Godkjenning av anleggskladder

Hva som er dekket i standard

Godkjenningsworkflyter i Business Central dekker ifølge Microsoft Learn blant annet innkjøpsdokumenter, salgsdokumenter og finanskladder før bokføring. I 2026 ble det utvidet til varekladder, lagertellingskladder, output- og forbrukskladder og planleggingskladder. Microsofts beskrivelse av den utvidelsen nevner ikke anleggskladder.

Hva vi ikke kunne bekrefte

Vi fant ingen side på Microsoft Learn som sier at anleggskladder eller anleggsfinanskladder kan sendes til godkjenning med standard workflyt. Ideen om workflyt og godkjenning av anleggsfinanskladder har omtrent 151 stemmer på Microsofts ideportal.

Derfor må dere teste selv: opprett en kladd i en sandkasse, og se om handlingen for å sende til godkjenning finnes på anleggssidene, og om det finnes en workflytmal som passer.

Hvis det viser seg at anleggskladdene mangler godkjenning hos dere, skriv til Microsoft via ideportalen. Stemmene er det Microsoft ser på når de prioriterer.

Slik får dere en kontroll i dag

• Godkjenn kjøpet i stedet for kladden. Et anleggskjøp kan registreres på en innkjøpsfaktura med linjetypen anleggsmiddel. Innkjøpsdokumenter kan gå gjennom godkjenningsworkflyt, slik at beløp og anleggsnummer er sett av en annen før fakturaen bokføres.
• Skill roller med tillatelsessett. Den som oppretter anleggskladden, bør ikke også ha lov til å bokføre den. Det krever ingen workflyt.
• Bruk Preview Posting og kontrollrapporten før bokføring, og la en annen signere på en fast sjekkliste.
• Lag en Power Automate-flyt som gir en godkjenner beskjed og sender en forespørsel, hvis dere trenger et egentlig spor.

Avskrivninger og avgang

Avskrivninger beregnes typisk som en kjøring som fyller kladden. Kontrollen er derfor mest verdt før kjøringen bokføres: se totalbeløpet, sjekk bokføringsdatoen og sammenlign med forrige periode. Ved avgang av anleggsmidler er det verdt å kreve at en annen har sett både gevinst eller tap og dokumentasjonen.

Skriv ned de faste kontrollene og sett dem i kalenderen for månedsavslutningen, slik at de ikke avhenger av hvem som har tid.

Vurder også å låse perioder, slik at det ikke kan bokføres anleggsposter i stengte måneder. Det er en standardinnstilling i bokføringsoppsettet og beskytter mot en del feil, uansett om det finnes workflyt eller ikke.

Til slutt: ta vare på dokumentasjonen. Faktura, avskrivningsplan og avgangsbeslutning bør kunne finnes fra posten, slik at en revisor ikke trenger å ringe etter dem.

En fast kontroll per måned

Anleggsområdet er sjelden en daglig oppgave, og det er nettopp derfor kontrollen glipper. En fast månedlig kontroll er lettere å holde enn en som avhenger av at noen husker det.

Lag en kort sjekkliste: Er alle nye anleggsmidler kjøpt via godkjente fakturaer? Stemmer avskrivningskjøringen med forrige måned når det tas hensyn til nye anleggsmidler? Er avganger dokumentert? Finnes det anleggsmidler med en avskrivningsbok som mangler startdato? La en annen enn bokholderen kvittere for sjekklisten, og ta vare på den sammen med månedsavslutningen.

Små virksomheter kan holde det enkelt: ett ark per måned og en underskrift. Større virksomheter kan legge det inn som en oppgave i Planner eller en Power Automate-flyt.

Ideen

FA Journal Approval står på listen vår over mulige apper. Den skal gi anleggskladder samme godkjenning som andre kladder, via standardmotoren. Det er en idé vi vurderer, og ikke noe man kan laste ned eller kjøpe i dag.

Har dere erfaring med å håndtere anleggsgodkjenninger på en annen måte, hører vi gjerne om den, slik at vi forstår behovet bedre.