Btw-afdracht in Business Central

De inrichting bepaalt alles

Btw wordt berekend op basis van de btw-boekingsinstelling (VAT Posting Setup) en de btw-groepen die u hebt ingesteld. De combinatie van een bedrijfsgroep op de klant of leverancier en een productgroep op het artikel of de rekening bepaalt het tarief, het berekeningstype en de rekeningen waarop de btw wordt geboekt. Ontbreekt een combinatie, dan mislukt de boeking.

Elke boeking met btw maakt een post aan op de pagina VAT Entries. Daar zijn het btw-overzicht en de afrekening op gebaseerd.

De inrichting wordt meestal gedaan bij ingebruikname, maar moet worden doorgenomen bij nieuwe artikelsoorten, nieuwe landen of nieuwe klantgroepen. Wijzigt u een tarief, controleer dan dat de wijziging geen invloed heeft op documenten die al zijn geboekt.

Btw-overzicht en btw-aangifte

Om de cijfers te bekijken gebruikt u het rapport VAT Statement, dat btw-posten verzamelt volgens de inrichting die u hebt gemaakt. Voor de aangifte zelf zijn er de rapporten VAT Return en EC Sales List. Microsoft schrijft dat btw-rapporten het veld VAT Date als primaire rapportdatum gebruiken, en dat het veld met de boekingsdatum wordt gevuld als u geen aparte btw-datum gebruikt.

In een btw-aangifte gebruikt u Suggest Lines, dan Release om te valideren en Submit om in te dienen, als de verbinding met de autoriteit is ingesteld. Dient u op een andere manier in, dan kunt u Mark as Submitted kiezen. Learn wijst erop dat elke Business Central-omgeving is bedoeld voor aangifte in één land. Of en hoe dit werkt voor aangifte bij de belastingdienst, moet u controleren in de lokalisatie voor uw land.

Het btw-overzicht zelf kan ook worden aangepast. U kunt meerdere overzichten maken met elk eigen regels, zodat ze passen bij de rubrieken waarin u rapporteert. Welke velden de autoriteit verlangt, moet u nagaan bij de belastingdienst of uw accountant.

Rond de btw af

De run Calc. and Post VAT Settlement sluit open btw-posten af en brengt inkoop- en verkoopbtw over naar de btw-afrekeningsrekening. De rekening voor voorbelasting wordt gecrediteerd en de rekening voor verschuldigde btw wordt gedebiteerd met de bedragen voor de periode. Het nettobedrag gaat naar de afrekeningsrekening. U kunt direct boeken of eerst een testrapport afdrukken.

Geeft u in de run geen bedrijfs- of product-btw-groep op, dan worden alle groepen meegenomen. Dat is handig, maar controleer met het testrapport dat dit is wat u wilt.

Na het boeken van de afrekening zijn de open btw-posten afgesloten. Het te betalen of te ontvangen bedrag staat op de afrekeningsrekening totdat het via de bank is vereffend. Stem de rekening dus af wanneer de betaling is verwerkt.

Een checklist voor elke periode

Een vaste volgorde voorkomt fouten:

De checklist kunt u het beste koppelen aan uw termijnenkalender, zodat verantwoordelijke en datum in hetzelfde document staan.

• Boek alle documenten die bij de periode horen en stem eerst bank en debiteuren/crediteuren af.
• Draai VAT Statement en vergelijk met de grootboekrekeningen voor btw.
• Draai de afrekening als test en lees de verschillen door.
• Dien in of geef aan volgens uw normale procedure.
• Boek de afrekening en betaal of ontvang het nettobedrag via de bank.

Wanneer het boeken stopt

Ontbreekt een combinatie in de btw-inrichting, of heeft een artikel of klant een verkeerde groep, dan toont Business Central de pagina met foutmeldingen. De melding wijst naar de inrichting die ontbreekt, zodat u die direct kunt herstellen. Herstel de inrichting voordat u verder boekt, zodat de btw-posten kloppen wanneer u afrekent. Twijfelt u welk tarief of welke groep een bepaald soort verkoop moet krijgen, vraag het dan uw accountant.

Bewaar het testrapport van de afrekening bij het ingediende overzicht, zodat u later kunt aantonen hoe het bedrag is berekend.