Säkerhetsgrupper och användare

Att tilldela behörighetsuppsättningar till varje enskild användare är tidskrävande och skapar fel när någon byter roll eller slutar. Säkerhetsgrupper löser det genom att samla användare i grupper som får behörigheter. I Business Central online kopplas de till Microsoft Entra-grupper. Artikeln förklarar hur det fungerar och vad du själv måste kontrollera i er tenant. Det finns en kort checklista i slutet.

Grupper i Entra, behörigheter i Business Central

Du skapar en grupp i Microsoft Entra, till exempel i Microsoft 365 admin center. I Business Central öppnar du sidan Security Groups, skapar en ny och väljer Entra-gruppen i fältet Microsoft Entra Security Group.

Därefter tilldelar du behörighetsuppsättningar till gruppen. Alla medlemmar får dem. Microsoft Learn skriver att det här sättet att styra behörigheter också går att återanvända i olika Dynamics 365-program.

Användare och grupper per roll

Det finns ett viktigt förbehåll. Medlemmar visas bara på gruppen om de också är skapade som användare i Business Central. En Entra-grupp ger alltså inte i sig åtkomst utan användare och licens.

Licenser tilldelas i Microsoft 365 admin center. Kontrollera på Microsoft Learn hur användare skapas efter licens och hur de får sina standardbehörigheter.

En praktisk modell är att skapa en säkerhetsgrupp per arbetsfunktion och knyta en eller flera behörighetsuppsättningar till var och en. När en kollega byter roll ändrar du gruppmedlemskapet i Entra i stället för att rätta behörigheter från grunden.

Du kan ange ett visst bolag vid tilldelningen om behörigheterna bara ska gälla där. Lämnar du fältet tomt gäller de alla bolag.

Åtkomst till miljö och kontroll

Säkerhetsgrupper kan också användas för att styra vem som får logga in i en viss miljö. Det är en annan funktion än behörighetsuppsättningar och står på en separat sida på Microsoft Learn om åtkomst till miljöer. Kontrollera den om ni vill begränsa åtkomsten till till exempel en sandbox med kopia av produktion.

Använd sidan Security Groups för att se medlemmar och tilldelade behörighetsuppsättningar. Åtgärden Permission Sets by Security Group visar fler detaljer. På användarkortet kan du se medlemskap i säkerhetsgrupper och behörighetsuppsättningar från grupper. Sidan Effective Permissions visar om en behörighet kommer från en grupp.

Gå igenom gruppmedlemskap vid varje avslutad anställning eller rollbyte.
Håll SUPER till mycket få personer.
Testa varje grupp med en testanvändare.
Notera vem som äger varje grupp.

Exempel på en modell

Det här är ett exempel, inte en rekommendation: Skapa grupperna BC-Forsaljning, BC-Inkop, BC-Lager, BC-Redovisning och BC-Admin i Entra. Knyt var och en till en eller flera användardefinierade behörighetsuppsättningar i Business Central. Tilldela medarbetare till grupper i Entra och låt Business Central läsa medlemskapet.

Ha bara två eller tre personer i BC-Admin och ge dem inte SUPER om rollen inte kräver det.

Avslutad anställning och delegerade administratörer

Ta bort medarbetaren från grupperna, spärra eller ta bort användaren i Business Central och ta bort licensen i Microsoft 365 admin center. Kontrollera att personen inte äger jobbköposter eller schemalagda rapporter som slutar fungera.

Användare från en partner kan förekomma som delegerade administratörer. De skapas automatiskt i Business Central när de loggar in, och deras handlingar kan spåras i ändringsloggen. De visas med ett pseudonym och inte ett namn om partnern använder granulära behörigheter.

Kom överens med partnern om vilka behörigheter de ska ha och gå regelbundet igenom listan över användare.

Extern åtkomst

Partner kan logga in som delegerade administratörer. De visas i användarlistan med ett pseudonym och deras handlingar loggas. Kontrollera ert avtal om vad en partner får göra och gå regelbundet igenom listan.

Addverk är ett nytt Business Central-företag. Vill ni ha hjälp att städa bland användare och behörigheter kan ni skriva till oss.