Nehmen Sie die Dokumentation mit, wenn Sie den Partner wechseln

Bei einem Partnerwechsel ist selten das System selbst das Problem, sondern das, was nur der bisherige Partner weiß. Warum wurde ein bestimmtes Setup gewählt? Wer hat den Quellcode Ihrer Anpassung? Welche Integrationen laufen? Dieser Artikel liefert eine Checkliste der Dokumentation, die Sie anfordern sollten, und erklärt, warum es klug ist, diese Forderung zu stellen, bevor Sie kündigen. Er ist für diejenigen geschrieben, die die Anforderungen stellen, nicht für Entwickler.

Anpassungen und Erweiterungen

Ihr Business Central kann Anpassungen in Form von Per-Tenant Extensions enthalten, die speziell für Sie entwickelt wurden, sowie Apps aus Microsoft AppSource. Microsoft Learn beschreibt, dass Anpassungen als .app-Pakete ausgeliefert werden.

Fragen Sie, wer den Quellcode Ihrer Erweiterungen hat und ob Sie ein Recht darauf haben. Das hängt vom Vertrag ab. Wenn Sie den Quellcode nicht haben, kann es für einen neuen Partner schwierig werden, zu korrigieren oder zu aktualisieren. Fordern Sie eine Liste aller installierten Erweiterungen und Apps mit Name, Herausgeber und Version an.

Fordern Sie auch Testbeschreibungen an, falls es welche gibt. Eine Anpassung ohne Tests ist schwer zu aktualisieren, weil niemand weiß, was danach funktionieren muss.

Was Sie anfordern sollten

Nicht alles ist schriftlich festgehalten. Bitten Sie dann um eine Durchsprache mit dem bisherigen Partner, in der der neue Partner Fragen stellt. Sie kann aufgezeichnet werden, wenn beide Seiten einverstanden sind. Ein einstündiges Gespräch kann klären, was sonst Tage dauern würde, bis man es entdeckt.

Übersicht über die Anpassungen mit einer kurzen Beschreibung von Zweck und Funktion
Quellcode und Zugang zum Repository oder ein Export, falls Sie ein Recht darauf haben
Dokumentation des Setups: Nummernserien, Buchungseinrichtung, Dimensionen, Workflows
Liste der Integrationen, was sie tun und wer Schlüssel und Verbindungen besitzt
Geplante Läufe in der Jobwarteschlange und ihr Zweck
Einrichtung von Rollen und Berechtigungen, auch Berechtigungssätze
Berichtslayouts und angepasste Dokumente
Liste offener Fälle und bekannter Fehler

Integrationen und Zugangsschlüssel

Integrationen zu Webshop, Lager, Bank oder anderen Systemen wurden oft vom Partner angelegt. Fragen Sie, welche Konten und Schlüssel sie nutzen und wer als Inhaber eingetragen ist. Handelt es sich um das Konto des Partners, muss die Inhaberschaft übertragen oder ein neues Konto angelegt werden.

Microsoft Learn schreibt, dass ein delegierter Administrator keine geplanten Aufgaben in der Jobwarteschlange ausführen kann, sie aber anlegen und bereitstellen kann, sodass ein lizenzierter Benutzer sie startet. Deshalb lohnt es sich zu wissen, wem die Jobs gehören.

Fordern Sie eine Übersicht darüber an, welche Drittanbieter-Abonnements und -Lizenzen der Partner in Ihrem Namen angelegt hat und wer sie bezahlt.

Vereinbaren Sie es, bevor Sie kündigen

Dokumentation ist leichter zu bekommen, solange die Zusammenarbeit läuft. Bitten Sie um die Herausgabe zu einem vereinbarten Datum und lassen Sie sich diese schriftlich bestätigen. Fragen Sie, ob für das Zusammenstellen eine Gebühr anfällt, damit sie keine Überraschung wird.

Prüfen Sie Ihren ursprünglichen Vertrag. Steht dort etwas zum Eigentum an Anpassungen, Dokumentation oder Code? Wenn nicht, sprechen Sie die Frage jetzt an.

Wenn der neue Partner es erhält

Lassen Sie den neuen Partner das Material durchgehen, bevor der alte Vertrag endet. Fragen Sie, ob etwas fehlt. Es ist günstiger, Antworten zu bekommen, solange beide Seiten noch beteiligt sind. Lesen Sie dazu auch den Artikel über den Partnerwechsel.

Erstellen Sie eine Liste dessen, was fehlt, und vereinbaren Sie ein Datum, bis zu dem der bisherige Partner es liefert. Bewahren Sie alles gesammelt an einem Ort auf, auf den Sie selbst Zugriff haben und nicht nur ein Partner.

Bei Addverk

Wenn Sie Fragen zum Support haben, schreiben Sie uns. Stellen Sie die Forderung nach Dokumentation zu Beginn einer Zusammenarbeit an alle, auch an uns.