Få med dokumentasjonen når dere bytter partner
Ved et partnerbytte er det sjelden selve systemet som er problemet, men det som bare den gamle partneren vet. Hvorfor er et bestemt oppsett valgt? Hvem har kildekoden til tilpasningen deres? Hvilke integrasjoner kjører? Artikkelen gir en sjekkliste over dokumentasjon dere bør be om, og forklarer hvorfor det er lurt å stille kravet før dere sier opp. Den er skrevet til dem som skal stille kravene, ikke til utviklere.
Tilpasninger og utvidelser
Business Central hos dere kan inneholde tilpasninger i form av per-tenant extensions som er bygget spesielt for dere, og apper fra Microsoft AppSource. Microsoft Learn beskriver at tilpasninger leveres som .app-pakker.
Spør hvem som har kildekoden til utvidelsene deres, og om dere har rett til den. Det avhenger av avtalen. Hvis dere ikke har kildekoden, kan en ny partner få det vanskelig å rette eller oppgradere. Be om en liste over alle installerte utvidelser og apper med navn, utgiver og versjon.
Be også om testbeskrivelser hvis de finnes. En tilpasning uten test er vanskelig å oppdatere, fordi ingen vet hva som skal virke etterpå.
Det dere bør be om
Ikke alt finnes skrevet ned. Be da om en gjennomgang med den gamle partneren der den nye partneren stiller spørsmål. Det kan tas opp hvis begge parter er innforstått med det. En times samtale kan avklare det som ellers ville tatt dager å oppdage.
- Oversikt over tilpasninger med en kort beskrivelse av formål og funksjon
- Kildekode og tilgang til repository eller en eksport, hvis dere har rett til det
- Oppsettdokumentasjon: nummerserier, bokføringsoppsett, dimensjoner, arbeidsflyter
- Liste over integrasjoner, hva de gjør, og hvem som eier nøkler og forbindelser
- Planlagte kjøringer i Job Queue og formålet med dem
- Rolle- og rettighetsoppsett, herunder permission sets
- Rapportlayouter og tilpassede dokumenter
- Liste over åpne saker og kjente feil
Integrasjoner og tilgangsnøkler
Integrasjoner mot nettbutikk, lager, bank eller andre systemer er ofte opprettet av partneren. Spør hvilke kontoer og nøkler de bruker, og hvem som står som eier. Hvis det er partnerens konto, må eierskapet overføres, eller en ny må opprettes.
Microsoft Learn skriver at en delegert administrator ikke kan kjøre planlagte oppgaver i Job Queue, men at de kan opprettes og settes klare slik at en lisensiert bruker starter dem. Det er derfor verdt å vite hvem som eier jobbene.
Be om en oversikt over hvilke tredjepartsabonnementer og lisenser partneren har opprettet på vegne av dere, og hvem som betaler for dem.
Avtal det før dere sier opp
Dokumentasjon er lettere å få mens samarbeidet pågår. Be om utlevering på en avtalt dato, og få den bekreftet skriftlig. Spør om det er et gebyr for å samle den, slik at det ikke kommer som en overraskelse.
Sjekk den opprinnelige avtalen deres. Står det noe om eierskap til tilpasninger, dokumentasjon eller kode? Hvis ikke, så ta opp spørsmålet nå.
Når den nye partneren mottar det
La den nye partneren gå gjennom materialet før den gamle avtalen opphører. Spør om noe mangler. Det er billigere å få svar mens begge parter fortsatt er involvert. Se også artikkelen om bytte av partner.
Lag en liste over det som mangler, og avtal en dato for når den gamle partneren leverer det. Lagre alt samlet på ett sted dere selv har tilgang til, og ikke bare hos en partner.
Spørsmål til oss
Still kravet om dokumentasjon til alle, også til oss, ved oppstart av et samarbeid. Har dere spørsmål, kan dere skrive til oss.
Korte, konkrete e-poster om det kundene oftest spør oss om. Vi skriver når vi har noe som er verdt å lese.