Van NAV naar Business Central online: overzicht

Begin met een eerlijk beeld van het heden

Voordat u een methode kiest, moet u weten wat uw NAV eigenlijk bevat. Maak een overzicht van de versie, het aantal bedrijven, de aangepaste objecten, de koppelingen en de rapporten. Noteer ook wie wat gebruikt en wat een gewoonte is geworden zonder echte zakelijke reden.

Veel bevindingen leiden hier tot het besluit om iets te laten vervallen. Dat is vaak het goedkoopste deel van het project.

Twee wegen en aanpassingen die herschreven moeten worden

Microsoft beschrijft op Microsoft Learn dat u vanuit Dynamics NAV eerst upgradet naar een versie van Business Central on-premises en daarna migreert naar online. Controleer zelf welke minimale on-premises versie Microsoft vereist voordat gegevens rechtstreeks kunnen worden verplaatst, want die eis verandert. Zie de pagina over het migreren van on-premises gegevens naar Business Central online.

De andere weg is een nieuwe start, waarbij u een schone Business Central inricht en stamgegevens en openingsbalansen overzet. Dat levert een schoner systeem op, maar meer handmatig werk.

Business Central online staat geen directe wijzigingen in de standaardcode toe. Aanpassingen worden toegevoegd als extensions, hetzij als apps uit AppSource, hetzij als per-tenant extensions. Oude C/AL-code moet daarom object voor object worden doorgenomen.

• Kan de standaardfunctie nu wat u hebt aangepast?
• Bestaat er een app die de behoefte afdekt?
• Moet het als extension worden gebouwd, en wie onderhoudt die bij updates?
• Kan het rapport worden vervangen door een standaardrapport of Power BI?

Gegevens, testen in een sandbox en go-live

Bij cloudmigratie worden gegevens van on-premises naar online gerepliceerd met een hulpmiddel dat Azure Data Factory gebruikt. Dit beheert u op de pagina Cloud Migration Management in Business Central, en er bestaat ook een API. Controleer op Microsoft Learn welke tabellen worden meegenomen en wat u zelf moet verplaatsen.

Ongeacht de methode moet u bepalen hoeveel historie mee moet. Openstaande posten en saldi zijn noodzakelijk. Meerdere jaren aan gedetailleerde posten zijn vaak slechts een wens, en ze nemen ruimte in van uw opslagquotum.

Doe minstens één proefmigratie in een sandbox-omgeving. Laat sleutelgebruikers facturatie, inkoop, magazijn en bankafstemming testen met echte cijfers. Fouten die u hier vindt, kosten niets in productie.

Plan de overstap zelf buiten de maand- en kwartaalafsluiting. Spreek af wie het oude systeem afsluit en hoe lang het alleen-lezen bewaard blijft.

Koppelingen en rapporten

Oude koppelingen via bestanden, webservices of directe databasetoegang werken in de onlineversie niet op dezelfde manier. Maak een lijst van elke koppeling en bepaal of die in plaats daarvan de API's of webservices van Business Central kan gebruiken. Rapporten die in de oude rapportontwerper zijn gebouwd, moeten vaak opnieuw worden gemaakt met nieuwe layouts, en veel ervan kunnen worden vervangen door Excel of Power BI.

Denk ook aan zaken buiten het systeem zelf, zoals een bankovereenkomst, een e-factuuroplossing of een extern magazijnsysteem. Die moeten allemaal tegen de nieuwe omgeving worden getest, en sommige leveranciers moeten zelf tijd besteden aan het aanpassen van hun instellingen.

Planning en verantwoordelijkheid

Bepaal vroeg wie het project binnen het bedrijf bezit en welke sleutelpersonen tijd moeten vrijmaken. Veel projecten lopen vertraging op omdat de boekhouder en het magazijn ook de dagelijkse gang van zaken moeten draaiende houden.

Plan minstens twee proefmigraties en een afsluitende afstemming. Houd rekening met zomervakanties en jaarafsluitingen, en laat de go-live niet in een drukke periode vallen.

Vragen of ondersteuning

Addverk is een nieuw Business Central-bedrijf. Wilt u de aanpak voor uw NAV bespreken, schrijf ons dan.