Genehmigung von Anlagenbuch-Blättern

Anlagenzugänge, Abschreibungen und Abgänge sind Buchungen, die die Buchhaltung über mehrere Jahre beeinflussen. Trotzdem lassen sich Anlagenbuch-Blätter oft buchen, ohne dass sie jemand anderes gesehen hat. Der Artikel zeigt, was die Genehmigungs-Workflows in Business Central abdecken, wo Anlagenbuch-Blätter nicht genannt werden und wie Sie mit Standardfunktionen eine Kontrolle einrichten. Dazu gibt es vier Kontrollen, die Sie einführen können, ohne auf eine Funktion zu warten.

Was im Standard abgedeckt ist

Genehmigungs-Workflows in Business Central decken laut Microsoft Learn unter anderem Einkaufsbelege, Verkaufsbelege und Sachkontenbuch-Blätter vor dem Buchen ab. 2026 wurde das auf Artikelbuch-Blätter, Inventurbuch-Blätter, Ausgangs- und Verbrauchsbuch-Blätter und Planungsblätter erweitert. In Microsofts Beschreibung dieser Erweiterung werden Anlagenbuch-Blätter nicht genannt.

Was wir nicht bestätigen konnten

Wir haben keine Seite in Microsoft Learn gefunden, die besagt, dass Anlagenbuch-Blätter oder Anlagen-Sachkontenbuch-Blätter mit einem Standard-Workflow zur Genehmigung gesendet werden können. Die Idee eines Workflows und einer Genehmigung für Anlagen-Sachkontenbuch-Blätter hat im Ideenportal von Microsoft rund 151 Stimmen.

Deshalb müssen Sie selbst testen: Legen Sie in einer Sandbox ein Blatt an und prüfen Sie, ob die Aktion zum Senden zur Genehmigung auf den Anlagenseiten vorhanden ist und ob es eine passende Workflow-Vorlage gibt.

Zeigt sich bei Ihnen, dass für Anlagenbuch-Blätter die Genehmigung fehlt, schreiben Sie über das Ideenportal an Microsoft. Die Stimmen sind das, worauf Microsoft bei der Priorisierung schaut.

So bekommen Sie heute eine Kontrolle

Genehmigen Sie den Kauf statt des Blatts. Ein Anlagenkauf kann auf einer Einkaufsrechnung mit dem Zeilentyp Anlage (Fixed Asset) erfasst werden. Einkaufsbelege können durch einen Genehmigungs-Workflow laufen, sodass Betrag und Anlagennummer von einer anderen Person gesehen wurden, bevor die Rechnung gebucht wird.
Trennen Sie Rollen mit Berechtigungssätzen. Wer das Anlagenbuch-Blatt anlegt, sollte es nicht auch buchen dürfen. Dafür ist kein Workflow nötig.
Nutzen Sie die Buchungsvorschau (Preview Posting) und den Testbericht vor dem Buchen, und lassen Sie eine andere Person auf einer festen Checkliste abzeichnen.
Bauen Sie einen Power-Automate-Flow, der einen Genehmiger benachrichtigt und eine Anfrage sendet, wenn Sie einen echten Prüfpfad brauchen.

Abschreibungen und Abgänge

Abschreibungen werden typischerweise als Lauf berechnet, der das Blatt füllt. Die Kontrolle ist daher vor dem Buchen des Laufs am meisten wert: Sehen Sie sich den Gesamtbetrag an, prüfen Sie das Buchungsdatum und vergleichen Sie mit der Vorperiode. Bei Anlagenabgängen lohnt es sich zu verlangen, dass eine andere Person sowohl den Gewinn oder Verlust als auch die Dokumentation gesehen hat.

Schreiben Sie die festen Kontrollen auf und legen Sie sie in den Kalender für den Monatsabschluss, damit sie nicht davon abhängen, wer gerade Zeit hat.

Erwägen Sie außerdem, Perioden zu sperren, damit keine Anlagenposten in geschlossenen Monaten gebucht werden können. Das ist eine Standardeinstellung in der Finanzbuchhaltungseinrichtung (General Ledger Setup) und schützt vor einer Reihe von Fehlern, ob mit oder ohne Workflow.

Zum Schluss: Bewahren Sie die Dokumentation auf. Rechnung, Abschreibungsplan und Abgangsentscheidung sollten sich vom Posten aus finden lassen, damit ein Wirtschaftsprüfer nicht danach telefonieren muss.

Eine feste Kontrolle pro Monat

Der Anlagenbereich ist selten eine tägliche Aufgabe, und genau deshalb rutscht die Kontrolle durch. Eine feste monatliche Kontrolle lässt sich leichter einhalten als eine, die davon abhängt, dass jemand daran denkt.

Erstellen Sie eine kurze Checkliste: Wurden alle neuen Anlagen über genehmigte Rechnungen gekauft? Stimmt der Abschreibungslauf mit dem Vormonat überein, wenn man neue Anlagen berücksichtigt? Sind Abgänge dokumentiert? Gibt es Anlagen mit einem Abschreibungsbuch, in dem das Startdatum fehlt? Lassen Sie jemand anderen als den Buchhalter die Checkliste abzeichnen und bewahren Sie sie mit dem Monatsabschluss auf.

Kleine Unternehmen können es einfach halten: ein Blatt pro Monat und eine Unterschrift. Größere Unternehmen können es als Aufgabe in Planner oder als Power-Automate-Flow hinterlegen.

Die Idee

FA Journal Approval steht auf unserer Liste möglicher Apps. Sie soll Anlagenbuch-Blättern über die Standard-Engine dieselbe Genehmigung geben wie anderen Blättern. Es ist eine Idee, die wir prüfen, und nichts, was man heute herunterladen oder kaufen kann.

Wenn Sie Erfahrungen damit haben, Anlagengenehmigungen anders zu handhaben, hören wir gern davon, damit wir den Bedarf besser verstehen.