Få dokumentationen med, når I skifter partner

Ved et partnerskifte er det sjældent selve systemet, der er problemet, men det, som kun den gamle partner ved. Hvorfor er en bestemt opsætning valgt? Hvem har kildekoden til jeres tilpasning? Hvilke integrationer kører? Artiklen giver en tjekliste over dokumentation, I bør bede om, og forklarer, hvorfor det er klogt at stille kravet, før I siger op. Den er skrevet til dem, der skal stille kravene, ikke til udviklere.

Tilpasninger og udvidelser

Jeres Business Central kan indeholde tilpasninger i form af per-tenant extensions, som er bygget specielt til jer, og apps fra Microsoft AppSource. Microsoft Learn beskriver, at tilpasninger leveres som .app-pakker.

Spørg, hvem der har kildekoden til jeres udvidelser, og om I har ret til den. Det afhænger af aftalen. Hvis I ikke har kildekoden, kan en ny partner få svært ved at rette eller opgradere. Bed om en liste over alle installerede udvidelser og apps med navn, udgiver og version.

Bed også om testbeskrivelser, hvis de findes. En tilpasning uden test er svær at opdatere, fordi ingen ved, hvad der skal virke bagefter.

Det, I bør bede om

Ikke alt findes skrevet ned. Bed da om en gennemgang med den gamle partner, hvor den nye partner stiller spørgsmål. Det kan optages, hvis begge parter er indforstået. En times samtale kan afklare, hvad der ellers ville tage dage at opdage.

Oversigt over tilpasninger med en kort beskrivelse af formål og funktion
Kildekode og adgang til repository eller en eksport, hvis I har ret til det
Opsætningsdokumentation: nummerserier, bogføringsopsætning, dimensioner, arbejdsgange
Liste over integrationer, hvad de gør, og hvem der ejer nøgler og forbindelser
Planlagte kørsler i jobkøen og deres formål
Rolle- og rettighedsopsætning, herunder tilladelsessæt
Rapportlayouts og tilpassede dokumenter
Liste over åbne sager og kendte fejl

Integrationer og adgangsnøgler

Integrationer til webshop, lager, bank eller andre systemer er ofte oprettet af partneren. Spørg, hvilke konti og nøgler de bruger, og hvem der står som ejer. Hvis det er partnerens konto, skal ejerskabet overføres, eller en ny oprettes.

Microsoft Learn skriver, at en delegeret administrator ikke kan køre planlagte opgaver i jobkøen, men at de kan oprettes og sættes klar, så en licenseret bruger starter dem. Det er derfor værd at vide, hvem der ejer jobbene.

Bed om en oversigt over, hvilke tredjepartsabonnementer og licenser der er oprettet af partneren på jeres vegne, og hvem der betaler for dem.

Aftal det, før I opsiger

Dokumentation er lettere at få, mens samarbejdet kører. Bed om udleveringen på en aftalt dato, og få den bekræftet skriftligt. Spørg, om der er et gebyr for at samle den, så det ikke kommer som en overraskelse.

Tjek jeres oprindelige aftale. Står der noget om ejerskab af tilpasninger, dokumentation eller kode? Hvis ikke, så rejs spørgsmålet nu.

Når den nye partner modtager det

Lad den nye partner gennemgå materialet, før den gamle aftale ophører. Spørg, om noget mangler. Det er billigere at få svar, mens begge parter stadig er involveret. Se også artiklen om skift af partner.

Lav en liste over det, der mangler, og aftal en dato for, hvornår den gamle partner leverer det. Gem alt samlet et sted, I selv har adgang til, og ikke kun hos en partner.

Hos Addverk

Information om support finder I på siden om ydelser og priser. Stil kravet om dokumentation til alle, også til os, ved start af et samarbejde.