Neem de documentatie mee wanneer u van partner wisselt

Bij een partnerwissel is zelden het systeem zelf het probleem, maar wat alleen de oude partner weet. Waarom is een bepaalde inrichting gekozen? Wie heeft de broncode van uw aanpassing? Welke koppelingen draaien er? Dit artikel geeft een checklist van documentatie waar u om moet vragen en legt uit waarom het verstandig is die eis te stellen voordat u opzegt. Het is geschreven voor wie de eisen moet stellen, niet voor ontwikkelaars.

Aanpassingen en extensies

Uw Business Central kan aanpassingen bevatten in de vorm van per-tenant extensions die speciaal voor u zijn gebouwd, en apps uit Microsoft AppSource. Microsoft Learn beschrijft dat aanpassingen worden geleverd als .app-pakketten.

Vraag wie de broncode van uw extensies heeft en of u er recht op heeft. Dat hangt af van de overeenkomst. Heeft u de broncode niet, dan kan een nieuwe partner moeite hebben met herstellen of upgraden. Vraag om een lijst van alle geïnstalleerde extensies en apps met naam, uitgever en versie.

Vraag ook om testbeschrijvingen, als die er zijn. Een aanpassing zonder test is moeilijk bij te werken, omdat niemand weet wat daarna moet werken.

Waar u om moet vragen

Niet alles staat op papier. Vraag dan om een doorloop met de oude partner, waarbij de nieuwe partner vragen stelt. Dat kan worden opgenomen als beide partijen het ermee eens zijn. Een uur gesprek kan ophelderen wat anders dagen kost om te ontdekken.

Overzicht van aanpassingen met een korte beschrijving van doel en functie
Broncode en toegang tot de repository of een export, als u daar recht op heeft
Inrichtingsdocumentatie: nummerreeksen, boekingsinrichting, dimensies, werkstromen
Lijst van koppelingen, wat ze doen en wie de sleutels en verbindingen bezit
Geplande taken in de Job Queue en hun doel
Inrichting van rollen en rechten, inclusief machtigingensets
Rapportlay-outs en aangepaste documenten
Lijst van openstaande meldingen en bekende fouten

Koppelingen en toegangssleutels

Koppelingen met webshop, magazijn, bank of andere systemen zijn vaak door de partner aangemaakt. Vraag welke accounts en sleutels ze gebruiken en wie als eigenaar staat. Is het een account van de partner, dan moet het eigendom worden overgedragen of moet er een nieuw account komen.

Microsoft Learn schrijft dat een gedelegeerde beheerder geen geplande taken in de Job Queue kan uitvoeren, maar dat ze wel kunnen worden aangemaakt en klaargezet, zodat een gebruiker met een licentie ze start. Het is dus de moeite waard te weten wie de taken bezit.

Vraag om een overzicht van welke abonnementen en licenties van derden de partner namens u heeft aangemaakt en wie ervoor betaalt.

Spreek het af voordat u opzegt

Documentatie is makkelijker te krijgen zolang de samenwerking loopt. Vraag om de overdracht op een afgesproken datum en laat die schriftelijk bevestigen. Vraag of er kosten zijn voor het samenstellen ervan, zodat het geen verrassing wordt.

Controleer uw oorspronkelijke overeenkomst. Staat er iets over eigendom van aanpassingen, documentatie of code? Zo niet, breng de vraag dan nu ter sprake.

Wanneer de nieuwe partner het ontvangt

Laat de nieuwe partner het materiaal doornemen voordat de oude overeenkomst eindigt. Vraag of er iets ontbreekt. Het is goedkoper antwoorden te krijgen zolang beide partijen nog betrokken zijn. Zie ook het artikel over van partner wisselen.

Maak een lijst van wat ontbreekt en spreek een datum af waarop de oude partner het levert. Bewaar alles bij elkaar op een plek waar u zelf toegang toe heeft, en niet alleen bij een partner.

Bij Addverk

Wilt u informatie over support, schrijf ons dan. Stel de eis van documentatie aan iedereen, ook aan ons, bij de start van een samenwerking.