Godkännande av återkommande journaler i Business Central

Återkommande redovisningsjournaler används för fasta bokföringar som hyra, leasing och periodisering. Många företag vill att någon godkänner dem innan de bokförs. Artikeln förklarar vad godkännandeworkflows i Business Central omfattar, vad vi inte kunde bekräfta för återkommande journaler och hur ni kan säkra kontrollen under tiden. Du får också en praktisk checklista så att journalerna inte bokförs utan att någon har sett dem.

Vad godkännandeworkflows omfattar

Microsoft Learn beskriver att godkännandeworkflows kan användas för bland annat redovisningsjournaler före bokföring, inköpsdokument, säljdokument, ändringar i stamdata och nya användare. Enligt partnerbeskrivningar finns det mallar för godkännande av en hel redovisningsjournal och av den enskilda journalraden. Learn nämner också betalningsjournaler som ett område med färdiga workflows.

Under våren 2026 utökades godkännande till artikeljournaler, lagerinventeringsjournaler, output- och förbrukningsjournaler samt planeringsjournaler. Microsoft beskriver det som samma möjlighet som redovisningsjournaler redan har.

Luckan för återkommande journaler

Vi hittade ingen sida på Microsoft Learn som säger att återkommande journaler omfattas av workflowet. De nämns inte i listorna över vad som kan skickas för godkännande. En partner har publicerat ett tillägg som lägger till godkännandeåtgärder på journalen för återkommande poster. Det tyder på att standardsidan inte ger dem direkt.

Idén om godkännande av återkommande redovisningsjournaler har ungefär 356 röster på Microsofts idéportal. Kontrollera själva i en sandlåda om åtgärden för att skicka för godkännande visas på sidan för återkommande journaler i er version.

Kontroll under tiden

Dokumentera upplägget i en kort rutin: vem som förbereder, vem som kontrollerar och vem som bokför. Då är det tydligt för revisorn att kontrollen finns, även om den inte ligger i ett workflow.

Begränsa vem som får bokföra från den återkommande journalen via behörighetsuppsättningar. Den som förbereder journalen bör inte också vara den som bokför.
Använd 'Preview Posting' innan journalen bokförs, så att någon annan kan kontrollera posterna.
Skapa en fast kalenderuppgift eller ett Power Automate-flöde som ber en godkännare titta på journalen varje period.
Om beloppen alltid är desamma kan en vanlig redovisningsjournal i en godkänd batch ersätta den återkommande.

Hur godkännandet ser ut i en vanlig journal

När en journal har ett godkännandeärende igång kan den enligt Microsoft varken redigeras, tas bort eller bokföras förrän godkännandet är avslutat eller avbrutet. Det är det beteende man typiskt vill ha på den återkommande journalen också. Godkännare kan godkänna, avslå eller delegera, och flera förfrågningar kan hanteras samlat på sidan för förfrågningar som ska godkännas.

Godkännare ställs in under godkännandeanvändare, med beloppsgränser, och meddelanden skickas via jobbkön. Kom därför ihåg att kontrollera att jobbkön körs.

Använd samma uppsättning för både vanliga och återkommande journaler, så att godkännarna inte behöver lära sig två sätt att göra det på.

Varför återkommande journaler kräver särskild uppmärksamhet

Återkommande journaler bokförs ofta varje månad och ofta med stora belopp. Eftersom de ser likadana ut som förra månaden granskas de sällan. Det är just därför de är ett kontrollhål. Om beloppet i den fasta bokföringen ändras eller en ny rad läggs till kan felet upprepas i flera perioder innan någon upptäcker det.

Kontrollen behöver inte vara tung. En fast veckovis eller månatlig genomgång av vad som har ändrats i journalen sedan sist fångar det mesta, så länge någon annan än den som förbereder gör genomgången.

Idén

Vi har idén Recurring Journal Approval på listan över möjliga appar. Den ska låta återkommande journaler gå genom standardmotorn för workflow. Den är en idé vi överväger och inget man kan köpa i dag. Vill du följa idéerna hittar du dem på sidan På gång.

Om vi ska prioritera en lösning hjälper det att veta vilka journaler ni använder mest och hur många som bokför från dem.