Kopier et regnskap uten at testmiljøet sender e-poster

Du kopierer virksomheten for å teste. Så begynner jobbkøer å kjøre, og e-poster går ut til ekte kunder. Artikkelen skiller mellom å kopiere en virksomhet og å kopiere et miljø, viser hva Microsoft Learn sier om jobbkøer og e-postoppsett i hvert tilfelle, og gir en sjekkliste slik at testdata ikke havner hos ekte mottakere. Du får også en sjekkliste som kan brukes etter hver kopi.

Virksomhet eller miljø

På siden Companies kan du kopiere en virksomhet. Det er en kopi i samme miljø. Du kan også kopiere et helt miljø i administrasjonssenteret, for eksempel for å lage en sandkasse ut fra produksjon. De to har ulike sikkerhetstiltak.

Microsoft Learn advarer mot å bruke virksomhetskopi som sikkerhetskopi. Til backup eksporterer man databasen som bacpac-fil.

Hva en miljøkopi gjør

Ved kopiering av et miljø nevner Learn flere beskyttelser: oppgaver i jobbkøen stoppes automatisk, agenter slås av, utgående HTTP-kall fra utvidelser blokkeres, og en rekke integrasjonsoppsett settes til deaktivert. E-postkontoer av typene Microsoft 365 og Current User slettes, og SMTP-serveropplysninger fjernes. Du kan se de stoppede oppgavene på siden Scheduled Tasks og selv velge hvilke som skal kjøre igjen.

Hva en virksomhetskopi gjør

Her er Learn mer kortfattet. Der står det at passordet til en SMTP-konto ikke tas med, og at Dataverse- og Sales-integrasjonen ryddes: tilkoblingsinnstillinger, integrasjonsposter, synkroniseringsjobber og synkroniseringsfeil.

Vi fant ingen beskrivelse av at jobbkøposter stoppes ved virksomhetskopi, eller hvordan e-postoppsett og scenarioer håndteres utover SMTP-passordet. Anta derfor ikke at det skjer. Sjekk det selv.

Det er særlig e-post og jobbkø som gjør vondt hvis man glemmer dem. Dataverse og Sales er mer beskyttet, fordi Learn beskriver at de ryddes.

Sjekkliste etter en kopi

Gi ansvaret for sjekklisten til én person, slik at den blir brukt hver gang.

Åpne Job Queue Entries og sett på vent alt som ikke skal kjøre. Varsler fra workflyt sendes via jobbkøen, så godkjenningsmeldinger kan ramme ekte brukere.
Åpne e-postkontoer og scenarioer. Fjern eller erstatt kontoer, slik at testen ikke kan sende fra en ekte postboks.
Kontroller sendingsprofiler og kundenes e-postadresser. Erstatt dem i testdata hvis det er risiko for at noen sender dokumenter.
Slå av planlagt batchbokføring i testen.
Sjekk integrasjoner og webtjenester, som kan peke på produksjonssystemer.
Skriv ned det dere har gjort i en fast prosedyre, slik at neste kopi følger de samme trinnene.

Hvorfor jobbkøen er den største risikoen

Jobbkøen kjører oppgaver i bakgrunnen: batchbokføring, varsler, synkronisering og mye mer. Hvis en kopi arver aktive jobbkøposter, kan de begynne å kjøre uten at noen har bedt om det. Learn skriver at alle varsler om workflytrinn sendes via jobbkøen, så en kopi med aktive godkjenningsworkflyter kan sende meldinger til ekte brukere.

Derfor er første skritt etter en kopi å se på jobbkøpostene før noen begynner å teste.

Valg av kopitype

Hvis formålet er test med reelle data, er en miljøkopi til en sandkasse ofte tryggere, fordi flere ting slås av automatisk. Husk at en miljøkopi også tar med alle virksomheter, og at personopplysninger i kopien krever samme omsorg som i produksjon. Learn skriver at man selv må håndtere handlinger etter personvernlovgivningen i kopien.

Ideen Safe Company Copy står på listen vår over mulige apper. Den svarer til en idé om å sette alle jobbkøer på vent ved kopiering av virksomhet, som har omtrent 128 stemmer. Den er en idé vi vurderer, og ikke noe man kan laste ned eller kjøpe.

Hvis dere kopierer ofte, lag en fast prosedyre med navn, ansvarlig og sjekkliste. En kopi uten eier ender lett som en glemt testvirksomhet med ekte data.