Genehmigung von wiederkehrenden Buch.-Blättern in Business Central

Wiederkehrende Sachkontenbuch-Blätter werden für feste Buchungen wie Miete, Leasing und Rechnungsabgrenzung verwendet. Viele Unternehmen möchten, dass jemand sie genehmigt, bevor sie gebucht werden. Der Artikel erklärt, was die Genehmigungs-Workflows in Business Central abdecken, was wir für wiederkehrende Buch.-Blätter nicht bestätigen konnten und wie Sie die Kontrolle in der Zwischenzeit sicherstellen. Dazu gibt es eine praktische Kontrollliste, damit Blätter nicht gebucht werden, ohne dass sie jemand gesehen hat.

Was Genehmigungs-Workflows abdecken

Microsoft Learn beschreibt, dass Genehmigungs-Workflows unter anderem für Sachkontenbuch-Blätter vor dem Buchen, Einkaufsbelege, Verkaufsbelege, Stammdatenänderungen und neue Benutzer verwendet werden können. Laut Partnerbeschreibungen gibt es Vorlagen für die Genehmigung eines ganzen Sachkontenbuch-Blatts und der einzelnen Blattzeile. Learn nennt außerdem Zahlungsblätter als Bereich mit fertigen Workflows.

Im Frühjahr 2026 wurde die Genehmigung auf Artikelbuch-Blätter, Inventurbuch-Blätter, Ausgangs- und Verbrauchsbuch-Blätter sowie Planungsblätter erweitert. Microsoft beschreibt es als dieselbe Möglichkeit, die Sachkontenbuch-Blätter bereits haben.

Die Lücke bei wiederkehrenden Buch.-Blättern

Wir konnten keine Seite in Microsoft Learn finden, die besagt, dass wiederkehrende Buch.-Blätter vom Workflow abgedeckt sind. In den Listen dessen, was zur Genehmigung gesendet werden kann, werden sie nicht genannt. Ein Partner hat eine Erweiterung veröffentlicht, die dem Blatt für wiederkehrende Buchungen Genehmigungsaktionen hinzufügt. Das deutet darauf hin, dass die Standardseite sie nicht direkt bietet.

Die Idee der Genehmigung wiederkehrender Sachkontenbuch-Blätter hat im Ideenportal von Microsoft rund 356 Stimmen. Prüfen Sie selbst in einer Sandbox, ob die Aktion zum Senden zur Genehmigung auf der Seite für wiederkehrende Buch.-Blätter in Ihrer Version erscheint.

Kontrolle in der Zwischenzeit

Dokumentieren Sie die Regelung in einer kurzen Verfahrensanweisung: wer vorbereitet, wer prüft und wer bucht. So ist für den Wirtschaftsprüfer klar, dass die Kontrolle existiert, auch wenn sie nicht in einem Workflow liegt.

Begrenzen Sie über Berechtigungssätze, wer aus dem wiederkehrenden Blatt buchen darf. Wer das Blatt vorbereitet, sollte nicht auch derjenige sein, der bucht.
Nutzen Sie die Buchungsvorschau (Preview Posting), bevor das Blatt gebucht wird, damit eine andere Person die Posten prüfen kann.
Richten Sie eine feste Kalenderaufgabe oder einen Power-Automate-Flow ein, der in jeder Periode einen Genehmiger bittet, das Blatt anzusehen.
Wenn die Beträge immer gleich sind, kann ein gewöhnliches Sachkontenbuch-Blatt in einem genehmigten Batch das wiederkehrende ersetzen.

Wie die Genehmigung in einem gewöhnlichen Blatt aussieht

Wenn für ein Blatt ein Genehmigungsvorgang läuft, kann es laut Microsoft weder bearbeitet noch gelöscht noch gebucht werden, bis die Genehmigung abgeschlossen oder storniert ist. Dieses Verhalten wünscht man sich typischerweise auch beim wiederkehrenden Blatt. Genehmiger können genehmigen, ablehnen oder delegieren, und mehrere Anfragen lassen sich gesammelt auf der Seite Requests to Approve bearbeiten.

Genehmiger müssen unter Approval User Setup mit Betragsgrenzen eingerichtet werden, und Benachrichtigungen werden über die Jobwarteschlange gesendet. Prüfen Sie deshalb, ob die Jobwarteschlange läuft.

Verwenden Sie für gewöhnliche und wiederkehrende Blätter dieselbe Einrichtung, damit die Genehmiger nicht zwei Vorgehensweisen lernen müssen.

Warum wiederkehrende Buch.-Blätter besondere Aufmerksamkeit brauchen

Wiederkehrende Blätter werden oft jeden Monat und oft mit hohen Beträgen gebucht. Weil sie dem Vormonat gleichen, werden sie selten geprüft. Genau deshalb sind sie eine Kontrolllücke. Ändert sich der Betrag in der festen Buchung oder wird eine neue Zeile hinzugefügt, kann sich der Fehler über mehrere Perioden wiederholen, bevor ihn jemand bemerkt.

Die Kontrolle muss nicht aufwendig sein. Eine feste wöchentliche oder monatliche Durchsicht dessen, was sich im Blatt seit dem letzten Mal geändert hat, fängt das meiste ab, solange nicht der Vorbereiter selbst die Durchsicht macht.

Die Idee

Auf der Liste möglicher Apps steht die Idee Recurring Journal Approval. Sie soll wiederkehrende Blätter durch die Standard-Workflow-Engine laufen lassen. Es ist eine Idee, die wir prüfen, und nichts, was man heute kaufen kann. Wenn Sie die Ideen verfolgen möchten, finden Sie sie auf der Seite mit den App-Ideen.

Wenn wir eine Lösung priorisieren sollen, hilft es zu wissen, welche Blätter Sie am häufigsten verwenden und wie viele Personen daraus buchen.