Kopiér et regnskab uden at testmiljøet sender mails

Du kopierer virksomheden for at teste. Så begynder jobkøer at køre, og mails går ud til rigtige kunder. Artiklen skelner mellem at kopiere en virksomhed og at kopiere et miljø, viser, hvad Microsoft Learn siger om jobkøer og e-mailopsætning i hvert tilfælde, og giver en tjekliste, så testdata ikke ender hos rigtige modtagere. Du får også en tjekliste, der kan bruges efter hver kopi.

Virksomhed eller miljø

På siden for virksomheder kan du kopiere en virksomhed. Det er en kopi i samme miljø. Du kan også kopiere et helt miljø i administrationscenteret, for eksempel for at lave en sandkasse ud fra produktion. De to har forskellige sikkerhedsforanstaltninger.

Microsoft Learn advarer om, at man ikke skal bruge virksomhedskopi som sikkerhedskopi. Til backup eksporterer man databasen som bacpac-fil.

Hvad en miljøkopi gør

Ved kopi af et miljø nævner Learn flere beskyttelser: opgaver i jobkøen stoppes automatisk, agenter slås fra, udgående HTTP-kald fra udvidelser blokeres, og en række integrationsopsætninger sættes til deaktiveret. E-mailkonti af typerne Microsoft 365 og Nuværende bruger slettes, og SMTP-serveroplysninger fjernes. Du kan se de stoppede opgaver på siden Planlagte opgaver og selv vælge, hvilke der skal køre igen.

Hvad en virksomhedskopi gør

Her er Learn mere kortfattet. Der står, at adgangskoden til en SMTP-konto ikke tages med, og at Dataverse- og Salgs-integration ryddes: forbindelsesindstillinger, integrationsposter, synkroniseringsjob og synkroniseringsfejl.

Vi fandt ikke en beskrivelse af, at jobkøposter stoppes ved virksomhedskopi, eller hvordan e-mailopsætning og scenarier håndteres ud over SMTP-adgangskoden. Antag derfor ikke, at det sker. Tjek det selv.

Det er især e-mail og jobkø, der gør ondt, hvis man glemmer dem. Dataverse og Salg er mere beskyttet, fordi Learn beskriver, at de ryddes.

Tjekliste efter en kopi

Giv ansvaret for tjeklisten til én person, så den bliver brugt hver gang.

Åbn jobkøposter og sæt alt på hold, som ikke skal køre. Meddelelser fra workflow sendes via jobkøen, så godkendelsesmails kan ramme rigtige brugere.
Åbn e-mailkonti og scenarier. Fjern eller erstat konti, så testen ikke kan sende fra en rigtig postkasse.
Kontrollér afsendelsesprofiler og kundernes e-mailadresser. Erstat dem i testdata, hvis der er risiko for, at nogen sender dokumenter.
Slå planlagt batchbogføring fra i testen.
Tjek integrationer og webservices, som kan pege på produktionssystemer.
Skriv det, I har gjort, i en fast procedure, så næste kopi følger samme trin.

Hvorfor jobkøen er den største risiko

Jobkøen kører opgaver i baggrunden: batchbogføring, notifikationer, synkronisering og meget mere. Hvis en kopi arver aktive jobkøposter, kan de begynde at køre uden, at nogen har bedt om det. Learn skriver, at alle meddelelser om workflowtrin sendes via jobkøen, så en kopi med aktive godkendelsesworkflows kan sende beskeder til rigtige brugere.

Derfor er første skridt efter en kopi at kigge på jobkøposterne, før nogen begynder at teste.

Valg af kopitype

Hvis formålet er test med reelle data, er en miljøkopi til en sandkasse ofte sikrere, fordi flere ting slås fra automatisk. Husk, at en miljøkopi også tager alle virksomheder med, og at personoplysninger i kopien kræver samme omhu som i produktion. Learn skriver, at man selv skal håndtere handlinger efter privatlivslovgivning i kopien.

Idéen Safe Company Copy står på vores liste over mulige apps. Den svarer til en idé om at sætte alle jobkøer på hold ved kopi af virksomhed, som har cirka 128 stemmer. Den er en idé, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe.

Hvis I ofte kopierer, så lav en fast procedure med navn, ansvarlig og tjekliste. En kopi uden en ejer ender let som en glemt testvirksomhed med rigtige data.