Se till att få med dokumentationen när ni byter partner

Vid ett partnerbyte är det sällan själva systemet som är problemet, utan det som bara den gamla partnern vet. Varför har en viss konfiguration valts? Vem har källkoden till er anpassning? Vilka integrationer körs? Artikeln ger en checklista över dokumentation ni bör be om och förklarar varför det är klokt att ställa kravet innan ni säger upp. Den är skriven för dem som ska ställa kraven, inte för utvecklare.

Anpassningar och tillägg

Ert Business Central kan innehålla anpassningar i form av per-tenant extensions som är byggda särskilt för er, och appar från Microsoft AppSource. Microsoft Learn beskriver att anpassningar levereras som .app-paket.

Fråga vem som har källkoden till era tillägg och om ni har rätt till den. Det beror på avtalet. Om ni inte har källkoden kan en ny partner få svårt att rätta eller uppgradera. Be om en lista över alla installerade tillägg och appar med namn, utgivare och version.

Be också om testbeskrivningar om de finns. En anpassning utan test är svår att uppdatera, eftersom ingen vet vad som ska fungera efteråt.

Det ni bör be om

Allt finns inte nedskrivet. Be då om en genomgång med den gamla partnern där den nya partnern ställer frågor. Den kan spelas in om båda parter är införstådda. Ett samtal på en timme kan klargöra vad som annars skulle ta dagar att upptäcka.

Översikt över anpassningar med en kort beskrivning av syfte och funktion
Källkod och åtkomst till repository eller en export, om ni har rätt till det
Konfigurationsdokumentation: nummerserier, bokföringsinställningar, dimensioner, arbetsflöden
Lista över integrationer, vad de gör och vem som äger nycklar och anslutningar
Schemalagda körningar i Job Queue och deras syfte
Roll- och behörighetskonfiguration, inklusive behörighetsuppsättningar
Rapportlayouter och anpassade dokument
Lista över öppna ärenden och kända fel

Integrationer och åtkomstnycklar

Integrationer till webbshop, lager, bank eller andra system har ofta skapats av partnern. Fråga vilka konton och nycklar de använder och vem som står som ägare. Om det är partnerns konto måste ägandet överföras eller ett nytt skapas.

Microsoft Learn skriver att en delegerad administratör inte kan köra schemalagda uppgifter i Job Queue, men att de kan skapas och göras klara så att en licensierad användare startar dem. Det är därför värt att veta vem som äger jobben.

Be om en översikt över vilka tredjepartsabonnemang och licenser som partnern har skapat å era vägnar och vem som betalar för dem.

Kom överens innan ni säger upp

Dokumentation är lättare att få medan samarbetet pågår. Be om utlämning på ett överenskommet datum och få det bekräftat skriftligt. Fråga om det finns en avgift för att sammanställa den, så att den inte kommer som en överraskning.

Kontrollera ert ursprungliga avtal. Står det något om ägande av anpassningar, dokumentation eller kod? Om inte, ta upp frågan nu.

När den nya partnern tar emot det

Låt den nya partnern gå igenom materialet innan det gamla avtalet upphör. Fråga om något saknas. Det är billigare att få svar medan båda parter fortfarande är inblandade. Se även artikeln om partnerbyte.

Gör en lista över det som saknas och kom överens om ett datum då den gamla partnern levererar det. Spara allt samlat på ett ställe som ni själva har åtkomst till och inte bara hos en partner.

Hos Addverk

Ställ kravet på dokumentation till alla, också till oss, när ett samarbete startar. Skriv gärna till oss om ni har frågor.