Godkendelse af gentagelseskladder i Business Central

Tilbagevendende finanskladder bruges til faste posteringer som husleje, leasing og periodisering. Mange virksomheder vil gerne have, at nogen godkender dem, før de bogføres. Artiklen forklarer, hvad godkendelsesworkflows i Business Central dækker, hvad vi ikke kunne bekræfte for gentagelseskladder, og hvordan I kan sikre kontrollen i mellemtiden. Du får også en praktisk kontrolliste, så kladderne ikke bogføres uden, at nogen har set dem.

Hvad godkendelsesworkflows dækker

Microsoft Learn beskriver, at godkendelsesworkflows kan bruges til blandt andet finanskladder før bogføring, indkøbsdokumenter, salgsdokumenter, ændringer i stamdata og nye brugere. Ifølge partnerbeskrivelser findes der skabeloner til godkendelse af en hel finanskladde og af den enkelte kladdelinje. Learn nævner også betalingskladder som et område med færdige workflows.

I foråret 2026 blev godkendelse udvidet til varekladder, lageroptællingskladder, output- og forbrugskladder samt planlægningskladder. Microsoft beskriver det som den samme mulighed, som finanskladder allerede har.

Hullet for gentagelseskladder

Vi kunne ikke finde en side på Microsoft Learn, der siger, at gentagelseskladder er dækket af workflowet. De er ikke nævnt i listerne over, hvad der kan sendes til godkendelse. En partner har offentliggjort en udvidelse, der tilføjer godkendelseshandlinger på kladden for tilbagevendende poster. Det tyder på, at standardsiden ikke giver dem direkte.

Idéen om godkendelse af tilbagevendende finanskladder har cirka 356 stemmer på Microsofts idéportal. Tjek selv i en sandkasse, om handlingen til at sende til godkendelse vises på siden for tilbagevendende kladder i jeres version.

Kontrol i mellemtiden

Dokumentér ordningen i en kort procedure: hvem forbereder, hvem kontrollerer, og hvem bogfører. Så er det tydeligt for revisoren, at kontrollen findes, selv om den ikke ligger i et workflow.

Begræns, hvem der må bogføre fra gentagelseskladden, via tilladelsessæt. Den, der forbereder kladden, bør ikke også være den, der bogfører.
Brug 'Vis bogføring' (forhåndsvisning af bogføring), før kladden bogføres, så en anden kan tjekke posterne.
Lav en fast kalenderopgave eller et Power Automate-flow, der beder en godkender kigge på kladden hver periode.
Hvis beløbene altid er de samme, kan en almindelig finanskladde i en godkendt batch erstatte den tilbagevendende.

Hvordan godkendelsen ser ud i en almindelig kladde

Når en kladde har en godkendelsessag i gang, kan den ifølge Microsoft hverken redigeres, slettes eller bogføres, før godkendelsen er afsluttet eller annulleret. Det er den adfærd, man typisk ønsker på gentagelseskladden også. Godkendere kan godkende, afvise eller delegere, og flere anmodninger kan behandles samlet på siden for anmodninger, der skal godkendes.

Godkendere skal sættes op under godkendelsesbrugere, med beløbsgrænser, og meddelelser sendes via jobkøen. Husk derfor at tjekke, at jobkøen kører.

Brug samme opsætning til både almindelige kladder og tilbagevendende, så godkenderne ikke skal lære to måder at gøre det på.

Hvorfor gentagelseskladder kræver særlig opmærksomhed

Tilbagevendende kladder bogføres ofte hver måned og ofte i store beløb. Fordi de ligner sidste måned, bliver de sjældent kigget efter. Det er netop derfor, de er et kontrolhul. Hvis beløbet i den faste postering ændres, eller en ny linje tilføjes, kan fejlen gentage sig i flere perioder, før nogen opdager den.

Kontrollen behøver ikke være tung. En fast ugentlig eller månedlig gennemgang af, hvad der er ændret i kladden siden sidst, fanger det meste, så længe en anden end forberederen laver gennemgangen.

Idéen

Vi har idéen Recurring Journal Approval på listen over mulige apps. Den skal lade tilbagevendende kladder gå gennem standardmotoren for workflow. Den er en idé, vi overvejer, og ikke noget, man kan købe i dag. Vil du følge idéerne, finder du dem på siden med app-idéer.

Skal vi prioritere en løsning, hjælper det at vide, hvilke kladder I bruger mest, og hvor mange der bogfører fra dem.