Kopiera ett företag utan att testmiljön skickar mejl

Du kopierar företaget för att testa. Sedan börjar jobbköer köra och mejl går ut till riktiga kunder. Artikeln skiljer mellan att kopiera ett företag och att kopiera en miljö, visar vad Microsoft Learn säger om jobbköer och e-postuppsättning i respektive fall och ger en checklista så att testdata inte hamnar hos riktiga mottagare. Du får också en checklista som kan användas efter varje kopia.

Företag eller miljö

På sidan Companies kan du kopiera ett företag. Det är en kopia i samma miljö. Du kan också kopiera en hel miljö i administrationscentret, till exempel för att skapa en sandlåda utifrån produktion. De två har olika säkerhetsåtgärder.

Microsoft Learn varnar för att man inte ska använda företagskopia som säkerhetskopia. För backup exporterar man databasen som bacpac-fil.

Vad en miljökopia gör

Vid kopiering av en miljö nämner Learn flera skydd: uppgifter i jobbkön stoppas automatiskt, agenter stängs av, utgående HTTP-anrop från tillägg blockeras och en rad integrationsinställningar sätts till inaktiverade. E-postkonton av typerna Microsoft 365 och Current User tas bort och SMTP-serveruppgifter tas bort. Du kan se de stoppade uppgifterna på sidan Scheduled Tasks och själv välja vilka som ska köra igen.

Vad en företagskopia gör

Här är Learn mer kortfattat. Där står att lösenordet till ett SMTP-konto inte följer med och att Dataverse- och försäljningsintegration rensas: anslutningsinställningar, integrationsposter, synkroniseringsjobb och synkroniseringsfel.

Vi hittade ingen beskrivning av att jobbkörningsposter stoppas vid företagskopia eller hur e-postuppsättning och scenarier hanteras utöver SMTP-lösenordet. Anta därför inte att det sker. Kontrollera själva.

Det är framför allt e-post och jobbkö som gör ont om man glömmer dem. Dataverse och försäljning är mer skyddade, eftersom Learn beskriver att de rensas.

Checklista efter en kopia

Ge ansvaret för checklistan till en person, så att den används varje gång.

Öppna jobbkörningsposterna och sätt allt som inte ska köra på vänt. Meddelanden från workflow skickas via jobbkön, så godkännandemejl kan nå riktiga användare.
Öppna e-postkonton och scenarier. Ta bort eller ersätt konton, så att testet inte kan skicka från en riktig postlåda.
Kontrollera sändningsprofiler och kundernas e-postadresser. Ersätt dem i testdata om det finns risk för att någon skickar dokument.
Stäng av schemalagd batchbokföring i testet.
Kontrollera integrationer och webbtjänster, som kan peka på produktionssystem.
Skriv ner det ni har gjort i en fast rutin, så att nästa kopia följer samma steg.

Varför jobbkön är den största risken

Jobbkön kör uppgifter i bakgrunden: batchbokföring, notifieringar, synkronisering och mycket mer. Om en kopia ärver aktiva jobbkörningsposter kan de börja köra utan att någon har bett om det. Learn skriver att alla meddelanden om workflowsteg skickas via jobbkön, så en kopia med aktiva godkännandeworkflows kan skicka meddelanden till riktiga användare.

Därför är första steget efter en kopia att titta på jobbkörningsposterna innan någon börjar testa.

Val av kopietyp

Om syftet är test med verkliga data är en miljökopia till en sandlåda ofta säkrare, eftersom flera saker stängs av automatiskt. Kom ihåg att en miljökopia också tar med alla företag och att personuppgifter i kopian kräver samma omsorg som i produktion. Learn skriver att man själv måste hantera åtgärder enligt dataskyddslagstiftningen i kopian.

Idén Safe Company Copy finns på vår lista över möjliga appar. Den motsvarar en idé om att sätta alla jobbköer på vänt vid kopiering av företag, som har ungefär 128 röster. Den är en idé vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa.

Om ni ofta kopierar, gör en fast rutin med namn, ansvarig och checklista. En kopia utan ägare slutar lätt som ett bortglömt testföretag med riktiga data.