijving ook handmatig boeken in het grootboekdagboek voor vaste activa door Depreciation als boekingstype te kiezen en Insert FA Bal. Account te gebruiken om de tegenrekening te krijgen.

Is er een afschrijving op een verkeerd activum geboekt, annuleer dan de post in plaats van met de hand een tegenboeking te maken. Zo blijft het spoor in de activaposten bewaard.

Regels en ritme

Welke methoden en percentages u mag gebruiken voor de jaarrekening en de belasting, volgt uit de lokale regels. Hetzelfde geldt voor grenzen voor kleine activa. Bevestig uw keuzes met de accountant en stel ze daarna in de afschrijvingsboeken in. Neem de run op in de maandafsluiting, zodat de afschrijvingen zijn geboekt voordat u de periode sluit.

Activa die worden afgekeurd of verkocht, boekt u af met het activadagboek, zodat winst of verlies volgens de vastenactivaboekingsgroep wordt geboekt. Doe dat vóór de volgende afschrijvingsrun.