Godkjenning av gjentakende kladder i Business Central

Gjentakende finanskladder brukes til faste posteringer som husleie, leasing og periodisering. Mange virksomheter vil gjerne at noen godkjenner dem før de bokføres. Artikkelen forklarer hva godkjenningsworkflyter i Business Central dekker, hva vi ikke kunne bekrefte for gjentakende kladder, og hvordan dere kan sikre kontrollen i mellomtiden. Du får også en praktisk sjekkliste, slik at kladdene ikke bokføres uten at noen har sett dem.

Hva godkjenningsworkflyter dekker

Microsoft Learn beskriver at godkjenningsworkflyter blant annet kan brukes til finanskladder før bokføring, innkjøpsdokumenter, salgsdokumenter, endringer i stamdata og nye brukere. Ifølge partnerbeskrivelser finnes det maler for godkjenning av en hel finanskladd og av den enkelte kladdelinjen. Learn nevner også betalingskladder som et område med ferdige workflyter.

Våren 2026 ble godkjenning utvidet til varekladder, lagertellingskladder, output- og forbrukskladder samt planleggingskladder. Microsoft beskriver det som den samme muligheten som finanskladder allerede har.

Hullet for gjentakende kladder

Vi fant ingen side på Microsoft Learn som sier at gjentakende kladder er dekket av workflyten. De er ikke nevnt i listene over hva som kan sendes til godkjenning. En partner har publisert en utvidelse som legger til godkjenningshandlinger på kladden for gjentakende poster. Det tyder på at standardsiden ikke gir dem direkte.

Ideen om godkjenning av gjentakende finanskladder har omtrent 356 stemmer på Microsofts ideportal. Sjekk selv i en sandkasse om handlingen for å sende til godkjenning vises på siden for gjentakende kladder i deres versjon.

Kontroll i mellomtiden

Dokumenter ordningen i en kort prosedyre: hvem som forbereder, hvem som kontrollerer og hvem som bokfører. Da er det tydelig for revisor at kontrollen finnes, selv om den ikke ligger i en workflyt.

Begrens hvem som kan bokføre fra den gjentakende kladden, via tillatelsessett. Den som forbereder kladden, bør ikke også være den som bokfører.
Bruk Preview Posting før kladden bokføres, slik at en annen kan sjekke postene.
Lag en fast kalenderoppgave eller en Power Automate-flyt som ber en godkjenner se på kladden hver periode.
Hvis beløpene alltid er de samme, kan en vanlig finanskladd i en godkjent batch erstatte den gjentakende.

Hvordan godkjenningen ser ut i en vanlig kladd

Når en kladd har en godkjenningssak i gang, kan den ifølge Microsoft verken redigeres, slettes eller bokføres før godkjenningen er avsluttet eller kansellert. Det er atferden man typisk ønsker på den gjentakende kladden også. Godkjennere kan godkjenne, avvise eller delegere, og flere forespørsler kan behandles samlet på siden Requests to Approve.

Godkjennere må settes opp under Approval User Setup, med beløpsgrenser, og varsler sendes via jobbkøen. Husk derfor å sjekke at jobbkøen kjører.

Bruk det samme oppsettet for både vanlige og gjentakende kladder, slik at godkjennerne ikke må lære to måter å gjøre det på.

Hvorfor gjentakende kladder krever spesiell oppmerksomhet

Gjentakende kladder bokføres ofte hver måned og ofte med store beløp. Fordi de ligner forrige måned, blir de sjelden kontrollert. Det er nettopp derfor de er et kontrollhull. Hvis beløpet i den faste posteringen endres, eller en ny linje legges til, kan feilen gjenta seg i flere perioder før noen oppdager den.

Kontrollen trenger ikke å være tung. En fast ukentlig eller månedlig gjennomgang av hva som er endret i kladden siden sist fanger det meste, så lenge en annen enn forberederen gjør gjennomgangen.

Ideen

Vi har ideen Recurring Journal Approval på listen over mulige apper. Den skal la gjentakende kladder gå gjennom standardmotoren for workflyt. Den er en idé vi vurderer, og ikke noe man kan kjøpe i dag. Vil du følge ideene, finner du dem på siden På vei.

Skal vi prioritere en løsning, hjelper det å vite hvilke kladder dere bruker mest, og hvor mange som bokfører fra dem.