Goedkeuring van terugkerende journaals in Business Central

Wat goedkeuringsworkflows dekken

Microsoft Learn beschrijft dat goedkeuringsworkflows onder meer kunnen worden gebruikt voor grootboekjournaals vóór het boeken, inkoopdocumenten, verkoopdocumenten, wijzigingen in stamgegevens en nieuwe gebruikers. Volgens beschrijvingen van partners zijn er sjablonen voor het goedkeuren van een heel grootboekjournaal en van de afzonderlijke journaalregel. Learn noemt ook betaaljournaals als gebied met kant-en-klare workflows.

In het voorjaar van 2026 is goedkeuring uitgebreid naar artikeljournaals, inventarisatiejournaals, output- en verbruiksjournaals en planningsregels. Microsoft beschrijft het als dezelfde mogelijkheid die grootboekjournaals al hebben.

De leemte bij terugkerende journaals

We konden op Microsoft Learn geen pagina vinden die zegt dat terugkerende journaals door de workflow worden gedekt. Ze worden niet genoemd in de lijsten van wat ter goedkeuring kan worden verzonden. Een partner heeft een extensie gepubliceerd die goedkeuringsacties toevoegt aan het journaal voor terugkerende boekingen. Dat wijst erop dat de standaardpagina ze niet rechtstreeks biedt.

Het idee van goedkeuring voor terugkerende grootboekjournaals heeft ongeveer 356 stemmen op het ideeënportaal van Microsoft. Controleer zelf in een sandbox of de actie om ter goedkeuring te verzenden op de pagina voor terugkerende journaals in uw versie verschijnt.

Controle in de tussentijd

Leg de afspraak vast in een korte procedure: wie bereidt voor, wie controleert en wie boekt. Dan is voor de accountant duidelijk dat de controle bestaat, ook al zit die niet in een workflow.

• Beperk met machtigingensets wie vanuit het terugkerende journaal mag boeken. Degene die het journaal voorbereidt, hoort niet ook degene te zijn die boekt.
• Gebruik 'Preview Posting' voordat het journaal wordt geboekt, zodat een ander de boekingen kan controleren.
• Zet een vaste agendataak of een Power Automate-flow op die een goedkeurder elke periode vraagt naar het journaal te kijken.
• Als de bedragen altijd gelijk zijn, kan een gewoon grootboekjournaal in een goedgekeurde batch het terugkerende journaal vervangen.

Hoe goedkeuring eruitziet in een gewoon journaal

Wanneer een journaal een lopend goedkeuringsverzoek heeft, kan het volgens Microsoft niet worden bewerkt, verwijderd of geboekt totdat de goedkeuring is afgerond of geannuleerd. Dat is het gedrag dat u meestal ook op het terugkerende journaal wilt. Goedkeurders kunnen goedkeuren, afwijzen of delegeren en meerdere verzoeken kunnen samen worden afgehandeld op de pagina Requests to Approve.

Goedkeurders moeten worden ingesteld onder Approval User Setup, met bedraglimieten, en meldingen worden verstuurd via de jobwachtrij. Controleer daarom of de jobwachtrij draait.

Gebruik dezelfde instelling voor zowel gewone als terugkerende journaals, zodat de goedkeurders niet twee werkwijzen hoeven te leren.

Waarom terugkerende journaals extra aandacht vragen

Terugkerende journaals worden vaak elke maand geboekt en vaak voor grote bedragen. Omdat ze op vorige maand lijken, worden ze zelden bekeken. Juist daarom zijn ze een controlegat. Als het bedrag in de vaste boeking verandert of er een nieuwe regel wordt toegevoegd, kan de fout zich over meerdere perioden herhalen voordat iemand het merkt.

De controle hoeft niet zwaar te zijn. Een vaste wekelijkse of maandelijkse beoordeling van wat er sinds de vorige keer in het journaal is veranderd, vangt het meeste op, zolang iemand anders dan de voorbereider de beoordeling doet.

Het idee

Op de lijst met mogelijke apps staat het idee Recurring Journal Approval. Het moet terugkerende journaals via de standaard workflowengine laten lopen. Het is een idee dat we overwegen en niets wat u vandaag kunt kopen. Wilt u de ideeën volgen, dan vindt u ze op de pagina met app-ideeën.

Als we een oplossing moeten prioriteren, helpt het te weten welke journaals u het vaakst gebruikt en hoeveel mensen er vanuit boeken.