Goedkeuring van vaste-activajournaals

Wat standaard is gedekt

Goedkeuringsworkflows in Business Central dekken volgens Microsoft Learn onder meer inkoopdocumenten, verkoopdocumenten en grootboekjournaals vóór het boeken. In 2026 is dit uitgebreid naar artikeljournaals, inventarisatiejournaals, output- en verbruiksjournaals en planningsregels. In de beschrijving van Microsoft van die uitbreiding worden vaste-activajournaals niet genoemd.

Wat we niet konden bevestigen

We vonden op Microsoft Learn geen pagina die zegt dat vaste-activajournaals of vaste-activagrootboekjournaals met een standaardworkflow ter goedkeuring kunnen worden verzonden. Het idee van workflow en goedkeuring voor vaste-activagrootboekjournaals heeft ongeveer 151 stemmen op het ideeënportaal van Microsoft.

Test het daarom zelf: maak een journaal aan in een sandbox en kijk of de actie om ter goedkeuring te verzenden op de pagina's voor vaste activa bestaat en of er een passend workflowsjabloon is.

Blijkt bij u goedkeuring voor vaste-activajournaals te ontbreken, schrijf dan via het ideeënportaal naar Microsoft. De stemmen zijn waar Microsoft naar kijkt bij het prioriteren.

Zo richt u nu een controle in

• Keur de aankoop goed in plaats van het journaal. Een aankoop van een vast activum kan worden geregistreerd op een inkoopfactuur met regeltype vast activum. Inkoopdocumenten kunnen door een goedkeuringsworkflow lopen, zodat bedrag en activumnummer door een ander zijn gezien voordat de factuur wordt geboekt.
• Scheid rollen met machtigingensets. Degene die het vaste-activajournaal aanmaakt, hoort het niet ook te mogen boeken. Daarvoor is geen workflow nodig.
• Gebruik 'Preview Posting' en het controlerapport vóór het boeken en laat een ander tekenen op een vaste checklist.
• Maak een Power Automate-flow die een goedkeurder een bericht en een verzoek stuurt als u een echt spoor nodig hebt.

Afschrijvingen en afstoting

Afschrijvingen worden meestal berekend met een run die het journaal vult. De controle is daarom het meest waard voordat de run wordt geboekt: bekijk het totaalbedrag, controleer de boekingsdatum en vergelijk met de vorige periode. Bij afstoting van activa is het de moeite waard te eisen dat een ander zowel het resultaat (winst of verlies) als de documentatie heeft gezien.

Schrijf de vaste controles op en zet ze in de agenda voor de maandafsluiting, zodat ze niet afhangen van wie er tijd heeft.

Overweeg ook perioden te blokkeren, zodat er geen boekingen van vaste activa in gesloten maanden kunnen worden gedaan. Dat is een standaardinstelling in de boekingsinstellingen en beschermt tegen een deel van de fouten, met of zonder workflow.

Tot slot: bewaar de documentatie. Factuur, afschrijvingsplan en afstotingsbesluit moeten vanuit de boeking te vinden zijn, zodat een accountant er niet om hoeft te bellen.

Eén vaste controle per maand

Vaste activa is zelden een dagelijkse taak en juist daarom verslapt de controle. Een vaste maandelijkse controle is makkelijker vol te houden dan een controle die ervan afhangt dat iemand eraan denkt.

Maak een korte checklist: zijn alle nieuwe activa gekocht via goedgekeurde facturen? Klopt de afschrijvingsrun met vorige maand, rekening houdend met nieuwe activa? Zijn afstotingen gedocumenteerd? Zijn er activa met een afschrijvingsboek waarbij de startdatum ontbreekt? Laat iemand anders dan de boekhouder de checklist aftekenen en bewaar die samen met de maandafsluiting.

Kleine bedrijven kunnen het eenvoudig houden: één blad per maand en een handtekening. Grotere bedrijven kunnen het als taak in Planner of in een Power Automate-flow zetten.

Het idee

FA Journal Approval staat op onze lijst met mogelijke apps. Het moet vaste-activajournaals dezelfde goedkeuring geven als andere journaals, via de standaardengine. Het is een idee dat we overwegen en niets wat u vandaag kunt downloaden of kopen.

Hebt u ervaring met het anders afhandelen van goedkeuring voor vaste activa, dan horen we dat graag, zodat we de behoefte beter begrijpen.