Sikkerhedsgrupper og brugere

At tildele rettighedssæt til hver enkelt bruger er tidskrævende og skaber fejl, når nogen skifter rolle eller stopper. Sikkerhedsgrupper løser det ved at samle brugere i grupper, som får rettigheder. I Business Central online kobles de til Microsoft Entra-grupper. Artiklen forklarer, hvordan det virker, og hvad du selv skal tjekke i jeres tenant. Der er en kort tjekliste til sidst.

Grupper i Entra, rettigheder i Business Central

Du opretter en gruppe i Microsoft Entra, for eksempel i administrationscentret for Microsoft 365. I Business Central åbner du siden Sikkerhedsgrupper, opretter en ny og vælger Entra-gruppen i feltet for Microsoft Entra-sikkerhedsgruppe.

Derefter tildeler du rettighedssæt til gruppen. Alle medlemmer får dem. Microsoft Learn skriver, at denne måde at styre rettigheder på også er genbrugelig på tværs af Dynamics 365-programmer.

Brugere og grupper pr. rolle

Det er et vigtigt forbehold. Medlemmer vises kun på gruppen, hvis de også er oprettet som brugere i Business Central. En Entra-gruppe giver altså ikke i sig selv adgang uden bruger og licens.

Licenser tildeles i administrationscentret for Microsoft 365. Tjek på Microsoft Learn, hvordan brugere oprettes efter licens, og hvordan de får deres standardrettigheder.

En praktisk model er at oprette én sikkerhedsgruppe pr. jobfunktion og knytte et eller flere rettighedssæt til hver. Når en kollega skifter rolle, ændrer du gruppemedlemskab i Entra frem for at rette rettigheder fra bunden.

Du kan angive et bestemt firma ved tildeling, hvis rettighederne kun skal gælde der. Lader du feltet være tomt, gælder de alle firmaer.

Adgang til miljø og kontrol

Sikkerhedsgrupper kan også bruges til at styre, hvem der må logge ind i et bestemt miljø. Det er en anden funktion end rettighedssæt og står på en separat side på Microsoft Learn om adgang til miljøer. Tjek den, hvis I vil begrænse adgang til for eksempel et sandbox med kopi af produktion.

Brug siden Sikkerhedsgrupper til at se medlemmer og tildelte rettighedssæt. Handlingen Rettighedssæt pr. sikkerhedsgruppe viser flere detaljer. På brugerkortet kan du se sikkerhedsgruppemedlemskaber og rettighedssæt fra grupper. Siden Effektive rettigheder viser, om en rettighed kommer fra en gruppe.

Gennemgå gruppemedlemskab ved hver fratrædelse eller rolleskift.
Hold SUPER til meget få personer.
Test hver gruppe med en prøvebruger.
Notér hvem der ejer hver gruppe.

Eksempel på en model

Dette er et eksempel, ikke en anbefaling: Opret grupperne BC-Salg, BC-Indkøb, BC-Lager, BC-Regnskab og BC-Admin i Entra. Knyt hver til et eller flere brugerdefinerede rettighedssæt i Business Central. Tildel medarbejdere til grupper i Entra, og lad Business Central læse medlemskabet.

Få kun to eller tre personer i BC-Admin, og giv dem ikke SUPER, hvis rollen ikke kræver det.

Fratrædelse og delegerede administratorer

Fjern medarbejderen fra grupperne, og spær eller fjern brugeren i Business Central, og fjern licensen i administrationscentret for Microsoft 365. Tjek, at vedkommende ikke ejer jobkøposter eller planlagte rapporter, som holder op med at virke.

Brugere fra en partner kan optræde som delegerede administratorer. De oprettes automatisk i Business Central, når de logger ind, og deres handlinger kan spores i ændringsloggen. De vises med et pseudonym og ikke et navn, hvis partneren bruger granulære rettigheder.

Aftal med partneren, hvilke rettigheder de skal have, og gennemgå listen over brugere jævnligt.

Ekstern adgang

Partnere kan logge ind som delegerede administratorer. De vises i brugerlisten med et pseudonym, og deres handlinger logges. Tjek jeres aftale om, hvad en partner må, og gennemgå listen jævnligt.

Addverk er et nyt Business Central-hus. Se vores ydelser og priser, hvis I vil have hjælp til at rydde op i brugere og rettigheder.