Een bedrijf kopiëren zonder dat de testomgeving e-mails verstuurt

Bedrijf of omgeving

Op de pagina Companies kunt u een bedrijf kopiëren. Dat is een kopie binnen dezelfde omgeving. U kunt ook een hele omgeving kopiëren in het beheercentrum, bijvoorbeeld om een sandbox van productie te maken. De twee hebben verschillende beveiligingsmaatregelen.

Microsoft Learn waarschuwt dat u een bedrijfskopie niet als back-up moet gebruiken. Voor een back-up exporteert u de database als bacpac-bestand.

Wat een omgevingskopie doet

Bij het kopiëren van een omgeving noemt Learn meerdere beschermingen: taken in de jobwachtrij worden automatisch gestopt, agents worden uitgezet, uitgaande HTTP-aanroepen van extensies worden geblokkeerd en een aantal integratie-instellingen wordt op uitgeschakeld gezet. E-mailaccounts van de typen Microsoft 365 en Current User worden verwijderd en SMTP-servergegevens worden gewist. U kunt de gestopte taken zien op de pagina Scheduled Tasks en zelf kiezen welke weer moeten draaien.

Wat een bedrijfskopie doet

Hier is Learn beknopter. Er staat dat het wachtwoord van een SMTP-account niet wordt meegenomen en dat de Dataverse- en Sales-integratie worden opgeschoond: verbindingsinstellingen, integratierecords, synchronisatiejobs en synchronisatiefouten.

We vonden geen beschrijving dat jobwachtrijposten bij een bedrijfskopie worden gestopt, of hoe e-mailinrichting en scenario's worden afgehandeld, behalve het SMTP-wachtwoord. Ga er dus niet van uit dat dit gebeurt. Controleer het zelf.

Vooral e-mail en jobwachtrij doen pijn als u ze vergeet. Dataverse en Sales zijn beter beschermd, omdat Learn beschrijft dat ze worden opgeschoond.

Checklist na een kopie

Geef de verantwoordelijkheid voor de checklist aan één persoon, zodat hij elke keer wordt gebruikt.

• Open de jobwachtrijposten en zet alles in de wacht wat niet moet draaien. Meldingen van workflows worden via de jobwachtrij verzonden, dus goedkeuringsmails kunnen echte gebruikers bereiken.
• Open e-mailaccounts en scenario's. Verwijder of vervang accounts, zodat de test niet vanuit een echte postbus kan versturen.
• Controleer Document Sending Profiles en de e-mailadressen van klanten. Vervang ze in de testgegevens als het risico bestaat dat iemand documenten verstuurt.
• Zet geplande batchgewijze boeking uit in de test.
• Controleer integraties en webservices die naar productiesystemen kunnen wijzen.
• Schrijf op wat u hebt gedaan in een vaste procedure, zodat de volgende kopie dezelfde stappen volgt.

Waarom de jobwachtrij het grootste risico is

De jobwachtrij voert taken op de achtergrond uit: batchgewijs boeken, meldingen, synchronisatie en veel meer. Als een kopie actieve jobwachtrijposten overneemt, kunnen die gaan draaien zonder dat iemand erom heeft gevraagd. Learn schrijft dat alle meldingen over workflowstappen via de jobwachtrij worden verzonden, dus een kopie met actieve goedkeuringsworkflows kan berichten naar echte gebruikers sturen.

Daarom is de eerste stap na een kopie de jobwachtrijposten te bekijken voordat iemand begint te testen.

De kopieertype kiezen

Is het doel testen met echte gegevens, dan is een omgevingskopie naar een sandbox vaak veiliger, omdat meer dingen automatisch worden uitgezet. Bedenk dat een omgevingskopie ook alle bedrijven meeneemt en dat persoonsgegevens in de kopie dezelfde zorg vragen als in productie. Learn schrijft dat u acties op grond van privacywetgeving in de kopie zelf moet afhandelen.

Het idee Safe Company Copy staat op onze lijst met mogelijke apps. Het komt overeen met een idee om alle jobwachtrijen in de wacht te zetten bij het kopiëren van een bedrijf, dat ongeveer 128 stemmen heeft. Het is een idee dat we overwegen en niets wat u kunt downloaden of kopen.

Kopieert u vaak, maak dan een vaste procedure met naam, verantwoordelijke en checklist. Een kopie zonder eigenaar eindigt makkelijk als een vergeten testbedrijf met echte gegevens.