Einen Mandanten kopieren, ohne dass die Testumgebung E-Mails sendet

Sie kopieren das Unternehmen, um zu testen. Dann beginnen Jobwarteschlangen zu laufen, und E-Mails gehen an echte Kunden. Der Artikel unterscheidet zwischen dem Kopieren eines Unternehmens und dem Kopieren einer Umgebung, zeigt, was Microsoft Learn jeweils zu Jobwarteschlangen und E-Mail-Einrichtung sagt, und gibt eine Checkliste, damit Testdaten nicht bei echten Empfängern landen. Die Checkliste können Sie nach jeder Kopie verwenden.

Unternehmen oder Umgebung

Auf der Seite Companies können Sie ein Unternehmen kopieren. Das ist eine Kopie in derselben Umgebung. Sie können auch eine ganze Umgebung im Admin Center kopieren, zum Beispiel, um aus der Produktion eine Sandbox zu erstellen. Beide haben unterschiedliche Sicherheitsvorkehrungen.

Microsoft Learn warnt davor, die Unternehmenskopie als Sicherung zu verwenden. Für ein Backup exportiert man die Datenbank als bacpac-Datei.

Was eine Umgebungskopie bewirkt

Beim Kopieren einer Umgebung nennt Learn mehrere Schutzmaßnahmen: Aufgaben in der Jobwarteschlange werden automatisch gestoppt, Agenten werden abgeschaltet, ausgehende HTTP-Aufrufe von Erweiterungen werden blockiert, und eine Reihe von Integrationseinrichtungen wird auf deaktiviert gesetzt. E-Mail-Konten der Typen Microsoft 365 und Current User werden gelöscht, und SMTP-Serverangaben werden entfernt. Die gestoppten Aufgaben sehen Sie auf der Seite Scheduled Tasks, und Sie können selbst wählen, welche wieder laufen sollen.

Was eine Unternehmenskopie bewirkt

Hier ist Learn knapper. Es steht, dass das Kennwort eines SMTP-Kontos nicht mitgenommen wird und dass die Dataverse- und Sales-Integration bereinigt wird: Verbindungseinstellungen, Integrationsdatensätze, Synchronisierungsjobs und Synchronisierungsfehler.

Wir haben keine Beschreibung gefunden, dass Jobwarteschlangeneinträge bei einer Unternehmenskopie gestoppt werden oder wie E-Mail-Einrichtung und Szenarien über das SMTP-Kennwort hinaus behandelt werden. Nehmen Sie deshalb nicht an, dass es geschieht. Prüfen Sie es selbst.

Besonders E-Mail und Jobwarteschlange tun weh, wenn man sie vergisst. Dataverse und Sales sind besser geschützt, weil Learn beschreibt, dass sie bereinigt werden.

Checkliste nach einer Kopie

Geben Sie die Verantwortung für die Checkliste einer Person, damit sie jedes Mal verwendet wird.

Öffnen Sie die Jobwarteschlangeneinträge und setzen Sie alles auf Wartend, was nicht laufen soll. Benachrichtigungen aus Workflows werden über die Jobwarteschlange gesendet, sodass Genehmigungs-E-Mails echte Benutzer erreichen können.
Öffnen Sie E-Mail-Konten und Szenarien. Entfernen oder ersetzen Sie Konten, damit der Test nicht aus einem echten Postfach senden kann.
Kontrollieren Sie Versandprofile und die E-Mail-Adressen der Kunden. Ersetzen Sie sie in den Testdaten, wenn die Gefahr besteht, dass jemand Belege versendet.
Schalten Sie geplantes Batch-Buchen im Test ab.
Prüfen Sie Integrationen und Webservices, die auf Produktionssysteme zeigen können.
Schreiben Sie auf, was Sie getan haben, in einer festen Verfahrensanweisung, damit die nächste Kopie denselben Schritten folgt.

Warum die Jobwarteschlange das größte Risiko ist

Die Jobwarteschlange führt Aufgaben im Hintergrund aus: Batch-Buchen, Benachrichtigungen, Synchronisierung und vieles mehr. Erbt eine Kopie aktive Jobwarteschlangeneinträge, können sie anfangen zu laufen, ohne dass jemand darum gebeten hat. Learn schreibt, dass alle Benachrichtigungen zu Workflow-Schritten über die Jobwarteschlange gesendet werden, sodass eine Kopie mit aktiven Genehmigungs-Workflows Nachrichten an echte Benutzer senden kann.

Deshalb ist der erste Schritt nach einer Kopie, die Jobwarteschlangeneinträge anzusehen, bevor jemand mit dem Testen beginnt.

Wahl der Kopieart

Ist der Zweck ein Test mit realen Daten, ist eine Umgebungskopie in eine Sandbox oft sicherer, weil mehrere Dinge automatisch abgeschaltet werden. Beachten Sie, dass eine Umgebungskopie auch alle Unternehmen mitnimmt und dass personenbezogene Daten in der Kopie dieselbe Sorgfalt erfordern wie in der Produktion. Learn schreibt, dass man Maßnahmen nach dem Datenschutzrecht in der Kopie selbst vornehmen muss.

Die Idee Safe Company Copy steht auf unserer Liste möglicher Apps. Sie entspricht einer Idee, bei der Kopie eines Unternehmens alle Jobwarteschlangen auf Wartend zu setzen, die rund 128 Stimmen hat. Es ist eine Idee, die wir prüfen, und nichts, was man herunterladen oder kaufen kann.

Kopieren Sie oft, legen Sie eine feste Verfahrensanweisung mit Namen, Verantwortlichem und Checkliste an. Eine Kopie ohne Eigentümer endet leicht als vergessenes Testunternehmen mit echten Daten.