Godkendelse af anlægskladder

Anlægskøb, afskrivninger og afgang er poster, der påvirker regnskabet i flere år. Alligevel kan anlægskladder ofte bogføres uden, at en anden har set dem. Artiklen gennemgår, hvad godkendelsesworkflows i Business Central dækker, hvor anlægskladderne ikke er nævnt, og hvordan I kan få en kontrol på plads med standardfunktioner. Du får også fire kontroller, I kan indføre uden at vente på en funktion.

Hvad der er dækket i standard

Godkendelsesworkflows i Business Central dækker ifølge Microsoft Learn blandt andet indkøbsdokumenter, salgsdokumenter og finanskladder før bogføring. I 2026 blev det udvidet til varekladder, lageroptællingskladder, output- og forbrugskladder og planlægningskladder. Microsofts beskrivelse af den udvidelse nævner ikke anlægskladder.

Hvad vi ikke kunne bekræfte

Vi fandt ingen side på Microsoft Learn, der siger, at anlægskladder eller anlægsfinanskladder kan sendes til godkendelse med standardworkflow. Idéen om workflow og godkendelse af anlægsfinanskladder har cirka 151 stemmer på Microsofts idéportal.

Derfor skal I selv teste: opret en kladde i en sandkasse, og se, om handlingen til at sende til godkendelse findes på anlægssiderne, og om der er en workflowskabelon, der passer.

Hvis anlægskladderne viser sig at mangle godkendelse hos jer, så skriv til Microsoft via idéportalen. Stemmerne er det, Microsoft kigger på, når de prioriterer.

Sådan får I en kontrol i dag

Godkend købet i stedet for kladden. Et anlægskøb kan registreres på en købsfaktura med linjetypen anlægsaktiv. Indkøbsdokumenter kan gå gennem godkendelsesworkflow, så beløb og anlægsnummer er set af en anden, før fakturaen bogføres.
Adskil roller med tilladelsessæt. Den, der opretter anlægskladden, bør ikke også have lov at bogføre den. Det kræver ingen workflow.
Brug 'Vis bogføring' og kontrolrapporten før bogføring, og lad en anden underskrive på en fast tjekliste.
Lav et Power Automate-flow, der giver en godkender besked og sender en anmodning, hvis I har brug for et egentligt spor.

Afskrivninger og afgang

Afskrivninger beregnes typisk som en kørsel, der fylder kladden. Kontrollen er derfor mest værd, før kørslen bogføres: se totalbeløbet, tjek bogføringsdatoen og sammenlign med sidste periode. Ved afgang af anlæg er det værd at kræve, at en anden har set både gevinst eller tab og dokumentationen.

Skriv de faste kontroller ned og sæt dem på kalenderen for månedsafslutningen, så de ikke afhænger af, hvem der har tid.

Overvej også at låse perioder, så der ikke kan bogføres anlægsposter i lukkede måneder. Det er en standardindstilling i bogføringsopsætningen og beskytter mod en del fejl, uanset om der er workflow eller ej.

Til sidst: gem dokumentationen. Faktura, afskrivningsplan og afgangsbeslutning bør kunne findes fra posten, så en revisor ikke skal ringe efter dem.

En fast kontrol pr. måned

Anlægsområdet er sjældent en daglig opgave, og det er netop derfor, kontrollen glider. En fast månedlig kontrol er nemmere at holde end en, der afhænger af, at nogen husker det.

Lav en kort tjekliste: Er alle nye anlæg købt via godkendte fakturaer? Stemmer afskrivningskørslen med sidste måned, når der tages højde for nye anlæg? Er afgange dokumenteret? Er der anlæg med en afskrivningsbog, der mangler startdato? Lad en anden end bogholderen kvittere for tjeklisten, og gem den sammen med månedsafslutningen.

Små virksomheder kan holde det enkelt: ét ark pr. måned og en underskrift. Større virksomheder kan lægge det ind som en opgave i Planner eller et Power Automate-flow.

Idéen

FA Journal Approval står på vores liste over mulige apps. Den skal give anlægskladder samme godkendelse som andre kladder, via standardmotoren. Det er en idé, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe i dag.

Har I erfaringer med at håndtere anlægsgodkendelser anderledes, hører vi gerne om dem, så vi forstår behovet bedre.